Skip to main content
In dit artikel leest u hoe u HubSpot aan CloudTalk koppelt, de synchronisatie-instellingen configureert en hoe gegevens tussen beide systemen worden toegewezen.
Gebruikersniveau: Admin

​
Voordat u begint

  • U moet Admin zijn in CloudTalk.
  • U moet rechten hebben om apps te installeren in HubSpot.
  • Het e-mailadres dat u in CloudTalk gebruikt, moet exact overeenkomen met het e-mailadres in uw HubSpot-account. Als de e-mailadressen niet overeenkomen, werkt de synchronisatie niet correct.
  • CloudTalk-agenten moeten hetzelfde e-mailadres hebben als hun HubSpot-gebruiker.
  • Wanneer u HubSpot voor het eerst koppelt, importeert CloudTalk uw deals en tickets samen met uw contacten. Geïmporteerde records kunnen later niet in bulk worden verwijderd.

​
HubSpot aan CloudTalk koppelen

  1. Ga vanuit uw Dashboard naar Account > Integraties.
  2. Beweeg in de lijst met integraties over HubSpot en selecteer + Toevoegen.
  3. U wordt doorgestuurd naar een HubSpot-login om uw inloggegevens in te voeren.
  4. Als u meerdere HubSpot-accounts hebt, wordt u gevraagd er één te kiezen om met CloudTalk te integreren.
  5. Connect app om rechten te verlenen en door te gaan.
  6. Na een geslaagde authenticatie wordt u teruggeleid naar het CloudTalk-dashboard, waar u uw integratie kunt aanpassen.
  7. Klik op Opslaan om deze wijzigingen door te voeren en de integratie te activeren.
    1. U kunt uw integratie op elk moment op Inactief zetten met de schakelaar bovenaan.
Zodra de integratie is ingesteld, worden al uw HubSpot-contacten met CloudTalk gesynchroniseerd. Wanneer de eigenaar van een contact in HubSpot verandert, werkt CloudTalk de Favoriete agent van het contact dienovereenkomstig bij (zolang die gebruiker als agent in CloudTalk bestaat).
CloudTalk Workflowautomatiseringen werken alleen met de meest recent aangemaakte HubSpot-integratie. Ook als u meerdere HubSpot-integraties instelt, zorgen wijzigingen in de authenticatiestructuur van HubSpot ervoor dat alleen de nieuwste integratie met workflowautomatiseringen werkt.

​
Integratie aanpassen

  • Kies welke oproepen in HubSpot worden gelogd. U kunt bepalen welke oproepen (inkomende oproepen, uitgaande oproepen, gemiste oproepen en voicemails) in HubSpot worden gelogd. De oproep wordt gelogd als een HubSpot engagement.
    Workflow-instellingen - Activiteiten aanmaken voor oproepen
  • Selecteer of CloudTalk een gespreksactiviteit in HubSpot moet aanmaken wanneer de oproep wordt beantwoord of wanneer de oproep eindigt. U kunt kiezen wanneer CloudTalk een gespreksactiviteit in HubSpot aanmaakt:
    • Beantwoord: er wordt een gespreksactiviteit in HubSpot aangemaakt zodra de oproep wordt beantwoord.
    • Beëindigd: er wordt pas een gespreksactiviteit aangemaakt nadat de oproep is afgelopen (standaardgedrag).
    Deze instelling geeft u flexibiliteit: als uw team oproepen bijvoorbeeld meteen in HubSpot wil zien of HubSpot-workflows wil starten zodra een oproep begint, gebruikt u de optie Beantwoord.
  • Koppel desgewenst alleen activiteit van bepaalde nummers aan uw HubSpot-integratie via de sectie Connected numbers. Als deze sectie leeg blijft, worden de gegevens van alle bedrijfsnummers gesynchroniseerd.
  • Bepaal of u alle oproepen wilt loggen of alleen oproepen tijdens de openingstijden, en waar u gemiste oproepen toewijst. Pas aan hoe nieuwe contacten worden aangemaakt voor niet-gekoppelde nummers.
  • Kies hoe gespreks- en SMS-activiteiten aan HubSpot-bedrijven worden gekoppeld met de instelling Strategie voor het loggen van oproepen naar HubSpot-bedrijven. Hiermee bepaalt u of gespreks- (en SMS-)activiteiten ook worden gelogd op de bedrijfsrecords die aan het gematchte contact zijn gekoppeld:
    • Niet loggen naar een bedrijf: de activiteit wordt alleen gelogd op het contact, de deal en het ticket (zoals vóór deze functie).
    • Loggen naar primair bedrijf: de activiteit wordt ook gelogd op het primaire bedrijf van het contact in HubSpot.
    • Loggen naar alle bedrijven: de activiteit wordt gelogd op elk bedrijf dat op het moment van exporteren aan het contact is gekoppeld.
    Nieuwe integraties staan standaard op Loggen naar primair bedrijf. Bestaande integraties staan standaard op Niet loggen naar een bedrijf; het gedrag verandert niet tenzij u deze instelling aanpast. Dezelfde opties zijn beschikbaar voor SMS onder Workflow-instellingen voor SMS. ⚠️ Deze instelling geldt alleen voor activiteiten die worden geëxporteerd nadat ze is geconfigureerd. Eerdere oproepen en SMS worden niet met terugwerkende kracht aan bedrijfsrecords gekoppeld.
  • Speel gespreksopnames af en bekijk transcripties rechtstreeks in HubSpot als call engagements.
  • Geef een tag op voor uw HubSpot-contacten in CloudTalk en importeer cases uit HubSpot als contactactiviteiten.
  • Schakel het loggen van VoiceAgent-oproepen in en kies welke gebruiker aan gelogde VoiceAgent-oproepen moet worden toegewezen. Deze oproepen verschijnen in HubSpot met het label “Voice Agent Call”.

