Salesforce configureren

Dit artikel helpt u bij het configureren van uw Salesforce-integratie, zowel aan de kant van Salesforce als aan de kant van CloudTalk. U leest hier ook meer over de instellingen binnen uw Salesforce-integratie in CloudTalk.

Gebruikersniveau: Admin

Voordat u begint

Om de integratie in te stellen, hebt u het Salesforce Enterprise- of Unlimited-abonnement met bijbehorende licenties nodig - onderdeel van de edities Sales Cloud, Service Cloud of Sales & Service Cloud.
Let op: er zijn Salesforce-beheerdersrechten op het hoogste niveau of volledige beveiligingsrechten op object-/veldniveau vereist, vanwege API-limieten voor verzoeken bij lagere licenties.
De Salesforce-integratie is alleen beschikbaar voor CloudTalk-klanten met een Expert-abonnement.
U moet systeembeheerder zijn voor beide platforms (CloudTalk en Salesforce).
Het e-mailadres dat u in CloudTalk gebruikt, moet exact overeenkomen met het e-mailadres in uw Salesforce-account. Komen de e-mailadressen niet overeen, dan werkt de synchronisatie niet correct.

De Salesforce-integratie bestaat uit vier hoofdstappen:

De CloudTalk CTI voor Salesforce installeren
CloudTalk instellen als uw callcenter in de Salesforce-setup
Toegang tot uw Salesforce-account autoriseren binnen CloudTalk
Aanvullende instellingen configureren

In de onderstaande secties worden deze stappen uitgebreider beschreven.

De CloudTalk CTI installeren

Dit gebeurt aan de kant van CloudTalk. Laat dit tabblad na de onderstaande stappen openstaan, zodat u er later naar terug kunt.

Log in op uw Dashboard-account en ga naar Account > Integraties.
Beweeg onder Integratie toevoegen de muis over Salesforce en selecteer + Toevoegen.
Selecteer Install CloudTalk CTI .
U wordt doorgestuurd naar een Salesforce-inlogpagina. Log in op het Salesforce-account dat u wilt integreren.
Kies een optie voor het installeren van de CloudTalk CTI. Wij raden u sterk aan om Install for All Users te kiezen, zodat u autorisatiefouten voorkomt. Selecteer Install.
1. U kunt de gebruikersautorisatie later binnen Salesforce beperken.
Selecteer Voltooid.
1. U wordt nu teruggestuurd naar uw Salesforce-account om daar de benodigde instellingen te configureren (zie CloudTalk-callcenter in Salesforce).

CloudTalk-callcenter in Salesforce

Terwijl u bent ingelogd in Salesforce, kunt u uw installatie in de Salesforce-interface bekijken via Packaging -> Installed Packages. Hier ziet u componenten en afhankelijkheden en houdt u bij welke gebruiker de integratie heeft geïnstalleerd en gewijzigd. Vanuit de interface Salesforce > Setup:

Typ call center in de zoekbalk om de instellingen voor Call Centers te vinden.
Selecteer CloudTalk.io in de lijst.
Na de eerste installatie moeten er gebruikers worden toegevoegd. Selecteer Manage Call Center Users.
Selecteer Add More Users.
Stel een zoekopdracht op om Salesforce-gebruikers te zoeken.
1. Pas logische filters toe met de beschikbare dropdownvelden. Selecteer Send om met deze filters te zoeken.
2. Vink in de resultaten die verschijnen de afzonderlijke gebruikers aan die u wilt toevoegen, of gebruik het vakje om alles te selecteren (bovenaan). Selecteer Add to Call Center.
3. Zorg dat u alle gebruikers toevoegt die de CloudTalk CTI nodig hebben voor hun workflows. Reeds ingeschakelde agenten verschijnen niet in de zoekresultaten.
Voeg de CloudTalk-softphone als utility toe aan alle Salesforce-apps die u voor bellen wilt gebruiken.
1. Typ App Manager in het zoekveld. Dit is het lijstoverzicht van al uw Salesforce Lightning Experience-apps.
2. Selecteer voor elke app die u met de CloudTalk CTI wilt integreren de dropdownpijl. Bewerken.
3. Ga binnen de app-instellingen naar Utility Items.
4. Selecteer Add Utility Item en kies Open CTI Softphone in de dropdown.
5. Deze softphone-instellingen gelden voor uw CloudTalk-telefoon in deze app. U kunt het veld Label hernoemen naar CloudTalk.
6. Opslaan als u klaar bent. Herhaal dit proces voor alle gebruikte apps waarin bellen nodig is, zoals Sales, Sales Console, Service Console, Sales Engagement enz.
Na deze configuratie is de CTI klaar voor gebruik in Salesforce. Toegewezen callcentergebruikers in de geconfigureerde Salesforce-apps hebben toegang tot hun CloudTalk-telefoon via de onderste balk van hun dashboard.
1. Agenten wordt bij het eerste gebruik, of nadat zij zijn uitgelogd, gevraagd om in te loggen op hun CloudTalk-account.

