Este artículo explica con qué rapidez intercambia CloudTalk datos con cada integración conectada, e incluye los tiempos de importación de contactos, actualización de contactos y exportación de llamadas.
Cómo funciona la sincronización
CloudTalk intercambia datos con las integraciones mediante dos mecanismos:- Incremental (sondeo programado): CloudTalk consulta tu CRM cada 15 minutos en busca de cambios. Esto significa que puede haber un retraso de hasta 15 minutos antes de que una actualización de un contacto se refleje en CloudTalk. Se ejecuta en todas las integraciones compatibles con la importación de contactos, incluida una importación completa inicial cuando se conecta la integración por primera vez.
- Instantánea (mediante webhook): en las integraciones compatibles con webhooks, tu CRM envía los cambios a CloudTalk en tiempo real, y los contactos nuevos o actualizados suelen aparecer en cuestión de segundos. Esto complementa la sincronización incremental en lugar de sustituirla; el sondeo programado sigue ejecutándose en paralelo.
Velocidad de importación de contactos por integración
La siguiente tabla muestra con qué rapidez sincroniza cada integración los contactos con CloudTalk, tanto en la importación inicial como cuando se actualiza un contacto existente en tu CRM.Velocidad de exportación de llamadas
Cuando una llamada termina en CloudTalk, el registro de la llamada (incluidos la duración, el resultado de la llamada, el enlace a la grabación y las notas) se envía al CRM que tengas conectado. La exportación de llamadas suele completarse en 1 a 3 minutos, aunque el tiempo exacto depende en parte de la disponibilidad y el tiempo de procesamiento de tu CRM. Los retrasos superiores a 5 minutos son poco habituales, pero pueden producirse en periodos de mucho tráfico. Durante campañas de llamadas salientes grandes y con mucho volumen, las exportaciones de llamadas pueden quedar en cola y tardar bastante más de lo normal en aparecer en tu CRM. Con una carga de campañas elevada, las exportaciones pueden retrasarse muy por encima de los pocos minutos habituales. Es algo esperable cuando hay mucha carga: los registros no se pierden y se exportarán en cuanto se vacíe la cola. Para reducir los retrasos, evita ejecutar varias campañas grandes a la vez y reparte las llamadas de gran volumen en lugar de concentrarlas en picos simultáneos. Estos son los tipos de datos que se exportan hacia tu CRM:- Llamadas y detalles de la llamada
- SMS
- Actualizaciones de contactos hechas en CloudTalk
Detalles del comportamiento de la sincronización
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Carga del programador
El programador incremental de 15 minutos se ejecuta a la vez en todas las integraciones activas. En momentos de carga máxima, los retrasos en la cola pueden alargar un ciclo de sincronización algo más allá del intervalo estándar.
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Renovación del webhook de Zoho
La suscripción al webhook de Zoho caduca a diario y se renueva automáticamente a la 1 AM. Durante ese breve intervalo de renovación, la sincronización en tiempo real pasa a la programación incremental. Es el comportamiento esperado y se resuelve automáticamente.
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Integraciones que funcionan solo con webhooks
Zapier y Make funcionan íntegramente mediante webhooks en las dos direcciones. No hay sondeo programado, así que los datos se mueven únicamente cuando se produce un evento activador en la plataforma conectada.
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Integraciones que solo reciben datos
Gong y Playvox reciben datos de CloudTalk, pero no sincronizan contactos de vuelta a CloudTalk. Estas integraciones son solo de salida. -
Disponibilidad de webhooks para las exportaciones de llamadas
Actualmente CloudTalk no envía ningún webhook ni notificación de evento cuando se ha escrito una nota de llamada en tu CRM. Si tu flujo de trabajo depende de saber cuándo ha llegado la nota (por ejemplo, para activar una automatización posterior), lo recomendable es consultar tu CRM a intervalos hasta que la nota aparezca, con reintentos repartidos a lo largo de varios minutos. Si un evento de «nota escrita» te resultaría útil en tu flujo de trabajo, dínoslo a través de atención al cliente o de tu Account Manager para que podamos registrar la demanda.
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Las actualizaciones añaden valores, no los sustituyen
Cuando cambias el número de teléfono o el correo electrónico de un contacto en tu CRM, por ejemplo para corregir una errata, CloudTalk añade el valor corregido a ese contacto en lugar de sobrescribir el anterior. Tanto el valor antiguo como el nuevo se mantienen en el contacto de CloudTalk, de modo que el mismo contacto puede mostrar un valor en tu CRM y los dos valores en CloudTalk. Es el comportamiento esperado y se aplica a todas las integraciones que importan contactos.
Si un retraso dura más de lo esperado
Esto es lo primero que conviene comprobar:- En las integraciones que se sincronizan cada 15 minutos, espera al menos un ciclo de sincronización completo antes de investigar más a fondo.
- En las integraciones instantáneas, comprueba que el contacto o el registro de la llamada se guardó correctamente en tu CRM antes de esperar que aparezca en CloudTalk.
- Puede haber retrasos temporales en periodos de mucho tráfico, pero normalmente se resuelven solos en unos minutos.
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