Skip to main content
Blijft uw CSV-import ongewoon lang op Contactimport wordt uitgevoerd staan, dan betekent dat meestal dat het bestand in de importwachtrij staat of dat CloudTalk meer tijd nodig heeft om de gegevens te verwerken. In dit artikel leest u wat er achter de schermen gebeurt, waarom een import langer kan duren en wat u kunt doen om het probleem op te lossen.
Gebruikersniveau: Agent

​
Symptomen

U kunt een of meer van de volgende zaken tegenkomen:
  • De status blijft lange tijd op Contactimport wordt uitgevoerd staan
  • Het importscherm laat geen voortgang zien
  • Uw bestand blijft in de status “verwerken” staan, ook na opnieuw uploaden
  • Een vergelijkbaar bestand werd eerder snel geïmporteerd, maar dit bestand duurt langer
  • Slechts een deel van het bestand verschijnt in Contacten, terwijl de rest lijkt vast te zitten
Soms zijn deze symptomen tijdelijk en lossen ze zich vanzelf op zodra de wachtrij verder gaat.

​
Hoe CSV-imports werken

Wanneer u een CSV-bestand uploadt, verwerkt CloudTalk het op de achtergrond. Dat proces bestaat uit meerdere stappen, waarvan het grootste deel niet zichtbaar is in de interface.
  1. CloudTalk controleert of het bestand aan de basisvereisten voldoet (CSV-formaat, maximale grootte, verplichte kolomkoppen)
  2. Het bestand komt in een gedeelde verwerkingswachtrij
  3. Zodra u aan de beurt bent, verwerkt CloudTalk het bestand en valideert het elke rij
  4. Contacten die de validatie doorstaan, worden rechtstreeks aan uw Contacten toegevoegd
Er is geen voortgangsindicator per stap. In plaats daarvan ziet u:
  • “Contactimport wordt uitgevoerd” zolang het bestand wacht of wordt verwerkt
  • “We konden uw contacten niet importeren” als het systeem het bestand niet kan verwerken
Als de import slaagt, verschijnen de contacten in uw lijst met Contacten zodra de verwerking klaar is. Afhankelijk van het resultaat kan de import als voltooid worden gemarkeerd in het gedeelte Geïmporteerde bestanden. De contacten verschijnen simpelweg in uw lijst met Contacten zodra de verwerking klaar is. Omdat CSV-imports geruisloos op de achtergrond verlopen, lijkt vertraging in de wachtrij sterk op een “vastgelopen” import.

​
Oorzaken

​
⚠️ Uw CSV-import wacht in de gedeelde wachtrij

Dit is de meest voorkomende reden voor vertraging. CloudTalk verwerkt alle CSV-imports van alle klanten via één gedeelde wachtrij, op basis van een eenvoudige regel: Wie het eerst uploadt, wordt het eerst verwerkt. Dat betekent:
  • Grote bestanden die door andere klanten zijn geüpload, kunnen uw import vertragen
  • Uw bestand kan moeten wachten tot eerdere taken klaar zijn
  • Uploadt uw team meerdere CSV-bestanden, dan worden die strikt op volgorde verwerkt
  • Uploaden tijdens drukke uren kan de wachttijd verlengen
Wat u kunt merken bij vertraging in de wachtrij
  • De status blijft op Contactimport wordt uitgevoerd staan
  • U ziet geen nieuwe contacten verschijnen
  • Het bestand opnieuw uploaden levert dezelfde wachtstatus op
Dit gedrag is normaal tijdens piekmomenten.

​
⚠️ Het bestand is groot en heeft meer verwerkingstijd nodig

CloudTalk ondersteunt CSV-bestanden tot 8 MB. Zelfs als het bestand binnen deze limiet blijft, kan de verwerking langer duren als het bestand het volgende bevat:
  • Een groot aantal rijen
  • Veel kolommen
  • Meerdere aangepaste velden
  • Lange tekstwaarden
  • Complexe of uiteenlopende tekensets
Grotere bestanden kosten meer tijd om te verwerken en te valideren.

​
⚠️ Het bestand bevat elementen die de validatie vertragen

De import kan met succes worden afgerond en toch langer duren als het bestand het volgende bevat:
  • Telefoonnummers die CloudTalk moet normaliseren
  • Ontbrekende landcodes waardoor het voorvoegsel automatisch moet worden bepaald
  • Veel ongeldige telefoonnummers
  • Kolomindelingen die CloudTalk moet interpreteren
  • Zeer grote of complexe rijen
  • Extra spaties rond waarden
  • Zeer lange namen of vrije-tekstvelden
Deze zaken blokkeren de import niet, maar kunnen de verwerkingstijd verlengen.

​
⚠️ Het bestand kan niet worden verwerkt door problemen met de structuur of codering

Als de import nooit start, of direct na het begin van de verwerking mislukt, bevat het bestand mogelijk structuur- of coderingsproblemen. Bijvoorbeeld:
  • Onjuiste codering
  • Verkeerd scheidingsteken
  • Verborgen of losse tekens uit Excel of Numbers
  • Beschadigde of lege rijen in de tabel
  • Niet-ondersteunde symbolen of emoji
  • Kolomkoppen die niet voldoen aan de vereisten van CloudTalk
  • Ontbrekende verplichte kolommen (name en minstens één van: phone of email)
  • Kolomkoppen met hoofdletters in plaats van de vereiste kleine letters
Dit onderwerp wordt uitgebreider behandeld in Uploaden van CSV-bestand mislukt
Algemene instructies voor het voorbereiden van een CSV-bestand, inclusief limieten voor bestandsgrootte, verplichte kolommen en opmaakrichtlijnen, vindt u in Contacten importeren in CloudTalk vanuit een bestand.

