Importação de CSV bloqueada

Nível de utilizador: Agente

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Sintomas

Pode verificar uma ou mais das seguintes situações:

• O estado mantém-se em Importação de contactos em curso durante muito tempo
• O ecrã de importação não mostra qualquer progresso
• O seu ficheiro continua no estado “em processamento” mesmo depois de voltar a carregá-lo
• Um ficheiro semelhante foi importado rapidamente antes, mas este demora mais tempo
• Só uma parte do ficheiro aparece em Contactos, enquanto o resto parece bloqueado

Por vezes, estes sintomas são temporários e resolvem-se automaticamente assim que a fila avança.

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Como funcionam as importações de CSV

Quando carrega um ficheiro CSV, a CloudTalk processa-o em segundo plano. O processo inclui vários passos, mas a maior parte não é visível na interface.

1. A CloudTalk verifica se o ficheiro cumpre os requisitos básicos (formato CSV, limite de tamanho, cabeçalhos obrigatórios)
2. O ficheiro entra numa fila de processamento partilhada
3. Quando chega a sua vez, a CloudTalk processa o ficheiro e valida cada linha
4. Os contactos que passam na validação são adicionados diretamente aos seus Contactos

Não existe um indicador de progresso passo a passo. Em vez disso, verá:

• “Importação de contactos em curso” enquanto o ficheiro está à espera ou a ser processado
• “Não foi possível importar seus contatos.” se o sistema não conseguir processar o ficheiro

Se a importação for bem-sucedida, os contactos aparecerão na sua lista de Contactos assim que o processamento terminar. Consoante o resultado, a importação pode ser assinalada como concluída na secção Ficheiros importados. Os contactos simplesmente aparecem na sua lista de Contactos assim que o processamento terminar. Como as importações de CSV decorrem discretamente em segundo plano, qualquer atraso na fila parece muito semelhante a uma importação “bloqueada”.

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Causas de raiz

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⚠️ A sua importação de CSV está à espera na fila partilhada

Esta é a razão mais comum para os atrasos. A CloudTalk processa todas as importações de CSV de todos os clientes através de uma única fila partilhada, com base numa regra simples: O primeiro a ser carregado é o primeiro a ser processado. Isto significa que:

• Ficheiros grandes carregados por outros clientes podem atrasar a sua importação
• O seu ficheiro pode ficar à espera até que as tarefas anteriores terminem
• Se a sua equipa carregar vários CSV, estes serão processados rigorosamente por ordem
• Carregar ficheiros em horas de maior tráfego pode aumentar o tempo de espera

O que pode notar durante os atrasos na fila

• O estado mantém-se em Importação de contactos em curso
• Não vê novos contactos a aparecer
• Voltar a carregar o ficheiro resulta no mesmo estado de espera

Este comportamento é normal em períodos de maior utilização.

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⚠️ O ficheiro é grande e exige mais tempo de processamento

A CloudTalk suporta ficheiros CSV até 8 MB. Mesmo quando o ficheiro está dentro deste limite, o processamento pode demorar mais tempo se contiver:

• Um grande número de linhas
• Muitas colunas
• Vários campos personalizados
• Valores de texto longos
• Conjuntos de carateres complexos ou variados

Os ficheiros maiores exigem mais tempo para serem analisados e validados.

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⚠️ O ficheiro contém elementos que tornam a validação mais lenta

A importação pode ser concluída com êxito, mas ainda assim demorar mais tempo se o ficheiro incluir:

• Números de telefone que a CloudTalk precisa de normalizar
• Indicativos de país em falta, que exigem o tratamento automático do prefixo
• Muitos números de telefone inválidos
• Formatos de coluna que a CloudTalk precisa de interpretar
• Linhas muito grandes ou complexas
• Espaços adicionais à volta dos valores
• Nomes muito longos ou campos de texto livre

Estes elementos não impedem a importação, mas podem aumentar o tempo de processamento.

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⚠️ O ficheiro não pode ser processado devido a problemas de estrutura ou codificação

Se a importação nunca começar, ou falhar imediatamente depois de o processamento se iniciar, o ficheiro pode conter problemas de estrutura ou de codificação. Por exemplo:

• Codificação incorreta
• Delimitador errado
• Carateres ocultos ou perdidos provenientes do Excel ou do Numbers
• Linhas danificadas ou vazias dentro da tabela
• Símbolos ou emojis não suportados
• Nomes de cabeçalho que não correspondem aos requisitos da CloudTalk
• Colunas obrigatórias em falta (name e pelo menos uma de: phone ou email)
• Cabeçalhos com letras maiúsculas em vez do formato em minúsculas exigido

Este problema é abordado de forma mais aprofundada em O carregamento do ficheiro CSV falha

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⚠️ Formatação oculta do Excel

Mesmo que o ficheiro pareça correto visualmente, o Excel ou o Numbers podem adicionar formatação oculta que torna o processamento mais lento:

• Carateres ocultos
• Formatação copiada de outras folhas de cálculo
• Delimitadores adicionais
• Símbolos codificados
• Colunas vazias invisíveis

Estes problemas tornam muitas vezes as importações mais lentas ou fazem com que pareçam bloqueadas, mesmo que acabem por ser concluídas.

