Dans cet article, vous apprendrez à configurer les Heures d’ouverture dans CloudTalk afin de définir les règles de votre entreprise pour la réception des appels, de router les appels reçus en dehors des heures de travail et de définir des exceptions pour les jours fériés et les occasions spéciales.
Configurer les Heures d’ouverture
Paramètres au niveau de l’entreprise (globaux)
Les Heures d’ouverture définies au niveau de l’entreprise s’appliquent par défaut à tous les numéros de téléphone.Si des Heures d’ouverture sont configurées pour un numéro précis dans la section Numéros, les règles au niveau de l’entreprise ne s’appliquent plus à ce numéro.
Configuration
Depuis le CloudTalk Dashboard :- Accédez à Compte > Paramètres.
- Ouvrez l’onglet Heures d’ouverture.
-
Activez les Heures d’ouverture pour commencer à définir des règles et des exceptions.
- Enregistrer les modifications une fois terminé.
Paramètres au niveau du numéro
Vous pouvez définir des Heures d’ouverture distinctes pour chaque numéro de téléphone. C’est utile lorsqu’un numéro appartient à une filiale située dans un autre pays ou un autre fuseau horaire, ou lorsqu’il nécessite des horaires de travail ou des jours fériés spécifiques.Lorsque des Heures d’ouverture sont configurées pour un numéro précis, les Heures d’ouverture au niveau de l’entreprise ne s’appliquent plus à ce numéro. Les paramètres au niveau du numéro sont toujours prioritaires.
Configuration
Pour configurer les heures d’ouverture d’un numéro de téléphone précis :- Accédez à l’onglet Numéros dans le Dashboard.
- Sélectionnez l’icône de modification (crayon) à côté du numéro
- Ouvrez l’onglet Heures d’ouverture.
-
Activez les Heures d’ouverture. Ajoutez des règles et des exceptions selon vos besoins.
- Enregistrer les modifications.
Démonstration vidéo
Paramètres des Heures d’ouverture
Jours fériés
Les jours fériés sont organisés par pays.- Pour les Heures d’ouverture au niveau de l’entreprise, le calendrier des jours fériés repose sur le Code de pays par défaut sélectionné dans Compte > Général > Réglages de base.
- Pour les Heures d’ouverture au niveau du numéro, le calendrier des jours fériés repose sur le pays dans lequel le numéro sélectionné est enregistré.
Si vous avez des numéros slovaques (SK), tchèques (CZ) et américains, l’activation des jours fériés au niveau de l’entreprise fera que chaque numéro sera considéré comme hors des heures d’ouverture pendant les jours fériés de son pays respectif :
- les numéros SK pendant les jours fériés slovaques
- les numéros CZ pendant les jours fériés tchèques
- les numéros américains pendant les jours fériés fédéraux américains
Type
Le paramètre Type détermine ce qu’il advient des appels reçus en dehors des Heures d’ouverture définies.
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Rediriger vers le numéro
Les appelants sont redirigés vers un numéro de téléphone externe. -
Messagerie vocale
Les appelants sont dirigés vers la messagerie vocale pour laisser un message. -
Lire le son
Les appelants entendent un message enregistré du type « merci de rappeler plus tard ». Une fois l’enregistrement terminé, l’appel est automatiquement coupé. -
Jouer le son et messagerie vocale
Les appelants entendent un message enregistré, puis sont dirigés vers la messagerie vocale.
- un numéro de téléphone externe
- la messagerie vocale d’un agent
- un fichier son enregistré
Vos Heures d’ouverture
Dans cette section, vous définissez vos horaires d’activité habituels.- Vous pouvez ajouter plusieurs règles pour couvrir différents jours ou plages horaires.
- Au moins une règle d’Heures d’ouverture est obligatoire lorsque les Heures d’ouverture sont activées.
Exceptions
Les exceptions vous permettent de créer des règles ponctuelles qui remplacent vos Heures d’ouverture habituelles à des dates précises, par exemple :- événements spéciaux
- journées de travail écourtées
- fermetures exceptionnelles
- plages de support irrégulières
- Les journées de travail écourtées
- Les fermetures ponctuelles
- Les plages de support irrégulières
À savoir sur les calendriers de jours fériés
- Jours fériés nationaux uniquement. Les calendriers couvrent les jours fériés observés à l’échelle nationale. Les jours fériés régionaux ne sont pas inclus, ce qui compte surtout en Australie, au Brésil, en Argentine, en Suisse, au Canada, en Nouvelle-Zélande, au Chili, en Espagne, en Allemagne et au Royaume-Uni. Par exemple, la fête du Travail d’un État australien, la Fête-Dieu d’un canton suisse ou l’Anniversary Day d’une région néo-zélandaise n’y figureront pas. Utilisez les Exceptions pour ajouter ces journées à vos propres numéros.
- États-Unis, Canada : jours fériés fédéraux uniquement. Les États et les provinces observent des journées supplémentaires.
- Certaines dates sont fixées chaque année par les pouvoirs publics. Les ponts et les journées spéciales ponctuelles (par exemple les ponts approuvés par le cabinet en Thaïlande, les feriados puente argentins, les journées spéciales chômées décrétées par le président aux Philippines, les jours de rattrapage à Taïwan et le cuti bersama indonésien) ne sont inclus qu’une fois officiellement annoncés : les années à venir peuvent donc ne pas les afficher.
- Les fêtes islamiques ne sont pas incluses pour l’Indonésie, Singapour et les Philippines. Leurs dates dépendent de l’observation de la lune et ne peuvent pas être publiées à l’avance. Les fêtes religieuses de la Turquie sont incluses jusqu’en 2035, l’horizon publié par sa Présidence des affaires religieuses.
- Il vous manque une journée que nous ne couvrons pas ? Ajoutez-la sous Exceptions dans vos paramètres d’Heures d’ouverture.
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