Contacten importeren in CloudTalk vanuit een bestand

Gebruikersniveau:

• Admin

---

​

Gegevens voorbereiden

Bij het importeren van contacten vanuit een bestand vereisen we momenteel het .csv -formaat. Er is verschillende software waarmee u uw gegevens als CSV kunt opslaan. In het meest voorkomende geval, Excel, gaat u naar Bestand > Opslaan als. Selecteer onder het veld Bestandsnaam het formaat CSV. Het is heel belangrijk dat u uw CSV-bestand opstelt volgens ons CSV-bestandssjabloon. Om dit sjabloon te openen, gaat u in uw CloudTalk Dashboard-account naar Contacten > Lijst > Contacten in bulk importeren en klikt u linksonder op Sjabloon downloaden. Let op: u kunt ongebruikte kolommen veilig uit het sjabloon verwijderen.Als u alleen basisgegevens zoals naam, telefoon of e-mail hoeft te importeren, kunt u alle andere kolommen zonder problemen verwijderen.

​

Voorbeeldkolommen in uw spreadsheet

Kolom	Beschrijving	Voorbeeld
name	Voor- en achternaam van het contact. Dit veld moet minimaal één teken bevatten.	Jane Smith
phone	Telefoonnummers kunnen in internationaal formaat (E.164) of in lokaal formaat worden opgegeven. Als een nummer geen landcode bevat, past CloudTalk de standaard landcode uit uw accountinstellingen toe.Voor het beste resultaat raden we het E.164-formaat aan. U kunt meerdere telefoonnummers opgeven, gescheiden door een dubbele punt (:).	+141555501230908678545+14155550123:+12125550189
email	Belangrijkste e-mailadres. U kunt in dit veld meerdere e-mailadressen opgeven, gescheiden door een dubbele punt (:).	[email protected][email protected]:[email protected]
email2	Extra e-mailadres. Dit veld blijft behouden voor achterwaartse compatibiliteit met het oorspronkelijke systeem.	[email protected]
title	Functietitel van het contact.	Head of Sales
company	Naam van het bedrijf waartoe het contact behoort.	Acme Corp
address	Adres van het contact.	Main Street 1, San Francisco
favorite_agent	E-mailadres van een CloudTalk-agent die als voorkeursagent van het contact wordt toegewezen. Als het e-mailadres overeenkomt met een bestaande agent, wordt die agent toegewezen. Als er geen overeenkomst wordt gevonden, mislukt de import van deze rij.	[email protected]
tag	Een of meer tags die u aan het contact wilt toewijzen. Meerdere tags moeten worden gescheiden door een dubbele punt (:). Bestaande tags worden hergebruikt; nieuwe tags worden automatisch aangemaakt als ze nog niet bestaan.	coldlead:webinar:priority
Aangepaste kenmerken	Alle extra velden die u wilt importeren. Deze moeten eerst als aangepaste kenmerken worden aangemaakt in de accountinstellingen en de kolomnamen moeten exact overeenkomen.	industry → Gezondheidszorg

​

Kolom country (ondersteunde notaties)

Als uw CSV-bestand een kolom country bevat, accepteert CloudTalk meerdere landnotaties om het importeren makkelijker te maken. U kunt het volgende gebruiken:

• Landcodes van twee letters, bijvoorbeeld: US, GB, DE
• Landcodes van drie letters, bijvoorbeeld: USA, FRA, DEU
• Volledige landnamen in het Engels, bijvoorbeeld: United States, Germany, France
• Gangbare, ondubbelzinnige varianten, bijvoorbeeld: United States of America, Great Britain, Trinidad & Tobago

CloudTalk normaliseert veelvoorkomende verschillen in notatie automatisch, waaronder:

• hoofdletters en kleine letters
• extra spaties voor, na of in de waarde
• het gebruik van & in plaats van and (en omgekeerd)

Als de landwaarde niet kan worden herkend, mislukt de rij met een duidelijke foutmelding die aangeeft dat de landwaarde ongeldig is.

​

Aangepaste kenmerken

Om ervoor te zorgen dat de extra contactvelden uit uw CSV-bestand correct bij de contacten worden weergegeven, moet u deze als aangepaste kenmerken toevoegen in uw dashboardinstellingen.

1. Ga in het dashboard naar Account > Instellingen.
2. Scroll op het tabblad Algemene instellingen naar het gedeelte Contacten.
3. Hier kunt u uw eigen veldnamen toevoegen door + Aangepast kenmerk toevoegen te selecteren. Zorg dat de namen die u hier invoert overeenkomen met de namen in uw CSV, zowel qua spelling als hoofdlettergebruik.

​

Contacten importeren vanuit een bestand

Wanneer het CSV-bestand klaar is en in het juiste formaat is opgeslagen, kunt u het importeren.

1. Ga naar Contacten > Lijst > Contacten in bulk importeren.
   
2. Upload het CSV-bestand.
3. Tag uw contacten: maak een tag aan als identificatie voor de contacten die u importeert. Deze tag is belangrijk voor de Dialer-campagnes en kan worden gebruikt om contacten te filteren.
   
