Skip to main content
Dubbele contacten kunnen om verschillende redenen ontstaan, afhankelijk van hoe uw contacten in CloudTalk worden aangemaakt of geïmporteerd. In dit artikel leest u hoe CloudTalk omgaat met samenvoegen, welke situaties worden ondersteund en wat u kunt verwachten wanneer er duplicaten ontstaan via integraties, CSV-imports, de API of handmatig aanmaken.
Gebruikersniveau: Admin

​
Symptomen

U kunt een of meer van de volgende situaties tegenkomen:
  • Twee of meer contacten in CloudTalk hebben hetzelfde telefoonnummer of e-mailadres.
  • Contacten die uit een integratie zijn geïmporteerd, worden niet samengevoegd zoals verwacht.
  • Contacten die via CSV zijn geïmporteerd, worden anders samengevoegd dan verwacht.
  • Oproepen of SMS verschijnen bij een ander contact dan u verwachtte.
  • Na een CSV-import verschijnen er meerdere records in plaats van één.
  • Na synchronisatie met een integratie verschijnen er dubbele contacten.
  • CloudTalk maakt een nieuwe lead of een nieuw contact aan wanneer u belt naar een record dat al in uw CRM bestaat.

​
Oorzaken

Dit gedrag wordt meestal veroorzaakt door een of meer van de volgende zaken:

​
⚠️ Telefoonnummers zonder landcode

Telefoonnummers in uw CRM moeten in volledig internationaal formaat zijn opgeslagen, beginnend met + gevolgd door de landcode (bijvoorbeeld +16475353151, niet 6475353151). Als de landcode ontbreekt of onjuist is, kan CloudTalk het nummer niet koppelen aan een bestaand contact en wordt er in plaats daarvan een nieuw record aangemaakt. Dit is een van de meest voorkomende oorzaken van onverwachte duplicaten. Ziet u dat er nieuwe leads worden aangemaakt voor contacten die al in uw CRM bestaan, controleer dan uw CRM-records en zorg dat alle telefoonnummers de juiste landcode in internationaal formaat bevatten.

​
⚠️ Configuratie van de samenvoeginstellingen voor integraties

  • In Account > Instellingen > Algemeen kunnen de samenvoegregels voor integraties zijn ingesteld op:
    • Telefoonnummer
    • E-mail
    • Telefoonnummer en/of e-mail
    • Niet samenvoegen
  • Als “Niet samenvoegen” is geselecteerd of als de matching te strikt is, vinden de verwachte samenvoegingen niet plaats.

​
⚠️ Niet-ondersteunde samenvoegscenario’s

CloudTalk voegt niet samen wanneer:
  • Een al geïmporteerd integratiecontact binnen CloudTalk wordt bijgewerkt.
  • Een gebruiker handmatig een contact aanmaakt met hetzelfde telefoonnummer of e-mailadres als een geïmporteerd integratiecontact.
  • Twee bestaande contacten in een externe tool allebei al zijn geïmporteerd. CloudTalk voegt die niet automatisch samen; alleen nieuw geïmporteerde contacten of leads worden samengevoegd.
  • Een contact wordt aangemaakt via de CloudTalk API.
  • “Dubbele contacten die op verschillende momenten zijn aangemaakt” is momenteel een niet-ondersteunde situatie.

​
⚠️ Specifieke samenvoegregels voor CSV-import

  • Samenvoegen bij CSV staat los van de integratie-instellingen.
  • De samenvoeglogica voor CSV is:
    1. Matchen op telefoonnummer
    2. Als er geen match op telefoonnummer is, matchen op e-mail
  • De eerste match in die volgorde wordt gebruikt. Daardoor kan het samenvoegen anders uitpakken dan de klant verwachtte.

​
⚠️ Exportgedrag van oproepen en SMS met en zonder samenvoegen

  • Als samenvoegen is uitgeschakeld, houdt CloudTalk de contacten gescheiden en gebruikt het de externe ID om oproepen naar het juiste CRM-record te exporteren.
  • Als samenvoegen is ingeschakeld, wordt het samengevoegde CT-contact gekoppeld aan het meest recent bijgewerkte integratiecontact, waardoor oproepen daarnaartoe worden geëxporteerd.
  • Als het CRM zelf later records samenvoegt, hangt het af van de samenvoeglogica van dat CRM waar de oproep terechtkomt, niet van CloudTalk.