CloudTalk-toegang tot Salesforce autoriseren

Nadat u de CTI-configuratie (computer-telefonie-integratie) binnen Salesforce hebt ingesteld, gaat u terug naar het tabblad waarin het CloudTalk-dashboard nog openstaat en bekijkt u uw Salesforce-integratie (via Account > Integraties > Salesforce).

Gebruikers moeten toegang verlenen met Allow om te autoriseren dat er gegevens vanuit Salesforce worden gedeeld.
Zodra de autorisatie is voltooid, controleert u of de integratie op Actief staat en klikt u op Opslaan voordat u de pagina verlaat. Tussen de schakelaar Actief en de knop Opslaan staat een lijst met instellingen die u kunt aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf.

Zodra de integratie is ingesteld, worden alle Salesforce-contacten naar CloudTalk gesynchroniseerd, zodat agenten tijdens gesprekken over contactgegevens en uitklapbare details beschikken.

Een Salesforce Sandbox-account koppelen

Integreert u een Salesforce Sandbox-account (test) in plaats van een Production-account (live), dan is één handmatige stap vereist:

Nadat u tijdens de autorisatiestap naar het Salesforce-inlogscherm bent doorgestuurd, wijzigt u de URL handmatig in uw browser van:
https://login.salesforce.com/...
naar
https://test.salesforce.com/...

Deze wijziging is nodig om het inloggen met uw Sandbox-inloggegevens te voltooien.

⚠️ Belangrijk: U kunt niet tegelijkertijd een Production- en een Sandbox-account met CloudTalk verbonden hebben. Dit kan synchronisatieproblemen veroorzaken en leidt tot een waarschuwing.

Aanvullende instellingen uitgelegd

Gebruikers kunnen hun integratie aanpassen met contacttags, door te bepalen welke oproepen in Salesforce worden gelogd, door specifieke nummers te koppelen en meer. De onderstaande tabellen geven een kort overzicht van elke instellingsnaam en de bijbehorende functie.

Algemene instellingen

Instelling	Hoe het werkt
Label	Voer de naam van de integratie-instantie in, voor het geval er meerdere instanties van dezelfde integratie zijnMeerdere actieve Salesforce-integraties toevoegen aan hetzelfde CloudTalk-bedrijf kan dubbele leads, contacten of tasks veroorzaken.
Salesforce-cases synchroniseren	Als deze op `Aan` staat, worden bestaande Salesforce-cases gesynchroniseerd met overeenkomende cases uit de integratie.
Tag van contact	Alle contacten die vanuit Salesforce worden samengevoegd, krijgen de tag die u hier invoert.
Oproep in Salesforce aanmaken wanneer	Kies Beantwoord om oproepen in Salesforce aan te maken zodra de oproep wordt beantwoord. Kies Beëindigd om oproepen in Salesforce aan te maken nadat de oproep is afgelopen.

Workflow-instellingen

Naamgeving in SalesforceIn Salesforce bestaan activities uit tasks en events. Een task is een type activity waarvoor een vervolgactie nodig is, zoals een activity met de status Niet gestart of Bezig.Een case in Salesforce is het equivalent van een ticket op een ander platform.

