Campagnes instellen (oude Dialer)

Gebruikersniveau: Admin

---

Campagnes zijn een gestructureerde manier om uitgaande oproepen te doen naar een vastgelegde lijst met contacten. In plaats van dat agents handmatig zoeken wie ze als volgende moeten bellen, werkt de Dialer automatisch een vooraf bepaalde doelgroep af, één contact tegelijk of parallel, afhankelijk van uw instellingen. Admins configureren de campagne vanuit het Dashboard en bepalen daarbij de doelgroep, de oproepinstellingen en de afhandelingen. Agents voeren de campagne vervolgens uit in de CloudTalk Phone-desktopapp, waar de Dialer elk contact om de beurt aanbiedt en hen door de oproep leidt. Veelvoorkomende toepassingen zijn leadkwalificatie, salesbenadering, klantopvolging en verlengingscampagnes.

​

Campagnelijst

Bekijk al uw afgelopen, lopende en geplande campagnes via Dialer > Campagnes.

• Gebruik het zoekveld en de statusfilters om een specifieke campagne te vinden.
• Sorteer op naam met de pijl naast de kolomkop Naam.
• Gebruik de pictogrammen op elke rij om een actie uit te voeren:
  • Vergrootglas: campagnedetails en statistieken bekijken
  • Potlood: instellingen bewerken
  • Prullenbak: de campagne verwijderen

​

Een campagne toevoegen

1. Selecteer + Campagne toevoegen om een nieuwe campagne te configureren.
   
2. (Optioneel) Om tijd te besparen kunt u met Bestaand laden de instellingen van een eerdere campagne overnemen (zie Bestaand laden).
3. Voer een Naam in voor uw campagne.
4. Bepaal de Status:
   • Actief: de campagne is direct zichtbaar voor toegewezen agents.
   • Inactief: de campagne is verborgen totdat u haar activeert.
   • Gepland: schakel Campagne inplannen? in om een startdatum en -tijd te kiezen. Agents zien de campagne wel, maar kunnen pas op het geplande tijdstip beginnen met bellen.
   
5. Bepaal uw doelgroep. Kies één methode of allebei:
   • Selecteer contacten op basis van labels: alle contacten met de geselecteerde tag(s) worden aan de belijst toegevoegd. Selecteert u meerdere tags, dan wordt elk contact met minstens één van die tags opgenomen. Contacten met meer overeenkomende tags krijgen voorrang.
   • Contacten uit uw CRM: Is er een integratie actief die contactenlijsten ondersteunt, selecteer dan de CRM-contactenlijst met uw gewenste doelgroep. Lees meer over het importeren van een doelgroep uit:
     1. HubSpot
     2. Salesforce
     3. Zoho CRM
     4. Pipedrive
     
6. (Optioneel) Schakel Parallel bellen in als u wilt dat de Dialer meerdere contacten tegelijk belt. ⚠️ Let op: Parallel bellen is een betaalde add-on. Ziet u deze schakelaar niet, neem dan contact op met uw Account Manager om de functie in te schakelen. Wanneer u dit inschakelt, stelt u het volgende in:
   • Aantal parallelle oproepen: hoeveel contacten de Dialer tegelijk belt.
   • Standaard voicemailbericht: de opname die wordt afgespeeld wanneer een voicemail wordt gedetecteerd.
   Laat u dit uitstaan, dan verloopt de campagne sequentieel, één contact tegelijk.
   
7. Configureer de overige campagne-instellingen (zie Overzicht van campagne-instellingen hieronder).
8. Wijs de campagne toe aan een of meer groepen of gebruikers. Campagnes zonder toegewezen gebruikers of groepen verschijnen niet in de belapps.
   
9. Ga naar het tabblad Afhandelingsinstellingen en configureer uw knoppen voor gespreksresultaten (zie Afhandelingsinstellingen hieronder.
10. Selecteer Campagne aanmaken wanneer u klaar bent.

​

Bestaand laden

Bij het aanmaken van een nieuwe campagne kunt u de instellingen van een eerdere campagne automatisch overnemen.

1. Ga naar Dialer > Campagnes en selecteer + Campagne toevoegen.
2. Klik op Bestaand laden.
   
3. Begin te typen en kies een eerdere campagne uit de lijst.
   • De nieuwe campagne neemt de instellingen van de geselecteerde campagne over.
   • De Naam is standaard die van het origineel met een oplopend nummer (bijvoorbeeld Kerstcampagne → Kerstcampagne 2 → Kerstcampagne 3).
     
