Como importar contactos para a CloudTalk a partir de um ficheiro

Nível de utilizador:

• Admin

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Preparação dos dados

Ao importar contactos a partir de um ficheiro, é atualmente necessário o formato .csv . Existem vários tipos de software que lhe permitem guardar os seus dados em CSV. No caso mais comum, a utilização do Excel, pode aceder a Ficheiro > Guardar como. No campo Nome do ficheiro, selecione o formato CSV . É muito importante configurar o seu ficheiro CSV de acordo com o nosso modelo de ficheiro CSV. Para aceder a este modelo, na sua conta do CloudTalk Dashboard, navegue até Contactos > Lista > Importar contatos em massa e depois clique em Descarregar modelo no canto inferior esquerdo. Note que pode eliminar com segurança quaisquer colunas não utilizadas do modelo.Se só precisar de importar dados básicos como name, phone ou email, pode remover todas as outras colunas sem qualquer problema.

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Exemplo de colunas na sua folha de cálculo

Coluna	Descrição	Exemplo
name	Nome próprio e apelido do contacto. Este campo tem de conter pelo menos um carácter.	Jane Smith
phone	Os números de telefone podem ser indicados em formato internacional (E.164) ou em formato local. Se um número não incluir o indicativo do país, a CloudTalk aplica o código de país padrão das definições da sua conta.Para obter os melhores resultados, recomendamos o formato E.164. Pode incluir vários números de telefone separados por dois pontos (:).	+141555501230908678545+14155550123:+12125550189
email	Endereço de email principal. Pode incluir vários endereços de email neste campo, separados por dois pontos (:).	[email protected][email protected]:[email protected]
email2	Endereço de email adicional. Este campo é mantido por retrocompatibilidade com o sistema original.	[email protected]
title	Cargo do contacto.	Head of Sales
company	Nome da empresa a que o contacto pertence.	Acme Corp
address	Morada do contacto.	Main Street 1, San Francisco
favorite_agent	Endereço de email de um agente da CloudTalk a atribuir como agente preferido do contacto. Se o email corresponder a um agente existente, o agente é atribuído. Se não for encontrada correspondência, a importação desta linha falha.	[email protected]
tag	Uma ou mais tags a atribuir ao contacto. Várias tags têm de ser separadas por dois pontos (:). As tags existentes são reutilizadas; as novas tags são criadas automaticamente se ainda não existirem.	coldlead:webinar:priority
Atributos personalizados	Quaisquer campos adicionais que queira importar. Estes têm de ser criados primeiro como atributos personalizados nas Definições da conta e os nomes das colunas têm de corresponder exatamente.	industry → Saúde

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Coluna do país (formatos suportados)

Se o seu ficheiro CSV incluir uma coluna country, a CloudTalk aceita vários formatos de país para facilitar as importações. Pode utilizar:

• Códigos de país de duas letras, por exemplo: US, GB, DE
• Códigos de país de três letras, por exemplo: USA, FRA, DEU
• Nomes completos dos países em inglês, por exemplo: United States, Germany, France
• Variantes comuns e inequívocas, por exemplo: United States of America, Great Britain, Trinidad & Tobago

A CloudTalk normaliza automaticamente as diferenças de formatação mais comuns, incluindo:

• valores em maiúsculas e minúsculas
• espaços adicionais antes, depois ou dentro do valor
• a utilização de & em vez de and (e vice-versa)

Se o valor do país não puder ser reconhecido, a linha falha com uma mensagem de erro clara a indicar que o valor do país é inválido.

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Atributos personalizados

Para garantir que os campos de contacto adicionais do seu ficheiro CSV são apresentados corretamente nos contactos, terá de os adicionar como atributos personalizados nas definições do seu dashboard.

1. No dashboard, navegue até Conta > Definições.
2. No separador Definições gerais, desça até à secção Contactos.
3. É aqui que pode adicionar os nomes dos seus campos personalizados, selecionando + Adicionar Atributo Personalizado. Certifique-se de que os nomes que introduz aqui correspondem aos nomes do seu CSV, tanto na ortografia como nas maiúsculas e minúsculas.

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Importar contactos a partir de um ficheiro

Quando o ficheiro CSV estiver concluído e guardado no formato correto, está pronto a ser importado.

1. Aceda a Contactos > Lista > Importar contatos em massa.
   
2. Carregue o ficheiro CSV.
3. Adicione tags aos seus contactos: crie uma tag como forma de identificação dos contactos que está a importar. Esta tag é importante para as campanhas do Dialer e pode ser utilizada para filtrar contactos.
   
4. Selecione Confirmar para iniciar a importação.

Depois de carregar o ficheiro, a importação aparece em Contactos > Arquivos importados, onde pode acompanhar o respetivo progresso e analisar os resultados.

