Pipedrive Deal Stage: Automatisierung mit Zapier

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Was ist Zapier?

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Phase eines Deals aus Pipedrive in CloudTalk importieren

Hinweis:  Dreistufige Zaps wie der unten beschriebene erfordern ein
Premium-Konto bei Zapier.

1. Wählen Sie im Zap-Editor als Trigger Pipedrive aus der Liste der Apps aus.
2. Wählen Sie bei Trigger Event die Option Updated Deal Stage. Dieser Trigger wird jedes Mal ausgelöst, wenn in der Pipedrive-App eine Deal Stage aktualisiert wird.
   
3. Bevor Sie fortfahren können, werden Sie aufgefordert, Ihr Pipedrive-Konto zu verbinden.
4. Unter Set up trigger müssen Sie eine Stage in Pipeline auswählen – in diesem Fall Lead In (Pipeline).
   
5. Der Schritt Test trigger wird in der Regel empfohlen, setzt aber voraus, dass der Trigger mindestens einmal tatsächlich ausgelöst wurde, damit Beispieldaten vorliegen.
6. Im nächsten Schritt, Set up action, richten wir die Aktion ein, die jedes Mal ausgelöst wird, wenn in Pipedrive eine Updated Deal Stage auftritt.
7. Bei der Aufforderung Choose account müssen Sie Ihr CloudTalk-Konto verknüpfen, falls Sie das noch nicht getan haben. Wählen Sie +Add new account und verwenden Sie die API-Schlüssel, die Sie im CloudTalk Dashboard unter Konto>Einstellungen>API-Schlüssel erzeugt haben, als Anmeldedaten für Access Key ID und Access Key Secret.
   
8. Als Action Event wählen wir Find Contact.
   
   Hinweis:  Dieser Event-Typ setzt voraus, dass der Kontakt bereits in
   CloudTalk vorhanden ist. Kontakte können vorab über eine Integration importiert werden.
   
9. Legen Sie ein Keyword im Abschnitt Set up action fest. Klicken Sie in das Feld, um eine Dropdown-Liste mit dynamischen Werten aus dem Trigger-Schritt zu sehen. Entscheiden Sie, ob eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse das Keyword sein soll, nach dem der Algorithmus sucht.
   
10. Es empfiehlt sich, diesen Schritt zu testen. Wenn die Aktion Find Contact korrekt funktioniert, sollte der Test Kundendaten zurückgeben, die derzeit im verknüpften CloudTalk-Konto vorhanden sind.
    
11. Jetzt legen wir einen weiteren Aktionsschritt an. Für diese Aktion wählen wir Webhooks by Zapier (premium) als App.
12. Wählen Sie Custom Request als Action Event.
    
13. Als Methode wählen Sie PUT. Diese Art von API-Methode wird meist dann verwendet, wenn neue Daten in eine Datenbank eingefügt werden sollen, wobei alte Daten ersetzt werden, falls die Datenparameter bereits vorhanden sind. In unserem Beispiel nutzen wir diese Methode, um entweder eine neue Deal-Phase in das Profil eines Kunden zu „setzen“ oder eine bereits für diesen Kunden vorhandene Deal-Phase zu aktualisieren.
14. Unter URL geben wir die URL mit der Kontakt-ID ein, die wir in unserer Aktion Find Contact erhalten haben. Damit wird das Ziel der angeforderten Aktion bei jedem Durchlauf des Zaps auf den gewünschten Kunden gesetzt.
15. Belassen Sie Data Pass-Through? auf dem Standardwert False, da diese Option für unsere Aufgabe nicht relevant ist.
16. In das Feld Data können Sie die folgende Datenstruktur einfügen. Ersetzen Sie dabei den in Anführungszeichen stehenden Text „Lead“ durch das Wort oder die Formulierung, die der CloudTalk-Tag tragen soll, der Ihrem Pipedrive-Deal-Status entspricht:
    {
      "tags": [
        "Lead"
      ]
    }
    
17. Der Standardwert von Unflatten, nämlich Ja, kann so bleiben.
    
18. Im Feld Basic Auth ist erneut eine Autorisierung erforderlich; dort wird „eine durch einen senkrechten Strich ( | ) getrennte Kombination aus Benutzername und Passwort“ verlangt. Diese Kombination username | password sollte demselben CloudTalk-API KEY | API KEY SECRET entsprechen, das Sie zuvor im Dashboard unter Konto->Einstellungen->API-Schlüssel abgerufen haben.
19. Zum Schluss benötigen wir mindestens einen Eintrag unter Headers, und zwar mit dem Schlüssel Content-Type und dem Wert application/json. Klicken Sie auf Weiter und testen Sie die Aktion. Zapier sollte Ihnen melden, ob der Test erfolgreich war; sobald der Zap aktiviert ist, können Sie in Ihrem CloudTalk-Profil auf den neuen Tag zugreifen.
    

Denken Sie daran:  Diese Automatisierung sollte nicht einfach nur einen neuen Tag
in CloudTalk anlegen (das geht direkt über die Einstellungen im Dashboard). Tags,
die über diesen Zap erstellt werden, sind gezielt auf aussagekräftige 
Daten aus Ihrem Pipedrive-Konto (oder einem anderen CRM) abgestimmt.