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Dieser Artikel erklärt, wie schnell CloudTalk Daten mit jeder verbundenen Integration austauscht, und behandelt die Zeiten für Kontaktimport, Kontaktaktualisierung und Anrufexport.
Benutzerebene: Admin

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So funktioniert die Synchronisierung

CloudTalk tauscht Daten mit Integrationen über zwei Mechanismen aus:
  • Inkrementell (geplante Abfrage): CloudTalk prüft Ihr CRM alle 15 Minuten auf Änderungen. Das bedeutet, dass es bis zu 15 Minuten dauern kann, bis eine Kontaktaktualisierung in CloudTalk sichtbar wird. Dieser Mechanismus läuft für alle Integrationen, die den Kontaktimport unterstützen, einschließlich eines vollständigen Erstimports, wenn die Integration zum ersten Mal verbunden wird.
  • Sofort (Webhook-gesteuert): Bei Integrationen, die Webhooks unterstützen, überträgt Ihr CRM Änderungen in Echtzeit an CloudTalk; neue oder aktualisierte Kontakte erscheinen in der Regel innerhalb von Sekunden. Das ergänzt die inkrementelle Synchronisierung, ersetzt sie aber nicht – die geplante Abfrage läuft weiterhin parallel dazu.
Ausnahme: monday.comDie Integration von monday.com ist bidirektional, folgt aber nicht dem üblichen Zeitplan der inkrementellen Synchronisierung. Außerdem werden zwar bestehende Kontakte synchronisiert, CloudTalk legt in monday.com jedoch keine neuen Kontakte an.

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Geschwindigkeit des Kontaktimports nach Integration

Die folgende Tabelle zeigt, wie schnell jede Integration Kontakte in CloudTalk synchronisiert – sowohl beim Erstimport als auch dann, wenn ein bestehender Kontakt in Ihrem CRM aktualisiert wird.

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Geschwindigkeit des Anrufexports

Nach dem Ende eines Anrufs in CloudTalk wird der Anrufdatensatz (einschließlich Dauer, Anrufergebnis, Link zur Aufzeichnung und Notizen) an Ihr verbundenes CRM übertragen. Der Anrufexport ist in der Regel innerhalb von 1 bis 3 Minuten abgeschlossen, die genaue Dauer hängt jedoch teilweise von der Verfügbarkeit und der Verarbeitungszeit Ihres CRM ab. Verzögerungen von mehr als 5 Minuten sind selten, in Zeiten mit hohem Aufkommen aber möglich. Bei großen ausgehenden Kampagnen mit hohem Volumen können Anrufexporte in eine Warteschlange gestellt werden und deutlich länger als üblich brauchen, bis sie in Ihrem CRM erscheinen. Bei starker Kampagnenlast können Exporte weit über die üblichen wenigen Minuten hinaus verzögert werden. Das ist unter Last zu erwarten, die Datensätze gehen nicht verloren und werden exportiert, sobald sich die Warteschlange geleert hat. Um Verzögerungen zu verringern, führen Sie nicht mehrere große Kampagnen gleichzeitig aus und verteilen Sie Anrufe mit hohem Volumen, statt sie in gleichzeitigen Schüben zu starten.
Hinweis zu Bullhorn: Der Export von Anrufnotizen nach Bullhorn läuft über dieselbe Pipeline wie bei anderen CRMs und ist in der Regel innerhalb von 1–3 Minuten abgeschlossen. Wenn Sie eine Automatisierung aufbauen, die darauf angewiesen ist, dass die Anrufnotiz in Bullhorn vorhanden ist (zum Beispiel ein Workflow, der die Notiz ausliest, um Datensätze zu aktualisieren oder eine KI-Verarbeitung auszuführen), gehen Sie nicht davon aus, dass die Notiz unmittelbar nach Ende des Anrufs verfügbar ist – fragen Sie stattdessen mit Wiederholungsversuchen ab, die über mehrere Minuten verteilt sind. Wenn Sie durchgängig Verzögerungen von mehr als 5 Minuten feststellen, kontaktieren Sie den Support und geben Sie die Anruf-ID an, damit wir die Ursache prüfen können.
Die folgenden Datentypen werden an Ihr CRM exportiert:
  • Anrufe und Anrufdetails
  • SMS
  • In CloudTalk vorgenommene Kontaktaktualisierungen
SMS und Kontaktaktualisierungen folgen demselben Exportzeitplan wie Anrufdatensätze und erscheinen in der Regel innerhalb von 1 bis 3 Minuten in Ihrem CRM. Daten von Voice Agents und Conversation Intelligence (CI) werden separat verarbeitet und hängen von der Dauer der KI-Verarbeitung ab. Die Zeiten variieren; diese Daten erscheinen in der Regel nach dem Anrufdatensatz in Ihrem CRM.