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Arquivos importados

A CloudTalk mantém um histórico claro de todas as importações de CSV, para que possa acompanhar facilmente o que aconteceu, detetar problemas e corrigi-los sem contactar o Suporte. Quando abre uma tarefa de importação, a CloudTalk apresenta um detalhe completo, incluindo:

• Número total de linhas do ficheiro
• Número de contactos importados com sucesso
• Número de contactos que falharam (caso existam)
• Um estado linha a linha com mensagens de resultado claras. Cada linha com falha inclui um motivo específico que explica por que razão o contacto não pôde ser importado.

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O que acontece se uma importação falhar

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Erros globais de importação

Se a importação falhar antes de processar as linhas, verá uma mensagem de erro global a explicar o motivo, por exemplo:

• Não foi possível carregar o ficheiro
• Indisponibilidade temporária do serviço (normalmente resolve-se sozinha ao fim de pouco tempo. Se o problema persistir ou ocorrer várias vezes no espaço de algumas horas, o Suporte da CloudTalk pode ajudar a investigar)
• O tamanho do ficheiro excede 8 MB

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Importações parciais

A CloudTalk já não rejeita o ficheiro inteiro por causa de um contacto inválido.

• Os contactos válidos são importados com sucesso
• Os contactos inválidos são marcados como Falhou
• Uma importação com este resultado é apresentada com um estado «Concluído» a laranja, indicando que a importação terminou, mas que algumas linhas falharam.
• Se demasiadas linhas falharem (o limite é de 1000 registos com falha), a importação pode ser interrompida para evitar dados incorretos.

Pode descarregar o relatório de erros, corrigir apenas as linhas com falha e voltar a carregá-las.

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Como corrigir as linhas com falha

1. Abra Contactos > Arquivos importados
2. Clique em Ver detalhes na importação que falhou
3. Analise o motivo da falha de cada contacto
4. Descarregue o relatório de erros (se estiver disponível)
5. Corrija apenas as linhas com falha no seu CSV
6. Volte a carregar o ficheiro corrigido

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Lista de erros das linhas com falha e como resolvê-los

Nome do erro	Descrição	Como corrigir
The value X in column Y is not a valid phone number.[phone, columnIndex]	O número não é um número de telefone local ou internacional válido.	Introduza um número de telefone válido, em formato internacional (por exemplo, +14155550123) ou em formato local com o país predefinido correto configurado.
The value X in column Y is not a valid email address.[email, columnIndex]	O valor indicado é um email inválido.	Introduza um formato de email válido (por exemplo, [email protected])
The [columnName] value in column 1 is required.	Falta uma coluna obrigatória ou está vazia.	Verifique se existem espaços adicionais nos cabeçalhos das colunas e garanta que as colunas obrigatórias estão corretamente identificadas e preenchidas.
The X value in column Y is required.[fieldName, columnIndex]	Está a tentar carregar o contacto sem o número de telefone ou o email.O campo phone ou email é obrigatório para que a CloudTalk importe este contacto.	Reveja o contacto e certifique-se de que é indicado pelo menos um identificador válido (número de telefone em formato E.164 ou endereço de email).
The provided X value in column Y exceeds the maximum length of N characters.[fieldName, columnIndex, max]	Foi excedido o número máximo de caracteres permitido para uma coluna.	Encurte o valor para que fique dentro do limite de caracteres permitido para este campo.
The provided X value in column Y must be at least N characters long.[fieldName, columnIndex, max]	O número de caracteres indicado é inferior ao comprimento mínimo exigido.	A coluna name tem de conter pelo menos 1 carácter. Este campo é obrigatório.Todos os outros campos (como company, website, title, industry, address, city, zip, etc.) são opcionais.Se algum campo opcional ficar vazio, não será importado qualquer valor para esse campo.
The value X in column Y is not a valid website address.[columnName]	O valor na coluna website não é um endereço de site válido.	Reveja e volte a carregar um endereço de site válido.
The value X in column Y is invalid.[displayFieldName, columnIndex]	Trata-se de um erro genérico. O valor na coluna é inválido.	Reveja o valor deste contacto e corrija eventuais erros óbvios. Se não tiver a certeza de como o resolver, contacte a nossa equipa de suporte.

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Comprimento máximo de caracteres

Se um valor exceder o comprimento máximo, reduza o número de caracteres e volte a carregar o ficheiro. Todos os outros campos são opcionais. Se um campo opcional ficar vazio, não será importado qualquer valor para esse campo.

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Precisa de ajuda ou tem alguma questão? Basta contactar-nos através do nosso portal de suporte — estamos aqui para si.