4. Controleer de campagne-instellingen en pas ze zo nodig aan.
   • Controleer de geplande tijdstippen en tags.
   • ⚠️ Gebruikt u dezelfde tag opnieuw, dan worden alle contacten die die tag nog hebben opnieuw aan de nieuwe campagne toegevoegd, tenzij u de tag handmatig verwijdert.
5. Klik op Campagne aanmaken wanneer u klaar bent.

​

Overzicht van campagne-instellingen

Instelling	Beschrijving
Status	Kies tussen Actief, Inactief of Gepland (voor campagnes met een vastgelegde startdatum/-tijd).
Selecteer contacten op basis van labels	Contacten met de gekozen tag(s) worden aan de campagnelijst toegevoegd. Tags moeten al aan contacten gekoppeld zijn om doorzoekbaar te zijn. Tags worden niet automatisch verwijderd nadat een campagne is afgerond.
Contacten uit uw CRM	Hebt u een actieve CRM-integratie, selecteer dan rechtstreeks een contactenlijst uit uw CRM.
Parallel bellen (add-on)	Wanneer u dit inschakelt, belt de Dialer meerdere contacten tegelijk en verbindt hij de agent met het eerste contact dat opneemt. Stel het aantal parallelle oproepen en een standaard voicemailbericht in.
Pogingen per contact	Het aantal keer dat een niet-bereikt contact opnieuw aan de belijst van de campagne wordt toegevoegd.
Uren tussen pogingen	De minimale tijd in uren voordat de Dialer een niet-beantwoord contact opnieuw belt.
Wachttijd op antwoord (in seconden)	Het maximale aantal seconden dat het systeem wacht tot een contact opneemt voordat de poging wordt beëindigd.
Automatisch het volgende contact bellen nadat een oproep is beëindigd	Staat standaard uit. Wanneer u dit inschakelt, wordt het volgende contact automatisch gebeld nadat een oproep is beëindigd. Stel de Tijd na oproep (in seconden) in om agents tussen oproepen ruimte te geven voor de afhandeling.
Oproepopname	Staat standaard uit. Wanneer u dit inschakelt, worden alle oproepen in de campagne automatisch opgenomen. U kunt de opnames terugluisteren in de oproepgeschiedenislogs.
Uitgaande beller-ID	Bepaalt welk nummer contacten te zien krijgen wanneer zij de oproep ontvangen. Opties: Automatisch gebruikt steeds hetzelfde standaardnummer, meestal het eerste beschikbare nummer dat overeenkomt met het landnummer van het contact. Willekeurig (Slimme rotatie) gebruikt elk toegewezen nummer per contact slechts één keer voordat het opnieuw aan de beurt komt, en loopt zo alle beschikbare nummers af die overeenkomen met het landnummer van de bestemming. Zodra alle overeenkomende nummers zijn gebruikt, wordt de rotatie opnieuw gestart en wordt er willekeurig een nummer gekozen. Is er geen nummer met een passend landnummer beschikbaar, dan wordt er willekeurig een nummer gekozen uit alle toegewezen nummers. Gebruik de uitgaande beller-ID die aan de agent is toegewezen. Hiermee wordt het nummer gebruikt dat voor elke afzonderlijke agent als standaard is ingesteld. U kunt ook rechtstreeks een specifiek nummer uit uw account kiezen.
Belscript toewijzen (zichtbaar met de Power Dialer add-on)	Koppel een script dat agents tijdens oproepen kunnen volgen. Zie Gespreksscripts voor instructies om er een aan te maken.
Enquête toewijzen (zichtbaar met de Power Dialer add-on)	Koppel een enquête die agents tijdens oproepen invullen. Zie Enquêtes voor instructies om er een aan te maken.
Toegewezen groepen	Selecteer een of meer agentgroepen die aan deze campagne deelnemen. Alle agents in de groep krijgen toegang.⚠️ U moet minstens één groep of gebruiker toewijzen om de campagne te kunnen uitvoeren.Let op: Agents die via een groep toegang krijgen, verschijnen niet in de lijst Toegewezen gebruikers. In die lijst staan alleen agents die rechtstreeks zijn toegevoegd. Zowel agents via een groep als rechtstreeks toegewezen agents hebben volledige toegang tot de campagne.
Toegewezen gebruikers	Zijn er geen groepen geselecteerd, wijs dan een of meer individuele agents aan de campagne toe.
Agents controle geven over de wachtrij (zichtbaar met de AI Sales Dialer*-add-on*)	Staat standaard uit. Wanneer u dit inschakelt, kunnen agents hun persoonlijke belwachtrij tijdens een sessie aanpassen: Contacten overslaan - de agent kan een contact overslaan en doorgaan naar het volgende. Contacten opnieuw ordenen - de agent kan de volgorde van de contacten in zijn wachtrij wijzigen. Contacten verwijderen - de agent kan een contact volledig uit zijn wachtrij verwijderen. Zie voor meer details Contacten in de wachtrij beheren.

