In dit artikel leest u hoe het samenvoegen van contacten in CloudTalk werkt, hoe u uw samenvoeginstellingen configureert en hoe dezelfde samenvoegregels nu gelden voor alle contactbronnen, waaronder imports, API-aanroepen, invoer in het Dashboard en de Phone-app.
Contacten samenvoegen is wat er gebeurt wanneer CloudTalk een nieuw contactrecord ontvangt en controleert of dit overeenkomt met een bestaand contact in uw account. Wordt er een overeenkomst gevonden, dan worden de records gecombineerd in plaats van dat er een duplicaat wordt aangemaakt.
Wat is een samengevoegd contact?
Een samengevoegd contact ontstaat uit twee records die als dezelfde persoon zijn herkend. Het resulterende, enkele contact bevat:- Alle vermelde telefoonnummers en e-mailadressen bij elkaar
- Alleen de nieuwste waarde voor alle andere kenmerken (naam, bedrijf, enzovoort)
Er komt een nieuw contactrecord binnen — via een API-aanroep, invoer in het Dashboard, een CSV-import of een integratiesynchronisatie — met een overeenkomend telefoonnummer, opgeslagen als John J:
CloudTalk herkent de overeenkomst en voegt de twee records samen:
De nieuwste contactnaam (John J) blijft behouden. Telefoonnummers en e-mailadressen worden bij elkaar gevoegd.
Hoe samenvoegregels werken
Het samenvoeggedrag in CloudTalk wordt bepaald door uw globale samenvoeginstellingen. Deze instellingen gelden consequent voor alle contactbronnen, of een contact nu binnenkomt via een integratiesynchronisatie, een CSV-import, een directe API-aanroep, invoer in het Dashboard of de CloudTalk Phone-app. Dat betekent dat dezelfde regels nu breed gelden voor alle binnenkomende contacten. Als de samenvoeglogica is ingeschakeld, probeert CloudTalk elk binnenkomend contact te koppelen aan bestaande records, ongeacht hoe dat contact is aangemaakt.Samenvoeginstellingen configureren
- Ga in het CloudTalk Dashboard naar Account > Instellingen. Scrol onder de kop Algemeen naar het gedeelte met de samenvoeginstellingen.
-
Kies bij Leads samenvoegen met contacten op basis van wanneer binnenkomende leads mogen worden samengevoegd met bestaande CloudTalk-contacten:
- Telefoonnummer: records worden samengevoegd als het telefoonnummer overeenkomt.
- E-mail: records worden samengevoegd als het e-mailadres overeenkomt.
- Telefoonnummer en/of e-mail: records worden samengevoegd als het telefoonnummer overeenkomt, als het e-mailadres overeenkomt of als beide overeenkomen. Eén overeenkomst is al genoeg.
- Niet samenvoegen: voeg leads nooit samen met bestaande contacten.
-
Kies bij Contacten samenvoegen op basis van wanneer binnenkomende contacten mogen worden samengevoegd met bestaande CloudTalk-contacten:
- Telefoonnummer: records worden samengevoegd als het telefoonnummer overeenkomt.
- E-mail: records worden samengevoegd als het e-mailadres overeenkomt.
- Telefoonnummer en/of e-mail: records worden samengevoegd als het telefoonnummer overeenkomt, als het e-mailadres overeenkomt of als beide overeenkomen. Eén overeenkomst is al genoeg.
- Niet samenvoegen: voeg binnenkomende contacten nooit samen met bestaande contacten.
- Klik op Instellingen opslaan om uw wijzigingen toe te passen.
CSV-imports
Bij het importeren van contacten uit een CSV-bestand koppelt CloudTalk binnenkomende records aan bestaande contacten op basis van:- Telefoonnummer (wordt als eerste gecontroleerd)
- E-mail (wordt gecontroleerd als er geen overeenkomst op telefoonnummer is)
Export van oproepen en SMS
Wanneer contacten of leads worden samengevoegd, koppelt CloudTalk ze aan de meest recent bijgewerkte versie van het overeenkomende record. Oproepen en berichten worden dienovereenkomstig geëxporteerd naar het gekoppelde contact of de gekoppelde lead.Wanneer samenvoegen is uitgeschakeld
Na een gesprek in de Phone-app kunt u de oproep nog steeds handmatig aan een bestaand contact koppelen. Tik op het scherm Afronden… op + Contact toevoegen en selecteer Toewijzen aan bestaande contactpersoon. Onbeantwoorde oproepen, voicemails en berichten die niet handmatig zijn toegewezen, worden gesynchroniseerd met het meest recent bijgewerkte contact in CloudTalk.Bekende beperking
Er zit een bekende leemte in de huidige samenvoegstroom: als een contact zonder telefoonnummer wordt aangemaakt en er later een telefoonnummer aan dat contact wordt toegevoegd, wordt de samenvoegcontrole op dat moment mogelijk niet uitgevoerd. Is ontdubbeling belangrijk voor contacten die op deze manier zijn toegevoegd, controleer dan uw contactenlijst nadat u telefoonnummers aan recent aangemaakte records heeft toegevoegd.We voegen niet samen wanneer…
- Een bestaand contact binnen CloudTalk wordt bijgewerkt (bewerkingen zetten de samenvoeglogica niet opnieuw in gang).
- Samenvoegen in uw accountinstellingen is ingesteld op Niet samenvoegen.
Een contact bewerken in uw CRM voegt de waarde toe, het vervangt deze niet
CloudTalk importeert contacten uit uw gekoppelde CRM, maar overschrijft de bestaande gegevens van een contact niet. Wanneer u in uw CRM het telefoonnummer of e-mailadres van een contact wijzigt, bijvoorbeeld om een typefout te corrigeren, voegt CloudTalk de gecorrigeerde waarde toe aan de lijst met nummers of e-mailadressen van dat contact. De oorspronkelijke waarde blijft ook op het contact staan. Hierdoor kan hetzelfde contact in uw CRM één waarde tonen en in CloudTalk zowel de oude als de gecorrigeerde waarde. Dit is normaal gedrag en geldt voor alle integraties die contacten importeren.Hulp nodig of heeft u een vraag? Neem contact met ons op via ons supportportaal — we staan voor u klaar.