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Este artigo explica como ligar o Help Scout à CloudTalk, configurar a integração e geri-la após a configuração.
Nível de utilizador: Administrador
Para mais detalhes sobre como as chamadas são registadas e como os dados são sincronizados após a configuração, consulte Utilizar a CloudTalk com o Help Scout.

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Antes de começar

Certifique-se de que cumpre os seguintes requisitos antes de configurar a integração:
  • Uma conta CloudTalk ativa
  • Uma conta Help Scout ativa
  • Acesso de administrador na CloudTalk
  • Permissões para autorizar aplicações no Help Scout
  • Os agentes precisam da permissão Access API no Help Scout, a menos que o Autor da conversa esteja definido como Proprietário da integração.
  • Acesso ao CloudTalk Dashboard
  • Credenciais de início de sessão válidas do Help Scout
  • O endereço de email que utiliza na CloudTalk tem de corresponder exatamente ao endereço de email da sua conta Help Scout. Se os emails não coincidirem, a sincronização não funcionará corretamente.

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Ligar o Help Scout à CloudTalk

  1. No CloudTalk Dashboard, aceda a Conta > Integrações.
  2. Na lista de integrações, passe o cursor sobre Help Scout e selecione + Adicionar.
  3. Será redirecionado para o início de sessão do Help Scout para introduzir as suas credenciais. Authorize para conceder as permissões e continuar.
  4. Após um processo de autenticação bem-sucedido, será redirecionado de volta para o CloudTalk Dashboard, onde pode personalizar a sua integração.
  5. Guardar para aplicar estas alterações e ativar a integração.
    1. Pode definir a sua integração como Inativo em qualquer momento através do botão de alternância no topo.
Assim que a integração estiver configurada, os contactos do Help Scout começam a ser sincronizados com a CloudTalk de acordo com a sua configuração.

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Configurar as definições da integração

  • Em Definições gerais, selecione As suas caixas de correio na lista pendente. Isto determina qual a caixa de correio do Help Scout que recebe as conversas de chamadas. Se não for selecionada nenhuma caixa de correio, as exportações de chamadas falham silenciosamente.
  • Especifique uma tag para os seus contactos do Help Scout na CloudTalk e escolha se pretende importar as conversas do Help Scout como atividades de contacto.
  • Nas Definições do fluxo de trabalho da integração, pode definir que chamadas (chamadas recebidas, chamadas de saída, chamadas perdidas, mensagens de correio de voz e chamadas redirecionadas) devem ser registadas no Help Scout. As chamadas são registadas como conversas do Help Scout.
    Para os tipos de chamada selecionados, é criada automaticamente uma nova conversa no Help Scout a cada nova chamada telefónica, que inclui dados como o número de telefone do cliente, a data e a hora da chamada e a duração da chamada.
Atualmente, as chamadas só podem ser sincronizadas com o Help Scout se existir um endereço de email atribuído ao contacto existente.
  • Nas Definições do fluxo de trabalho, defina o Autor da conversa para escolher quem cria cada conversa de chamada no Help Scout.
    • Ligar ao agente (predefinição): a conversa é criada em nome do agente que atendeu a chamada. Cada agente precisa da permissão Access API no Help Scout, caso contrário as exportações falham para esse agente.
    • Proprietário da integração: todas as conversas de chamada são criadas em nome do administrador que ligou a CloudTalk ao Help Scout. Utilize esta opção se os seus agentes não tiverem acesso à API no Help Scout.
  • Defina a Atribuição da conversa para escolher a quem a conversa é atribuída.
    • Regras da caixa de correio do Help Scout (predefinição): o Help Scout atribui a conversa com base nas regras da sua caixa de correio.
    • Ligar ao agente: a CloudTalk atribui a conversa ao agente que atendeu a chamada.
As predefinições correspondem ao funcionamento anterior da integração, pelo que nada muda a menos que as altere.
  • Para a definição Atribuído chamadas perdidas a certifique-se de escolher um agente ao qual serão atribuídos todos os tickets de chamadas perdidas no Help Scout. Escolha se pretende criar novos contactos para números não associados.
  • Opte por associar apenas a atividade de determinados números à sua integração do Help Scout através das secções Connected Numbers. Se esta secção ficar em branco, são sincronizados os dados associados a todos os números da empresa.

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Desativar ou remover a integração

Para desativar o Help Scout:
  1. Aceda a Dashboard > Conta > Integrações.
  2. Abra a integração do Help Scout.
  3. Defina a integração como Inativo.
Para remover completamente a integração:
  1. Clique no botão Eliminar integração no canto inferior esquerdo.
  2. Confirme a ação.
Após a remoção:
  • A sincronização de contactos é interrompida.
  • A exportação de chamadas, SMS e mensagens é interrompida.
  • Os dados exportados anteriormente permanecem no Help Scout.
  • Os contactos existentes na CloudTalk não são eliminados.
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