​
Uitkomsttoewijzing

CloudTalk kan het veld HubSpot Activity Outcome op drie manieren vullen, afhankelijk van uw configuratie.

​
Afhandeling per oproeptype

In Workflow-instellingen kunt u per oproeptype een standaarduitkomst definiëren met de
optie “<oproeptype> afhandelen als”. Zo kunt u een specifieke HubSpot Activity Outcome toewijzen voor:
  • Inkomende oproepen
  • Uitgaande oproepen
  • Gemiste oproepen
  • Voicemails
Deze instelling fungeert als terugvallogica als er geen andere uitkomsttoewijzing van toepassing is.

​
Uitkomsttoewijzing op basis van tags

In de sectie Uitkomsttoewijzing kunt u gesprekstags uit CloudTalk koppelen aan specifieke HubSpot Activity Outcomes. Wanneer een gekoppelde tag op een oproep wordt toegepast, wordt de bijbehorende HubSpot-uitkomst gebruikt. Als er meerdere gekoppelde tags op dezelfde oproep worden toegepast, bepaalt de eerste in de tabel Uitkomsttoewijzing de uitkomst. U kunt uitkomsten slepen en neerzetten om de volgorde te wijzigen. U kunt ook een standaarduitkomst instellen die wordt gebruikt als er geen gekoppelde tag aanwezig is.

​
Toewijzing van campagne-afhandelingen

Wanneer u de CloudTalk Campaign Dialer gebruikt, kunt u campagne-afhandelingen koppelen aan HubSpot Activity Outcomes via de kolom Integratiekoppeling in Afhandelingsinstellingen. Als een campagne-afhandeling aan een HubSpot-uitkomst is gekoppeld, wordt die waarde voor de oproep gebruikt.

​
Prioriteitslogica voor uitkomsten

Als er meerdere configuraties op dezelfde oproep van toepassing zijn, wordt de HubSpot Activity Outcome bepaald in deze prioriteitsvolgorde:
  1. Toewijzing van campagne-afhandelingen (hoogste prioriteit)
  2. Uitkomsttoewijzing op basis van tags
  3. Instelling voor oproeptype in de workflow (terugvaloptie)

​
Waar HubSpot-gespreksuitkomsten vandaan komen

CloudTalk haalt HubSpot-gespreksuitkomsten op uit de interne Calling-instellingen van HubSpot. Deze uitkomsten komen uit het systeemveld hs_call_disposition, dat HubSpot gebruikt om uitkomsten van oproepen en meetings op te slaan. Alleen uitkomsten die in de Calling Outcome-instellingen van HubSpot zijn aangemaakt, kunnen in CloudTalk verschijnen. “Call Outcomes” aanmaken als aangepaste CRM-eigenschap werkt niet, omdat CloudTalk geen uitkomsten uit aangepaste eigenschappen leest. HubSpot laat klanten gespreksuitkomsten rechtstreeks in de Calling-instellingen beheren. Aangepaste gespreksuitkomsten moeten in de HubSpot-interface worden aangemaakt. Zie voor meer informatie de handleiding van HubSpot over het aanmaken van aangepaste gespreksuitkomsten.
Bellen vanuit HubSpotVolg de CTI-handleiding van HubSpot om CloudTalk als uw primaire telefoon in HubSpot in te stellen, en bekijk onze handleidingen over het gebruik van de HubSpot CTI en snelle oplossingen.