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Details zum Synchronisierungsverhalten

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    Auslastung des Schedulers

    Der 15-minütige inkrementelle Scheduler läuft gleichzeitig für alle aktiven Integrationen. Bei Spitzenlast können Verzögerungen in der Warteschlange einen Synchronisierungszyklus leicht über das übliche Intervall hinaus verschieben.

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    Erneuerung des Zoho-Webhooks

    Das Webhook-Abonnement von Zoho läuft täglich ab und wird automatisch um 1 Uhr nachts erneuert. Während dieses kurzen Erneuerungsfensters greift die Echtzeitsynchronisierung auf den inkrementellen Zeitplan zurück. Das ist erwartetes Verhalten und löst sich automatisch.

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    Reine Webhook-Integrationen

    Zapier und Make arbeiten in beide Richtungen ausschließlich über Webhooks. Es gibt keine geplante Abfrage, Daten werden also nur übertragen, wenn in der verbundenen Plattform ein Trigger-Ereignis ausgelöst wird.

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    Reine Export-Integrationen

    Gong und Playvox empfangen Daten von CloudTalk, synchronisieren Kontakte aber nicht zurück nach CloudTalk. Diese Integrationen funktionieren nur in ausgehender Richtung.

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    Webhook-Verfügbarkeit für Anrufexporte

    CloudTalk sendet derzeit keinen Webhook und keine Ereignisbenachrichtigung, wenn eine Anrufnotiz in Ihr CRM geschrieben wurde. Wenn Ihr Workflow darauf angewiesen ist zu wissen, wann die Notiz angekommen ist (zum Beispiel, um eine nachgelagerte Automatisierung auszulösen), empfiehlt es sich, Ihr CRM in Intervallen abzufragen, bis die Notiz erscheint – mit Wiederholungsversuchen, die über mehrere Minuten verteilt sind. Wenn ein Ereignis „Notiz geschrieben” für Ihren Workflow wertvoll wäre, teilen Sie uns das über den Support oder Ihren Account Manager mit, damit wir den Bedarf erfassen können.

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    Aktualisierungen fügen Werte hinzu, sie ersetzen sie nicht

    Wenn Sie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eines Kontakts in Ihrem CRM ändern, etwa um einen Tippfehler zu korrigieren, fügt CloudTalk den korrigierten Wert zu diesem Kontakt hinzu, statt den alten zu überschreiben. Sowohl der alte als auch der neue Wert bleiben beim CloudTalk-Kontakt erhalten, sodass derselbe Kontakt in Ihrem CRM einen Wert und in CloudTalk beide Werte anzeigen kann. Das ist erwartetes Verhalten und gilt für alle Integrationen, die Kontakte importieren.

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Wenn eine Verzögerung länger dauert als erwartet

Diese Punkte sollten Sie zuerst prüfen:
  • Warten Sie bei Integrationen, die alle 15 Minuten synchronisieren, mindestens einen vollständigen Synchronisierungszyklus ab, bevor Sie weiter nachforschen.
  • Prüfen Sie bei sofortigen Integrationen, ob der Kontakt oder der Anrufdatensatz korrekt in Ihrem CRM gespeichert wurde, bevor Sie erwarten, dass er in CloudTalk erscheint.
  • In Zeiten mit hohem Aufkommen kann es zu vorübergehenden Verzögerungen kommen, die sich aber meist innerhalb weniger Minuten von selbst erledigen.
Besteht das Problem nach 30 Minuten weiterhin, wenden Sie sich über unser Support-Portal an uns und geben Sie den Kontaktnamen oder die Anrufdetails an, damit unser Team die Ursache prüfen kann.
Brauchen Sie Hilfe oder haben Sie eine Frage? Melden Sie sich einfach über unser Support-Portal – wir sind für Sie da.