Problemas de importación en las Campañas

Nivel de usuario: Admin

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Síntomas

Puedes encontrarte con una o varias de estas situaciones:

• Los contactos aparecen en Contactos, pero no en la audiencia de la Campaña
• La Campaña muestra menos contactos de los esperados
• Los contactos aparecen en la audiencia, pero no en la lista del Marcador
• Una Campaña basada en etiquetas incluye solo una parte de los contactos etiquetados
• Una Campaña basada en una lista del CRM tiene menos contactos que la propia lista del CRM
• La Campaña basada en una lista del CRM se queda vacía aunque la lista del CRM contenga contactos

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En qué se diferencia la creación de la audiencia de una Campaña de una importación de contactos

Importar contactos a una Campaña no es lo mismo que importarlos a la sección Contactos. Una importación de contactos solo necesita guardar el contacto en tu directorio. Una importación en una Campaña también tiene que comprobar si el contacto se puede usar dentro de la Campaña. Por eso, las importaciones en Campañas incluyen pasos adicionales, como:

• Comprobar que el contacto cumple los filtros de la Campaña
• Confirmar que el número de teléfono se puede usar para llamadas salientes
• Preparar el contacto para el flujo de marcación de la Campaña

Esto significa que los contactos pueden aparecer correctamente en Contactos y, aun así, dar lugar a una audiencia de la Campaña vacía o incompleta si no se cumplen algunas condiciones de la Campaña.

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Causas principales

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⚠️ Las etiquetas no coinciden con las condiciones de la Campaña

Las Campañas exigen que las etiquetas coincidan exactamente. Si la Campaña usa demo_leads, pero el contacto tiene demo-leads o Demo_Leads, el contacto no se incluirá.

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⚠️ Las etiquetas no se aplicaron correctamente

Puede que los contactos no tengan la etiqueta por estos motivos:

• Nombre de etiqueta incorrecto
• La etiqueta no existe en Configuración > General > Contactos
• La automatización o la sincronización con el CRM no aplica la etiqueta como se espera

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⚠️ Problemas de pertenencia a la lista del CRM

Los contactos de las listas del CRM no aparecerán en una Campaña cuando:

• La lista del CRM no incluye el contacto
• La lista es privada o restringida, por lo que CloudTalk no puede acceder a ella
• La sincronización con el CRM aún no ha actualizado la lista
• Las condiciones de filtrado de la lista del CRM excluyen el contacto

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⚠️ Contactos duplicados en varias listas del CRM

Cuando seleccionas varias listas del CRM:

• CloudTalk elimina automáticamente los duplicados
• Un contacto que aparece en varias listas se añade una sola vez

Esto puede hacer que el número total de contactos de la Campaña sea menor de lo esperado.

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⚠️ Se fusionaron contactos por tener el mismo número de teléfono

CloudTalk fusiona los contactos que comparten el mismo número de teléfono. Esto puede provocar que:

• Se sobrescriba una etiqueta
• El contacto fusionado pierda el valor esperado que usa la Campaña
• La sincronización con el CRM sobrescriba los datos de CloudTalk

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⚠️ Problemas de elegibilidad para el Marcador

Los contactos pueden aparecer en la audiencia de la Campaña, pero el Marcador los omite si:

• El número no tiene código de país
• El número tiene problemas de formato
• El número de salida no puede llamar a ese país
• No hay ningún agente asignado
• No se ha seleccionado ningún identificador de llamada saliente
• Se excluyen los contactos marcados recientemente

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Solución paso a paso

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1. Revisa la configuración de la Campaña

1. Abre la Campaña.
2. Comprueba cómo se crea la audiencia:
   • Etiquetas
   • Listas de contactos del CRM
3. Compara esta configuración con los contactos que esperas ver.

Ejemplo: Si la Campaña exige la etiqueta demo_leads, pero el contacto tiene demo-leads, quedará excluido. Las etiquetas deben coincidir exactamente.