​

Afhandelingsinstelling

Een essentieel onderdeel van elke campagneoproep is dat de agent een afhandeling kiest. Afhandelingen geven het resultaat van de oproep weer en zijn verplicht voor elke oproep die via de CT Dialer wordt gebeld.

​

Afhandelingsknoppen personaliseren

Op het tabblad Afhandelingsinstellingen van uw campagneconfiguratie personaliseert u de resultaatknoppen die uw agents na elke oproep zien. Met deze knoppen legt uw team het resultaat van de oproep snel en efficiënt vast. Voor elke knop kunt u:

• een Naam bepalen.
• een Type toewijzen, dat de vervolgacties binnen de campagnelogica bepaalt.
• een Kleur kiezen voor visueel onderscheid.
• een Beschrijving toevoegen als houvast voor de agent.

Het Type van elke knop is cruciaal, omdat het bepaalt hoe het systeem het gespreksresultaat verwerkt en welke vervolgacties binnen de campagne volgen.

​

Systeemafhandelingen

Systeemafhandelingen zijn vooraf gedefinieerd door CloudTalk en worden automatisch toegepast op basis van SIP-responscodes en metadata (bijvoorbeeld oproepstatus en voicemaildetectie). U kunt ze niet wijzigen of verwijderen, maar u kunt wel hun weergave aanpassen en ze koppelen voor CRM-exports.

​

Integratiemapping

Voor elke afhandeling kunt u Integratiemapping instellen om gespreksresultaten rechtstreeks met uw CRM-systeem te verbinden. Zo verlopen workflows soepeler, want resultaten van oproepen worden correct vastgelegd in de klantgegevens en vervolgacties worden eenvoudiger. Om deze koppeling te configureren, selecteert u in het dropdownmenu de bijbehorende externe waarde in het gedeelte Integratiemapping voor elke afhandeling. CRM-mapping is beschikbaar voor HubSpot, Salesforce, Pipedrive en Zoho CRM.

​

Campagnestatistieken bekijken

Het gedeelte Campagnestatistieken is dé plek voor inzicht in de prestaties van uw campagnes. We hebben de gegevens zo geordend dat u een helder beeld krijgt van uw voortgang en resultaten. Wilt u de statistieken van een campagne bekijken, zoek dan de campagne op in uw lijst en klik op het statistiekenpictogram in het gedeelte met acties aan de rechterkant. Het tabblad Statistieken van uw campagne wordt dan weergegeven. Bovenaan geven de Algemene statistieken een overzicht, met onder meer uw conversiepercentages, het aantal afgebroken oproepen en het totale aantal contacten in uw doelgroep. Duik daarna in de Verkoopstatistieken voor een uitsplitsing van de verkoopgerelateerde resultaten. Deze worden berekend op basis van de afhandelingstypen die u hebt ingesteld:

• Verkoop en geïnteresseerd: oproepen die zijn gemarkeerd met “Geslaagd, positief resultaat” als afhandelingstype.
• Niet geïnteresseerd: oproepen die zijn gemarkeerd met “Geslaagd, negatief resultaat” als afhandelingstype.
• Niet bellen: oproepen die zijn gemarkeerd met “Mislukt, niet bellen” als afhandelingstype.

Naast verkoop geven de Oproepstatistieken u algemene prestatiecijfers van oproepen, en het gedeelte Duur laat zien hoe lang uw campagneoproepen duren. Tot slot bieden de Oproepgeschiedenislogs een gedetailleerde lijst van elke oproep die via de campagne is gemaakt. Supervisors en beheerders kunnen hier eenvoudig oproepgegevens bekijken, opnames beluisteren en zelfs de volledige oproepgeschiedenis in CSV-formaat naar hun e-mail laten sturen voor een diepgaandere analyse.

---

Hulp nodig of hebt u een vraag? Neem gerust contact met ons op via ons Supportportaal — we staan voor u klaar.