Instelling	Hoe het werkt
Uitgaande beantwoorde oproepen loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-activities aangemaakt voor beantwoorde uitgaande oproepen.
Beantwoorde uitgaande oproep loggen als	Als het loggen van beantwoorde uitgaande oproepen is ingeschakeld, kunt u een activity-status kiezen voor dit exporttype.
Cases aanmaken	Als deze is ingeschakeld, wordt er ook een case aangemaakt voor elke beantwoorde uitgaande oproep.
Case voor beantwoorde uitgaande oproep als	Als Cases aanmaken is ingeschakeld, kunt u een case-status kiezen voor dit exporttype.
Uitgaande onbeantwoorde oproepen loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-activities en/of cases aangemaakt voor onbeantwoorde uitgaande oproepen.
Onbeantwoorde uitgaande oproep loggen als	Als het loggen van onbeantwoorde uitgaande oproepen is ingeschakeld, kunt u een activity-status kiezen voor dit exporttype.
Cases aanmaken	Als deze is ingeschakeld, wordt er ook een case aangemaakt voor elke onbeantwoorde uitgaande oproep.
Case voor onbeantwoorde uitgaande oproep als	Als Cases aanmaken is ingeschakeld, kunt u een case-status kiezen voor dit exporttype.
Inkomende beantwoorde oproepen loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-activities en/of cases aangemaakt voor beantwoorde inkomende oproepen
Beantwoorde inkomende oproep loggen als	Als het loggen van beantwoorde inkomende oproepen is ingeschakeld, kunt u een activity-status kiezen voor dit exporttype.
Cases aanmaken	Als deze is ingeschakeld, wordt er ook een case aangemaakt voor elke beantwoorde inkomende oproep.
Case voor beantwoorde inkomende oproep als	Als Cases aanmaken is ingeschakeld, kunt u een case-status kiezen voor dit exporttype.
Inkomende gemiste oproepen loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-activities en/of cases aangemaakt voor gemiste inkomende oproepen.
Gemiste oproep loggen als	Als het loggen van gemiste inkomende oproepen is ingeschakeld, kunt u een activity-status kiezen voor dit exporttype.
Cases aanmaken	Als deze is ingeschakeld, wordt er ook een case aangemaakt voor elke gemiste oproep.
Case voor gemiste oproep als	Als Cases aanmaken is ingeschakeld, kunt u een case-status kiezen voor dit exporttype.
Voicemails loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-activities en/of cases aangemaakt voor voicemails.
Voicemailoproep loggen als	Als het loggen van voicemails is ingeschakeld, kunt u een activity-status kiezen voor dit exporttype.
Cases aanmaken	Als deze is ingeschakeld, wordt er ook een case aangemaakt voor elke voicemailoproep.
Case voor voicemail als	Als Cases aanmaken is ingeschakeld, kunt u een case-status kiezen voor dit exporttype.
Doorgeschakelde oproepen loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-activities aangemaakt voor oproepen die zijn doorgeschakeld.
Doorgeschakelde oproep loggen als	Als het loggen van doorgeschakelde oproepen is ingeschakeld, kunt u een activity-status kiezen voor dit exporttype.
Strategie voor het loggen van oproepen naar Salesforce-opportunities	U kunt ervoor kiezen om oproepactivities toe te voegen aan een geselecteerde categorie opportunity.
Alleen loggen bij Opportunities van de CloudTalk-agent	Als deze is ingeschakeld, worden oproepactivities alleen toegevoegd aan de Opportunities van het contact/de lead wanneer de agent in Salesforce de eigenaar van de opportunity is.
Eigenaar van contact importeren als voorkeursagenten	Als deze is ingeschakeld, wordt de eigenaar van het Salesforce-contact/de lead geïmporteerd als de favoriete agent van het contact in CloudTalk.
Niet-gekoppelde nummers loggen en toewijzen aan	U kunt ervoor kiezen om voor niet-gekoppelde nummers een nieuw Salesforce-contact of een nieuwe lead aan te maken met de voornaam, `{number}@cloudtalk` en een telefoonnummer. &#xNAN;Er wordt pas een CloudTalk-contact aangemaakt wanneer het Salesforce-contact is bijgewerkt.
Beleid voor openingstijden	Selecteer wanneer er vanuit oproepen activities/cases mogen worden toegevoegd, op basis van de ingestelde openingstijden.
Verkoopinteractie	Schakel deze instelling in als uw team het Sales Engagement-platform of cadences in Salesforce gebruikt.
Einstein-gespreksinzichten	Schakel deze instelling in als uw team Einstein Conversation Insights in Salesforce gebruikt.
VoiceAgent-oproepen loggen	Schakel dit in om VoiceAgent-oproepen naar Salesforce te loggen als oproepactivities met het label “Voice Agent Call”.
VoiceAgent-oproepen toewijzen aan	Selecteer welke Salesforce-gebruiker moet worden toegewezen aan gelogde VoiceAgent-oproepen. Vastgelegde gegevens worden ook gesynchroniseerd.