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2. Comprueba que los contactos tienen las etiquetas correctas

Como las etiquetas no aparecen en ningún historial de importación, tienes que comprobar tanto que la etiqueta existe en tu espacio de trabajo como que está asignada al contacto.

1. Ve a Contactos.
2. Abre el panel de Filtros y busca con Filtrar por etiqueta.
   • Si la etiqueta no aparece en la lista, significa que la etiqueta no existe en CloudTalk.
   • Crea o corrige la etiqueta en Configuración > General > Contactos.
3. Busca un contacto que debería estar incluido en la Campaña.
4. Abre el contacto y comprueba si la etiqueta necesaria aparece en los detalles del contacto.

Si la Campaña usa una lista del CRM, no verás esa lista en CloudTalk. Para confirmar la pertenencia a una lista del CRM, tienes que comprobarlo directamente en tu CRM.

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3. Comprueba la pertenencia a la lista del CRM (en tu CRM)

Si la Campaña usa una lista del CRM:

1. Abre tu CRM.
2. Abre la lista que se usa en la Campaña.
3. Confirma que el contacto está incluido.
4. Confirma que la lista:
   • Es pública / accesible
   • No tiene el acceso limitado
   • No está filtrada de forma demasiado restrictiva

Si la lista no incluye el contacto, CloudTalk no puede añadirlo a la Campaña.

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4. Vuelve a abrir la Campaña para que recargue la vista de la audiencia

CloudTalk no ofrece un botón manual de “actualizar” para las audiencias de las Campañas. Para recargar la audiencia:

1. Sal de la página de la Campaña.
2. Ábrela de nuevo desde la lista principal de Campañas.
3. Espera un momento a que la audiencia se vuelva a generar.

Si los contactos aparecen después de volver a abrirla, la audiencia simplemente necesitaba recargarse.

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5. Si los contactos aparecen en la audiencia, pero no en la lista del Marcador

Esto significa que la Campaña aceptó los contactos, pero el Marcador no los añadió a la cola de llamadas. Comprueba lo siguiente: Número de salida

• Asegúrate de que la Campaña tiene un número de salida válido (identificador de llamada).

Asignación de agentes

• Debe haber al menos un agente asignado.
• El agente debe tener permiso para hacer llamadas salientes.

Elegibilidad del número de teléfono El Marcador puede omitir un número si:

• No tiene código de país
• El formato del número no es válido
• El número de salida seleccionado no puede llamar a ese país

Eliminación de duplicados

• Si varios contactos comparten el mismo número de teléfono, CloudTalk añade ese número a la lista del Marcador una sola vez.

Contactos marcados recientemente

• Los contactos pueden quedar excluidos si ese mismo número se marcó hace poco, según la lógica de tu Marcador.

Pruebas Si no tienes claro si el Marcador funciona correctamente, crea una Campaña de prueba pequeña con una sola etiqueta sencilla y comprueba si el Marcador prepara los contactos.

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Cuándo contactar con atención al cliente

Deberías contactar con atención al cliente si:

• Los contactos aparecen en Contactos, pero nunca en la audiencia de la Campaña
• La etiqueta correcta está aplicada, pero la audiencia sigue vacía
• Una Campaña basada en una lista del CRM muestra menos contactos que la lista del CRM
• La lista del Marcador sigue vacía a pesar de tener números válidos y audiencia en la Campaña
• Volver a abrir la Campaña no actualiza la audiencia
• La misma etiqueta o lista del CRM se comporta de forma distinta en cada Campaña

Envía:

• El nombre de la Campaña
• Si la Campaña usa etiquetas o una lista del CRM
• El número de contactos esperado y el real
• Capturas de pantalla de:
  • Los detalles de un contacto afectado (con las etiquetas visibles)
  • La audiencia de la Campaña
  • La lista del Marcador
• Para las Campañas basadas en listas del CRM:
  • El nombre de la lista del CRM
  • Una captura de pantalla del contacto dentro de la lista del CRM
  • La confirmación de que la lista es pública / sin restricciones

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