CloudTalk gebruiken met HubSpot

Gebruikersniveau: Admin, Agent, Supervisor

---

​

Bekijk hoe het werkt

Bekijk dit korte overzicht om de CloudTalk + HubSpot-integratie in actie te zien:

​

Bellen vanuit HubSpot

​

Uitgaande oproepen plaatsen

U kunt uitgaande oproepen rechtstreeks vanuit HubSpot plaatsen met CloudTalk CTI. U kunt oproepen starten vanuit:

• een contactrecord
• een dealrecord
• een bedrijfsrecord

Houd er rekening mee dat een oproep naar een nummer dat alleen op een bedrijfsrecord staat, niet automatisch bij de contacten van dat bedrijf wordt gelogd, tenzij hetzelfde nummer ook bij een contact is opgeslagen. Een oproep plaatsen:

1. Open een contact, deal of bedrijf.
2. Klik op de knop Oproep.
3. Selecteer het nummer dat u wilt bellen.
4. De CloudTalk-widget wordt geopend en start de oproep.
5. Rond uw gesprek af en voeg notities of tags toe tijdens de nabewerking.

Na afloop van het gesprek wordt de activiteit automatisch in HubSpot gelogd.

​

Click-to-Call gebruiken

U kunt ook direct oproepen starten met de functie Click-to-Call, die telefoonnummers in HubSpot omzet in klikbare links. Zodra de functie is ingeschakeld, wordt elk telefoonnummer in HubSpot (bijvoorbeeld op contact-, deal- of bedrijfsrecords) klikbaar. Zo start u oproepen zonder het belvenster handmatig te openen. Click-to-Call gebruiken:

1. Beweeg de muis over een telefoonnummer in HubSpot
2. Klik op het nummer.
3. CloudTalk Phone wordt geopend en begint automatisch te bellen.

Click-to-Call werkt in de verschillende onderdelen van HubSpot waar telefoonnummers worden weergegeven, zodat u sneller uitgaand kunt bellen en minder handmatige stappen hoeft te zetten. Zorg ervoor dat uw browser en CloudTalk Phone correct zijn ingesteld om de Click-to-Call-functionaliteit te ondersteunen.

​

Bellen via HubSpot-taken en sequences

Wanneer u HubSpot Call-taken of een sequence-wachtrij doorloopt, start CloudTalk de volgende oproep zodra u van taak naar taak gaat. U kunt kiezen hoe dit werkt: CloudTalk belt elk contact automatisch, of het nummer wordt eerst ingevuld zodat u het contact kunt bekijken en kunt bellen wanneer u er klaar voor bent. Het belgedrag bij taken kiezen:

1. Open de CloudTalk CTI in HubSpot.
2. Ga naar Profiel > HubSpot CTI-instellingen
   
3. Selecteer onder Bij het doorlopen van taken: een van de opties:
   • Vul het nummer in: wanneer u naar de volgende taak gaat, wordt het nummer van het contact in het toetsenblok ingevuld, opgemaakt en klaar om te bellen. Bekijk het contact en start de oproep met één klik.
   • Automatisch bellen: wanneer u naar de volgende taak gaat, start de oproep meteen. Dit is de standaardinstelling.

De instelling geldt per agent, zodat elk teamlid de optie kan kiezen die bij zijn of haar werkwijze past.

​

Inkomende oproepen ontvangen

Inkomende oproepen kunnen overgaan in de HubSpot CTI of in de CloudTalk-app, afhankelijk van waar de gebruiker op dat moment actief is. Oproepen volgen uw gebruikelijke routering in CloudTalk, dus de juiste agent ontvangt de oproep nog steeds op basis van uw nummerinstellingen, belgroepen en beschikbaarheid. Wat je kunt verwachten

• Inkomende oproepen gaan over in de actieve CTI-sessie
• U kunt de oproep direct in de widget beantwoorden
• Na de oproep kunt u de gebruikelijke nabewerkingsstappen doorlopen, inclusief notities, tags en gespreksbeoordeling

Als uw team voornamelijk vanuit de CTI werkt, kunt u Automatisch inkomende oproepen beantwoorden het beste uitschakelen in de instellingen van CloudTalk Phone. Anders worden oproepen mogelijk automatisch beantwoord in een tabblad waar de gebruiker op dat moment niet naar kijkt, wat verwarrend kan zijn.

​

Gedrag bij meerdere tabbladen

Als u meerdere HubSpot-tabbladen open hebt, kan er maar één tegelijk actief blijven om te bellen. In de praktijk betekent dit:

• inkomende oproepen gaan over in het laatst actieve tabblad met CTI
• als u een oproep plaatst vanuit een ouder tabblad, wordt dat tabblad het actieve tabblad
• als u naar een pagina gaat die geen CTI ondersteunt, verandert uw CloudTalk-status in offline en ontvangt u daar geen oproepen

​

Voorbeeld

• Als u Contact A opent en daarna Contact B, gaat de volgende inkomende oproep over in Contact B.
• Als u vervolgens een uitgaande oproep plaatst vanuit Contact A, gaat de volgende inkomende oproep juist over in Contact A.

Dit is verwacht gedrag.

​

Oproepen loggen en gegevensuitwisseling

​

Contactsynchronisatie

• Contactsynchronisatie is beperkt tot bepaalde velden en richtingen. Sommige velden synchroniseren in beide richtingen, andere alleen van CloudTalk naar HubSpot.
• Contacten en hun gegevens (zoals telefoonnummers en e-mailadressen) worden tijdens de synchronisatie niet verwijderd, ook niet als ze in HubSpot of CloudTalk worden verwijderd.