​
Gegevenssynchronisatie & veldtoewijzing

​
Toewijzing van nieuwe contacten

* = verplicht veld

​
Contact bijwerken in Hubspot

* = verplicht veld
💡 Wilt u de contactsynchronisatie van CloudTalk naar HubSpot uitschakelen? Ons engineeringteam kan deze instelling in de backend voor u aanpassen. Omdat er in de instellingen geen schakelaar in de app beschikbaar is, dient u simpelweg een verzoek in bij ons supportteam om de export van contactupdates uit te schakelen

​
Contact bijwerken in CloudTalk

* = verplicht veld
⚠️ Als een CloudTalk-contact geen naam heeft en op telefoonnummer aan een HubSpot-contact wordt gekoppeld, kan een synchronisatie de naam in HubSpot wissen. Om dit te voorkomen, zorg ervoor dat uw CloudTalk-contacten namen hebben opgeslagen, of neem contact op met Support om contactupdates van CloudTalk naar HubSpot uit te schakelen.

​
Gegevensverlies in aangepaste velden voorkomen bij HubSpot-synchronisatie & automatiseringen

Wanneer inkomende contactsynchronisatie vanuit HubSpot is ingeschakeld, kan het bijwerken van contacteigenschappen met CloudTalk Workflowautomatiseringen onbedoeld uw aangepaste velden wissen die alleen in CloudTalk bestaan.

​
Hoe het overschrijven gebeurt

  1. Een workflowautomatisering (of een externe tool zoals Zapier/n8n) bewerkt een contact in CloudTalk.
  2. CloudTalk verstuurt een contact edited-event.
  3. De HubSpot-integratie detecteert het event en forceert een hersynchronisatie van het contact op basis van de versie van HubSpot.
  4. Omdat HubSpot geen aangepaste velden bijhoudt die alleen in CloudTalk bestaan, overschrijft het die velden in CloudTalk met lege waarden.
Let op: een contact handmatig bewerken in CloudTalk zet deze synchronisatielus niet in gang.

​
Aanbevolen acties

  • Controleer uw automatiseringen: verwijder overbodige contactbewerkingsacties uit uw CloudTalk Workflowautomatiseringen, of pas de triggers aan om contactupdates te voorkomen.
  • Bekijk externe tools: wees voorzichtig met Zapier of n8n om velden te vullen die alleen in CloudTalk bestaan, als een CloudTalk-automatisering daarna direct hetzelfde contact bewerkt.
  • Contact opnemen met support: Neem contact op met CloudTalk Support om uw configuratie of aanpassingen aan de backend-synchronisatie te laten bekijken.
⚠️ Dit gedrag hangt samen met een bekend technisch probleem. Als er op grote schaal aangepaste velden in uw account verdwijnen, pauzeer dan direct de betrokken automatiseringen en neem contact op met Support om verder gegevensverlies te voorkomen.

​
HubSpot-integratie loskoppelen

Mocht u besluiten HubSpot niet langer met CloudTalk te gebruiken, dan kunt u met deze stappen de integratie loskoppelen.
  1. Log in op uw Dashboard en ga via het linkermenu naar Account > Integraties.
  2. Op deze pagina ziet u uw huidige integraties. Selecteer naast de HubSpot-integratie Wijzigen.
  3. Scrol omlaag en selecteer Integratie verwijderen.
  4. Typ ter bevestiging DELETE en selecteer Verwijderen.
Zodra u deze stappen hebt voltooid, is de integratie uit uw CloudTalk-dashboard verwijderd. Er zijn nog extra stappen nodig om CloudTalk binnen HubSpot te verwijderen.
Waarschuwing: Als u CloudTalk loskoppelt en verwijdert, worden gegevens zoals oproepgegevens niet langer met HubSpot uitgewisseld, wat ook gevolgen heeft voor gekoppelde HubSpot-accounts en hun gegevens.
Hulp nodig of hebt u een vraag? Neem gerust contact op via ons supportportaal — we staan voor u klaar.