Connected Numbers

Instelling	Hoe het werkt
`+ Toevoegen`	Als er nummers zijn toegevoegd, worden alleen oproepen van de vermelde nummers in Salesforce gelogd. Laat u dit leeg, dan worden oproepen van alle nummers geëxporteerd.

Workflow-instellingen voor SMS

Instelling	Hoe het werkt
SMS exporteren naar Salesforce	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-tasks aangemaakt voor SMS- en WhatsApp-berichten.
Uitgaande SMS loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-tasks aangemaakt voor uitgaande SMS-berichten.
Uitgaande SMS loggen met status	Als het loggen van uitgaande SMS is ingeschakeld, wordt de status die u hier selecteert gebruikt in de gelogde Salesforce-tasks.
Inkomende SMS loggen	Als deze is ingeschakeld, worden er Salesforce-tasks aangemaakt voor inkomende SMS-berichten.
Inkomende SMS loggen met status	Als het loggen van inkomende SMS is ingeschakeld, wordt de status die u hier selecteert gebruikt in de gelogde Salesforce-tasks.
Strategie voor het loggen van SMS naar Salesforce-opportunities	U kunt ervoor kiezen om SMS-tasks toe te voegen aan een geselecteerde categorie opportunity.
Alleen loggen bij Opportunities van de CloudTalk-agent	Als deze is ingeschakeld, worden SMS-tasks alleen toegevoegd aan de Opportunities van het contact/de lead wanneer de agent in Salesforce de eigenaar van de opportunity is.

Let op: SMS- en WhatsApp-berichten worden samen geëxporteerd en worden in Salesforce niet per kanaal onderscheiden.Het eerste uitgaande WhatsApp-sjabloonbericht wordt niet geëxporteerd.

Connected numbers

Instelling	Hoe het werkt
`+ Toevoegen`	Als er nummers zijn toegevoegd, worden alleen SMS-berichten van de vermelde nummers in Salesforce gelogd. Laat u dit leeg, dan worden SMS-berichten van alle nummers geëxporteerd.

Aangepaste veldtoewijzing

U kunt Salesforce-objectvelden van leads of contacten toewijzen aan bestaande contactattributen in CloudTalk voor een rijkere contactsynchronisatie.

De integratie loskoppelen of verwijderen

Wilt u niet langer dat CloudTalk gegevens synchroniseert met Salesforce, dan kunt u de integratie uitschakelen of definitief verwijderen. Ga om de integratie uit te schakelen naar Account > Integraties, zoek de Salesforce-integratie op en zet de status van Actief naar Inactief. Om de integratie definitief te verwijderen opent u de instellingen van de Salesforce-integratie, scrolt u omlaag, klikt u op Integratie verwijderen en typt u DELETE ter bevestiging.

Uw Salesforce-integratie is nu uit CloudTalk verwijderd.

Problemen oplossen

Installatie van pakket CloudTalk CTI mislukt

Probleem

De limiet voor aangepaste velden van uw Salesforce-account is bereikt of overschreden.

Oplossingen

Verwijder een aantal aangepaste velden voordat u de installatie opnieuw probeert
Upgrade uw Salesforce-abonnement om meer aangepaste velden te kunnen toevoegen

De CloudTalk-velden die ik wil, verschijnen niet in de oproeplogboeken (Task-object)

Probleem

Niet alle velden zijn standaard aanwezig bij het importeren in Salesforce.

Oplossing

Bij het instellen van de integratie kunt u de gewenste velden handmatig toevoegen aan de page layout van uw task-object, zodat ze zichtbaar zijn. Ga in Salesforce naar Setup > Object Manager > Task > Page Layout.

Hulp nodig of een vraag? Neem gerust contact op via ons Supportportaal — we staan voor u klaar.

Aan de slag

Nummers & portering

AI

AI Sales Dialer

CloudTalk Phone & Go

Berichten

Dashboard

Integraties

Facturering & abonnement

Technisch nieuws & updates

Oude Dashboard

Salesforce configureren

Voordat u begint