​

Synchronisatie van nieuwe contacten

CloudTalk-contactveld	Synchronisatierichting	HubSpot-contactveld
Volledige naam*Het eerste woord wordt gebruikt als voornaam	⬅➡	First name and last name
Telefoonnummers*Alleen het eerste en tweede nummer worden gesynchroniseerd	⬅➡	Phone and mobile phone Primary and mobile numbers
E-mail*Alleen het eerste e-mailadres wordt gesynchroniseerd	⬅➡	Email Primary email only
Bedrijf*Niet gekoppeld aan een HubSpot-bedrijfsrecord	➡	Company name
Adres	➡	Street address
Stad	➡	City
Postcode	➡	Postal code
Staat	➡	State / region
Favoriete agent*Werkt alleen als het e-mailadres van de HubSpot Contact owner overeenkomt met dat van de CloudTalk-agent	⬅	Contact owner

​

Wanneer een contact in HubSpot wordt bijgewerkt

Deze wijzigingen worden gesynchroniseerd van HubSpot naar CloudTalk:

​

Hoe updates werken

• als een telefoonnummer in HubSpot wordt bijgewerkt, voegt CloudTalk het nieuwe nummer toe en behoudt het oude
• als een e-mailadres in HubSpot wordt bijgewerkt, voegt CloudTalk het nieuwe e-mailadres toe en behoudt het oude
• de HubSpot Contact owner werkt het veld Favoriete agent in CloudTalk bij

​

Wanneer een contact in CloudTalk wordt bijgewerkt

Deze wijzigingen worden gesynchroniseerd van CloudTalk naar HubSpot:

​

Hoe updates werken

• als u het eerste telefoonnummer in CloudTalk bewerkt, wordt het primaire nummer in HubSpot bijgewerkt
• als u het eerste e-mailadres in CloudTalk bewerkt, wordt het primaire e-mailadres in HubSpot bijgewerkt
• het bijwerken van Favoriete agent in CloudTalk verandert de HubSpot Contact owner niet

​

Oproepen loggen en exporteren

Oproepen worden in HubSpot als activiteiten gelogd. Afhankelijk van uw configuratie kunnen oproepen worden toegevoegd aan:

• het contact
• bedrijven die aan het contact zijn gekoppeld, op basis van de instelling Strategie voor het loggen van oproepen/SMS naar HubSpot-bedrijven (Niet loggen naar een bedrijf / Loggen naar primair bedrijf / Loggen naar alle bedrijven)
• deals, op basis van de CloudTalk-integratie-instellingen
• tickets, op basis van de CloudTalk-integratie-instellingen

​

Wat de oproepactiviteit bevat

Oproepactiviteiten kunnen het volgende bevatten:

• naam van de agent
• nummer van de klant
• CloudTalk-nummer
• gespreksduur
• wachttijd
• datum van de oproep
• notities
• tags
• link naar de opname
• link naar de klant in CloudTalk

Als er later notities of tags worden toegevoegd, verschijnen deze in hetzelfde activiteitenitem als de oorspronkelijke notities en tags uit de nabewerking.

​

Toewijzing van gemiste oproepen

Gemiste oproepen worden op verschillende manieren toegewezen, afhankelijk van het oproeptype.

• Uitgaande oproepen zonder antwoord Deze worden toegewezen aan de agent die de oproep heeft geplaatst.
• Inkomende voicemail en gemiste inkomende oproepen Deze worden toegewezen aan de eigenaar van het contact. Hiervoor moet de CloudTalk-agent hetzelfde e-mailadres hebben als zijn of haar HubSpot-gebruiker. Als er geen overeenkomende gebruiker wordt gevonden, wordt de oproep toegewezen aan de HubSpot-beheerder. U kunt dit gedrag in CloudTalk ook overschrijven door een specifieke HubSpot-gebruiker te kiezen bij de instelling Gemiste oproepen toewijzen aan….

• Niet-gekoppelde oproepen Als een oproep afkomstig is van of gaat naar een nummer dat niet aan een HubSpot-contact is gekoppeld, hangt het resultaat af van uw integratie-instellingen. Als Nieuwe contacten in HubSpot aanmaken voor niet-gekoppelde oproepnummers is ingeschakeld, maakt HubSpot een nieuw contact aan met het telefoonnummer. Als deze instelling is uitgeschakeld, wordt de oproep niet automatisch gekoppeld en moet deze handmatig worden gelogd.

​

AI-gespreksintelligentie

Als Conversation Intelligence is ingeschakeld, worden er extra door AI gegenereerde inzichten toegevoegd aan de oproepactiviteit in HubSpot. Oproepactiviteiten bevatten:

• AI-gesprekssamenvatting
  Een korte samenvatting van wat er tijdens het gesprek is besproken
• AI-gesprekssentiment
  Geeft aan of het gesprek positief, neutraal of negatief was
• AI-gespreksonderwerpen
  Belicht de belangrijkste onderwerpen die tijdens het gesprek zijn gedetecteerd

​

SMS loggen

SMS-berichten worden in HubSpot als notities gelogd. Afhankelijk van uw configuratie kunnen SMS-logs worden toegevoegd aan:

• het contact
• bedrijven die aan het contact zijn gekoppeld, op basis van de instelling Strategie voor het loggen van oproepen/SMS naar HubSpot-bedrijven (Niet loggen naar een bedrijf / Loggen naar primair bedrijf / Loggen naar alle bedrijven)
• deals, op basis van de CloudTalk-integratie-instellingen
• tickets, op basis van de CloudTalk-integratie-instellingen

​

Wat het SMS-log bevat

SMS-activiteiten bevatten:

• richting van het bericht
• naam van de agent
• afzendernummer
• ontvangernummer
• berichttekst

Zowel inkomende als uitgaande SMS-berichten worden ondersteund.

---

Hulp nodig of een vraag? Neem gerust contact met ons op via ons Supportportaal — we staan voor u klaar.