4. Selecteer Bevestigen om de import te starten.

Nadat u het bestand hebt geüpload, verschijnt de import in Contacten > Geïmporteerde bestanden, waar u de voortgang kunt volgen en de resultaten kunt bekijken.

​

Geïmporteerde bestanden

CloudTalk houdt een overzichtelijke geschiedenis bij van alle CSV-imports, zodat u eenvoudig kunt nagaan wat er is gebeurd, problemen kunt opsporen en die kunt oplossen zonder contact op te nemen met Support. Wanneer u een importtaak opent, toont CloudTalk een gedetailleerd overzicht met daarin:

• Het totale aantal rijen in het bestand
• Het aantal contacten dat succesvol is geïmporteerd
• Het aantal contacten dat is mislukt (indien van toepassing)
• Een status per rij met duidelijke resultaatmeldingen. Bij elke mislukte rij staat een specifieke reden waarom het contact niet kon worden geïmporteerd.

​

Wat gebeurt er als een import mislukt

​

Algemene importfouten

Als de import mislukt voordat de rijen worden verwerkt, ziet u een algemene foutmelding met de reden, bijvoorbeeld:

• Het bestand kon niet worden geladen
• Tijdelijke storing van de dienst (lost zich meestal na korte tijd vanzelf op. Als het probleem aanhoudt of zich binnen een paar uur meerdere keren voordoet, kan CloudTalk Support helpen bij verder onderzoek)
• De bestandsgrootte is groter dan 8 MB

​

Gedeeltelijke imports

CloudTalk weigert niet langer het hele bestand vanwege één ongeldig contact.

• Geldige contacten worden succesvol geïmporteerd
• Ongeldige contacten worden gemarkeerd als Mislukt
• Een import met deze uitkomst krijgt een oranje status “Voltooid”, wat aangeeft dat de import is afgerond maar dat sommige rijen zijn mislukt.
• Als te veel rijen mislukken (de drempel ligt bij 1000 mislukte records), kan de import stoppen om onjuiste gegevens te voorkomen.

U kunt het foutrapport downloaden, alleen de mislukte rijen corrigeren en die opnieuw uploaden.

​

Mislukte rijen corrigeren

1. Open Contacten > Geïmporteerde bestanden
2. Klik op Details bekijken bij de mislukte import
3. Bekijk de reden van de fout voor elk contact
4. Download het foutrapport (indien beschikbaar)
5. Corrigeer alleen de mislukte rijen in uw CSV
6. Upload het gecorrigeerde bestand opnieuw

​

Overzicht van fouten bij mislukte rijen & hoe u ze oplost

Foutnaam	Beschrijving	Oplossing
The value X in column Y is not a valid phone number.[phone, columnIndex]	Het nummer is geen geldig lokaal of internationaal telefoonnummer.	Voer een geldig telefoonnummer in, in internationaal formaat (bijv. +14155550123) of in lokaal formaat met een correct ingesteld standaardland.
The value X in column Y is not a valid email address.[email, columnIndex]	De opgegeven waarde is een ongeldig e-mailadres.	Voer een geldige e-mailnotatie in (bijv. [email protected])
The [columnName] value in column 1 is required.	Een verplichte kolom ontbreekt of is leeg.	Controleer op extra spaties in de kolomkoppen en zorg dat de verplichte kolommen de juiste naam hebben en zijn ingevuld.
The X value in column Y is required.[fieldName, columnIndex]	U probeert het contact te uploaden zonder telefoonnummer of e-mailadres.Om dit contact te kunnen importeren, heeft CloudTalk phone of email nodig als verplicht veld.	Controleer het contact en zorg dat er minimaal één geldige identificatie is opgegeven (telefoonnummer in E.164-formaat of e-mailadres).
The provided X value in column Y exceeds the maximum length of N characters.[fieldName, columnIndex, max]	Het maximale aantal toegestane tekens voor een kolom is overschreden.	Kort de waarde in zodat deze binnen de toegestane tekenlimiet voor dit veld blijft.
The provided X value in column Y must be at least N characters long.[fieldName, columnIndex, max]	Het opgegeven aantal tekens ligt onder de minimale tekenlengte.	De kolom name moet minimaal 1 teken bevatten. Dit veld is verplicht.Alle andere velden (zoals company, website, title, industry, address, city, zip, enz.) zijn optioneel.Als een optioneel veld leeg blijft, wordt er voor dat veld geen waarde geïmporteerd.
The value X in column Y is not a valid website address.[columnName]	De waarde in de kolom website is geen geldig websiteadres.	Controleer dit en upload opnieuw met een geldig websiteadres.
The value X in column Y is invalid.[displayFieldName, columnIndex]	Dit is een algemene fout. De waarde in de kolom is ongeldig.	Controleer de waarde voor dit contact en corrigeer eventuele duidelijke fouten. Weet u niet zeker hoe u dit oplost, neem dan contact op met ons supportteam.

​

Maximale tekenlengte

Als een waarde de maximale lengte overschrijdt, verminder dan het aantal tekens en upload het bestand opnieuw. Alle andere velden zijn optioneel. Als een optioneel veld leeg blijft, wordt er voor dat veld geen waarde geïmporteerd.

---

Hulp nodig of een vraag? Neem gerust contact met ons op via ons Supportportaal — we staan voor u klaar.