​
⚠️ Verborgen Excel-opmaak

Zelfs als het bestand er visueel goed uitziet, kunnen Excel of Numbers verborgen opmaak toevoegen die de verwerking vertraagt:
  • Verborgen tekens
  • Opmaak die uit andere spreadsheets is gekopieerd
  • Extra scheidingstekens
  • Gecodeerde symbolen
  • Onzichtbare lege kolommen
Deze problemen maken imports vaak trager of laten ze vastgelopen lijken, ook al worden ze uiteindelijk voltooid.

​
Stapsgewijze oplossing

Hieronder staan praktische stappen waarmee u kunt vaststellen of de import echt vastzit of gewoon op zijn beurt wacht.

​
  1. Controleer of er nieuwe contacten zijn verschenen

Omdat CloudTalk geen gedetailleerde voortgang van de import toont, controleert u het eenvoudigst zo of de import vordert:
  1. Ga naar Contacten
  2. Zoek een aantal contacten uit uw bestand op
  3. Ververs de pagina Contacten
Verschijnen er nieuwe contacten, dan vordert de import.

​
  1. Geef de import wat tijd

Tijdens drukke periodes kunnen CSV-imports langer duren dan gebruikelijk. De wachttijd hangt af van hoeveel CSV-bestanden er op dat moment in alle CloudTalk-workspaces worden verwerkt. Ook al lijkt er niets te veranderen in de interface, het systeem blijft op de achtergrond verwerken. De meeste imports starten automatisch zodra eerdere bestanden klaar zijn.

​
  1. Probeer te uploaden buiten de drukke uren

Werkt u regelmatig met CSV-bestanden:
  • Probeer vroeg in de ochtend of later op de avond te uploaden
  • Upload niet meerdere grote bestanden achter elkaar
  • Vermijd de piekuren van uw team of workspace
Hierdoor start de import vaak sneller.

​
  1. Verklein het bestand

CloudTalk ondersteunt het importeren van grote CSV-bestanden, inclusief bestanden met tienduizenden rijen. Zeer grote datasets hebben echter meer verwerkingstijd nodig. Als algemene richtlijn geldt:
  • Grotere bestanden (bijvoorbeeld boven 5 MB) kunnen langer duren om te verwerken
  • Bestanden met honderdduizenden rijen kunt u beter opsplitsen in kleinere batches
  • Bij extreem grote imports (bijvoorbeeld 250.000+ rijen) verbetert het opsplitsen van de gegevens over meerdere bestanden de prestaties aanzienlijk en verkleint het de kans op time-outs

​
Tips om grote imports te optimaliseren

Om uw import sneller te laten verlopen:
  • Verwijder kolommen die u niet nodig hebt
  • Kort lange vrije-tekstvelden in
  • Beperk het aantal aangepaste attributen (als die niet nodig zijn)
  • Splits zeer grote bestanden op in meerdere kleinere CSV-bestanden
    • Voorbeeld: gebruik in plaats van één bestand met 200.000 rijen vier bestanden van 50.000 rijen

​
Maximaal toegestaan aantal tekens per kolom

Elk veld in CloudTalk heeft een maximaal toegestaan aantal tekens. Als u die limieten overschrijdt, kan dat importfouten of afgekapte velden veroorzaken.

​
  1. Gebruik het CSV-sjabloon van CloudTalk

Als uw import nooit vordert of altijd op hetzelfde punt vastloopt:
  1. Download het CSV-sjabloon van CloudTalk
  2. Open het in Google Sheets
  3. Kopieer uw gegevens naar het sjabloon
  4. Exporteer als CSV (UTF-8)
  5. Probeer opnieuw te importeren
Google Sheets verwijdert verborgen opmaak automatisch.

​
  1. Upload het bestand opnieuw

Soms helpt opnieuw uploaden als de vorige upload is mislukt of tijdens piekdrukte plaatsvond, maar het garandeert geen betere plek in de wachtrij. Dit is vooral nuttig als:
  • U tijdens een piekmoment hebt geüpload
  • Een andere import de wachtrij blokkeerde
  • U wijzigingen in het bestand hebt aangebracht

​
Snellere alternatieven voor een CSV-import

Verwerkt u regelmatig grote hoeveelheden contactgegevens, dan is CSV misschien niet de snelste optie. Overweeg:
  • Native integraties HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho en andere synchroniseren contacten automatisch en omzeilen de CSV-wachtrij.
  • CloudTalk API Ideaal voor grote of frequente imports. Het Bulk Requests-endpoint ondersteunt bewerkingen met een hoge doorvoer.
  • Zapier of Make Het beste voor dynamische bronnen zoals Google Sheets. Eenmaal ingesteld stromen updates automatisch door naar CloudTalk.

​
Wanneer u contact opneemt met Support

Neem contact op met Support als:
  • De import langer dan een uur op Contactimport wordt uitgevoerd blijft staan
  • De import nooit start, ook niet tijdens rustige uren
  • Opnieuw uploaden hetzelfde resultaat geeft
  • Er na herhaalde pogingen geen contacten verschijnen
  • Het bestand telkens blijft hangen, ook als u het in kleinere delen opsplitst
Vermeld daarbij:
  • Uw CSV-bestand
  • Een screenshot van het importvenster, indien beschikbaar
  • Het geschatte tijdstip van uploaden
  • De grootte van het bestand
Hulp nodig of nog een vraag? Neem gerust contact op via ons Supportportaal — we staan voor u klaar.