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Solução passo a passo

Seguem-se passos práticos que o ajudam a identificar se a importação está realmente bloqueada ou apenas à espera da sua vez.

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1. Verifique se apareceram novos contactos

Como a CloudTalk não apresenta o progresso detalhado da importação, a forma mais simples de verificar se a importação está a avançar é:

1. Aceda a Contactos
2. Procure vários contactos do seu ficheiro
3. Atualize a página Contactos

Se começarem a aparecer novos contactos, a importação está a progredir.

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2. Dê algum tempo à importação

Em períodos de maior atividade, as importações de CSV podem demorar mais tempo do que o habitual. O tempo de espera depende do número de ficheiros CSV que estão a ser processados nesse momento em todos os espaços de trabalho da CloudTalk. Mesmo que nada pareça mudar na interface, o sistema continua a processar em segundo plano. A maioria das importações inicia-se automaticamente assim que os ficheiros anteriores terminam.

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3. Tente carregar fora das horas de maior atividade

Se trabalha regularmente com ficheiros CSV:

• Tente carregar os ficheiros de manhã cedo ou ao final do dia
• Evite carregar vários ficheiros grandes seguidos
• Evite as horas de pico da sua equipa ou do seu espaço de trabalho

Isto acelera muitas vezes o início da importação.

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4. Reduza o tamanho do ficheiro

A CloudTalk suporta a importação de ficheiros CSV grandes, incluindo ficheiros com dezenas de milhares de linhas. No entanto, conjuntos de dados muito grandes exigem mais tempo de processamento. Como orientação geral:

• Ficheiros maiores (por exemplo, acima de 5 MB) podem demorar mais tempo a processar
• Ficheiros com centenas de milhares de linhas devem ser divididos em lotes mais pequenos
• No caso de importações extremamente grandes (por exemplo, 250,000+ linhas), dividir os dados em vários ficheiros melhora significativamente o desempenho e reduz a probabilidade de esgotamento do tempo limite

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Sugestões para otimizar importações grandes

Para que a sua importação seja processada mais depressa:

• Remova as colunas de que não precisa
• Encurte os campos longos de texto livre
• Reduza o número de atributos personalizados (se não forem necessários)
• Divida os ficheiros muito grandes em vários ficheiros CSV mais pequenos
  • Exemplo: em vez de um ficheiro com 200,000 linhas, utilize quatro ficheiros de 50,000 linhas

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Número máximo de carateres permitido nas colunas

Cada campo na CloudTalk tem um número máximo de carateres permitido. Exceder estes limites pode causar erros de importação ou o truncamento do campo.

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5. Utilize o modelo CSV da CloudTalk

Se a sua importação nunca avança ou fica sempre bloqueada no mesmo ponto:

1. Transfira o modelo CSV da CloudTalk
2. Abra-o no Google Sheets
3. Copie os seus dados para o modelo
4. Exporte como CSV (UTF-8)
5. Tente importar novamente

O Google Sheets limpa automaticamente a formatação oculta.

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6. Volte a carregar o ficheiro

Por vezes, voltar a carregar o ficheiro pode ajudar se o carregamento anterior falhou ou ocorreu num período de tráfego intenso, mas não garante uma posição mais avançada na fila. Isto é especialmente útil se:

• Carregou o ficheiro num momento de tráfego intenso
• Outra importação estava a bloquear a fila
• Fez alterações ao ficheiro

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Alternativas mais rápidas à importação de CSV

Se lida regularmente com grandes volumes de dados de contactos, o CSV pode não ser a opção mais rápida. Considere:

• Integrações nativas O HubSpot, o Salesforce, o Pipedrive, o Zoho e outros sincronizam os contactos automaticamente e não passam pela fila de CSV.
• API da CloudTalk Ideal para importações grandes ou frequentes. O endpoint Bulk Requests suporta operações de elevado volume.
• Zapier ou Make A melhor opção para fontes dinâmicas como o Google Sheets. Depois de configurado, as atualizações chegam automaticamente à CloudTalk.

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Quando contactar o Suporte

Deve contactar o Suporte se:

• A importação permanecer em Importação de contactos em curso durante mais de uma hora
• A importação nunca começar, mesmo em horas de pouco tráfego
• Voltar a carregar o ficheiro produzir o mesmo resultado
• Não aparecer nenhum contacto após várias tentativas
• O ficheiro ficar sistematicamente parado, mesmo quando dividido em partes mais pequenas

Inclua:

• O seu ficheiro CSV
• Uma captura de ecrã da janela de importação, se disponível
• A hora aproximada do carregamento
• O tamanho do ficheiro

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