​
Stapsgewijze oplossing

​
Stap 1: Samenvoeginstellingen voor integraties controleren

Als de duplicaten uit een integratie komen:
  1. Ga naar Dashboard > Account > Instellingen > Algemeen.
  2. Zoek het gedeelte voor het samenvoegen van:
    • geïmporteerde contacten met leads,
    • geïmporteerde contacten met andere geïmporteerde contacten.
  3. Controleer welke matchingregel is geselecteerd:
    • Telefoonnummer
    • E-mail
    • Telefoonnummer en/of e-mail
    • Niet samenvoegen
Als de geselecteerde regel niet aansluit op de manier waarop uw externe tool gegevens opslaat, voegt CloudTalk de records niet samen.

​
Stap 2: Weet welk samenvoegresultaat u kunt verwachten

Wanneer CloudTalk twee contacten samenvoegt, bevat het uiteindelijke samengevoegde contact:
  • alle telefoonnummers van beide contacten
  • alle e-mailadressen van beide contacten
  • de meest recente waarde voor alle overige attributen

​
Voorbeeld:

Contact A Contact B Samengevoegd resultaat: Ziet uw verwachte samenvoegresultaat er anders uit, ga dan verder met de volgende stappen.

​
Stap 3: Controleer of uw scenario wordt ondersteund

CloudTalk voegt in de volgende gevallen geen contacten samen:
  • Een al geïmporteerd integratiecontact wordt binnen CloudTalk bijgewerkt.
  • Een handmatig aangemaakt CloudTalk-contact gebruikt hetzelfde telefoonnummer of e-mailadres als een integratiecontact.
  • Twee contacten bestaan al in het externe systeem en worden allebei geïmporteerd.
  • Een contact wordt aangemaakt via de CloudTalk-API.
  • Dubbele contacten zijn op verschillende momenten aangemaakt (deze situatie wordt momenteel niet ondersteund).
Komt uw scenario met een van deze gevallen overeen, dan voegt CloudTalk de contacten niet automatisch samen.

​
Stap 4: Controleer de samenvoeglogica voor CSV

Als de duplicaten na een CSV-import zijn ontstaan:
  1. Controleer of het CSV-bestand het juiste sjabloon volgt.
  2. Houd er rekening mee dat samenvoegen bij CSV deze volgorde aanhoudt:
    1. matchen op telefoonnummer
    2. als er geen match op telefoonnummer is, matchen op e-mail
  3. De eerste match wordt altijd gebruikt.
  4. Als een telefoonnummer en een e-mailadres met verschillende contacten overeenkomen, voegt CloudTalk samen met de match op telefoonnummer.
Controleer daarnaast:
  • Kolomnamen komen exact overeen met de namen van de aangepaste attributen (hoofdlettergevoelig).
  • De aangepaste attributen bestaan in Instellingen > Algemeen > Contacten.
Meer informatie over het voorbereiden van uw CSV-bestand vindt u in Contacten vanuit een bestand importeren in CloudTalk

​
Stap 5: Controleer het exportgedrag van oproepen en SMS

Afhankelijk van uw samenvoeginstellingen:
  • Als samenvoegen is uitgeschakeld CloudTalk houdt de contacten gescheiden en exporteert oproepen op basis van de ID van het externe record.
  • Als samenvoegen is ingeschakeld Het samengevoegde CloudTalk-contact wordt gekoppeld aan het meest recent bijgewerkte integratiecontact, en oproepen en SMS worden daarnaartoe geëxporteerd.
Lijkt de export van oproepen onjuist, controleer dan of de samenvoeginstellingen aansluiten op de werkwijze die u voor ogen hebt.

​
Wanneer u contact opneemt met support

Neem contact op met CloudTalk Support als:
  • Er duplicaten blijven ontstaan ondanks de juiste samenvoeginstellingen.
  • Verwachte samenvoegingen niet plaatsvinden.
  • Oproepen of SMS naar het verkeerde CRM-record worden geëxporteerd.
  • CSV-imports zich inconsistent gedragen.
Voeg screenshots, tijdstempels en voorbeelden van de betreffende contacten toe om het oplossen te versnellen.
Hulp nodig of hebt u een vraag? Neem gerust contact met ons op via ons Supportportaal — we staan voor u klaar.