Een follow-up-SMS automatiseren

​

Vereisten

• U bent geregistreerd met een Essential-, Expert- of Custom-abonnement bij CloudTalk
• U bent admin van het account
• Uw account bevat minimaal één SMS-geschikt nummer

​

Workflow-automatisering instellen

• Als er een gesprek heeft plaatsgevonden tussen een agent en de eindklant en het gesprek is getagd als “lead”, stuur dan een follow-up-SMS naar de klant om zijn ervaring te verbeteren.

​

Stappen

1. Voordat u de workflow aanmaakt, moet u een uniek paar API-sleutels genereren voor later gebruik. Ga in het Dashboard naar Account > Instellingen en klik op de kop API-sleutels. Genereer indien nodig een nieuw paar API-sleutels door op de knop + API-sleutel toevoegen te klikken. Kopieer en plak deze waarden in een beveiligd document of bewaar ze veilig voor later gebruik in dit proces
2. Klik vanuit Account -> Workflowautomatiseringen in het Dashboard op de blauwe knop + Workflow toevoegen.
   
3. Vul bij Naam een beschrijvende naam voor de workflow in.
   
4. De eerste stap van elke workflow is de Trigger. Omdat de gewenste automatisering pas mag plaatsvinden nadat een gesprek heeft plaatsgevonden en de tags ervan definitief zijn, stelt u het triggerobject in dit geval het best in op Oproep en kiest u Beëindigd als triggeractie. Zo wordt de automatisering geactiveerd wanneer een gesprek wordt afgesloten.
   
5. Om de automatisering te verfijnen, stelt u een extra Voorwaarde in zodat deze alleen voor relevante gesprekken wordt getriggerd. Concreet wilt u dat de automatisering alleen geldt voor gesprekken waarvan de gesprekstags de waarde “lead” bevatten. Klik hiervoor in het veld Eigenschap en maak een voorwaarde met een dynamische waarde. Selecteer rechts in het gedeelte “Nuttige gegevens voor uw workflow” de eigenschap “tags” om het veld te vullen met de bijbehorende dynamische waarde. De resulterende notatie moet overeenkomen met het onderstaande voorbeeld.
   
6. In het tweede veld, Operand, kiest u “contains” uit de vervolgkeuzelijst. Zorg er bij het kiezen van uw operand voor dat deze logisch past in uw uiteindelijke uitspraak (zo werkt “is greater than or equal to” het beste bij een numerieke waarde).
7. Voer in het derde veld, Waarde, de exacte waarde in die de tags moeten bevatten om de actie te triggeren. Zorg ervoor dat de waarde exact overeenkomt met de tagnaam, inclusief hoofdlettergebruik. Raadpleeg de voorbeeldwaarden in de zijbalk Nuttige gegevens voor uw workflow om het juiste formaat te zien.
8. Klik op Bevestigen en doorgaan om door te gaan naar het instellen van de Actie
   
   Tip: omdat elke SMS extra kosten met zich meebrengt, kunt u extra voorwaarden aan dit scenario toevoegen om te voorkomen dat er een follow-up-SMS wordt verzonden, zelfs wanneer de tag aanwezig is. U kunt de uitvoering bijvoorbeeld beperken tot bepaalde oproeprichtingen of agenten. Wilt u weten hoe u meerdere voorwaarden in één stap combineert? Lees dan ons artikel over voorwaarden.
9. De volgende stap is het kiezen van de actie die wordt uitgevoerd wanneer aan de voorwaarden is voldaan. Klik op + Actie toevoegen en selecteer het actietype SMS.
   
10. Zodra de actie SMS is geselecteerd, ziet u verschillende sets Sleutel - Formaat - Waarde velden in het gedeelte Waarden van de configuratie. Deze sets geven de configuratie aan die nodig is om de SMS-automatisering te laten werken. Het veld Sleutel in elke set is vooraf ingevuld en kan niet worden gewijzigd. Met het gedeelte Waarde van deze sets configureert u het follow-up-SMS-bericht dat verzonden wordt. Het wordt afgeraden om de configuratie van Formaat aan te passen.
11. In de set met de Sleutel “recipient” configureert u het nummer waarnaar de follow-up-SMS moet worden verzonden. In dit geval moet de follow-up-SMS naar de eindklant worden verzonden. Het nummer van de klant vindt u in de tabel Nuttige gegevens voor uw workflow onder de tag external_number. Klik in het veld Waarde van de set en selecteer daarna rechts in het gedeelte “Nuttige gegevens voor uw workflow” de eigenschap external_number. Na deze klik wordt er een dynamische verwijzing toegevoegd aan het veld Waarde van de betreffende set in de configuratie van de SMS-actie. De resulterende notatie moet overeenkomen met het onderstaande voorbeeld.
    
12. In de set met de Sleutel “sender” configureert u het nummer waarvandaan de SMS moet worden verzonden. Meestal is dit voor alle follow-up-SMS’en hetzelfde nummer. Houd er rekening mee dat het hier geselecteerde nummer SMS-berichten moet kunnen verzenden, wat mogelijk niet voor alle nummers in uw account geldt. Voer het internationale formaat van het SMS-geschikte nummer in het veld Waarde in.
13. In de set met de Sleutel “text” configureert u de inhoud van de follow-up-SMS. U kunt dynamische verwijzingen in de berichttekst gebruiken voor een persoonlijkere ervaring voor de gebruiker.
    
14. De laatste stap is het configureren van de autorisatie voor de SMS-actie. Voer de API-gegevens (opgehaald in stap 1) in in de sets met de Sleutels “api_key_id” en “api_key_secret”. Vervang de tijdelijke waarden in de velden Waarde en zorg ervoor dat er geen extra spaties of tekens worden toegevoegd.
    
15. Klik op Bevestigen en doorgaan om de configuratie van de actiestap af te ronden.
16. Klik op Opslaan om de configuratie van de workflow af te ronden.
17. Om uw follow-up-SMS-automatisering te activeren, schakelt u uw workflow in door de schakelaar naast de workflownaam op Aan te zetten.
    

​

Tips voor probleemoplossing

• CloudTalk ondersteunt het verzenden van SMS-berichten naar korte nummers of shortcodes niet.
• Bij het instellen van een waarde voor een voorwaarde die zoekt op tags > contains zijn spelling, hoofdlettergebruik en woordkeuze belangrijk. Als de tag op gesprekken bijvoorbeeld “lead” is, maar de ingevoerde waarde een typefout bevat (“leda”), een ander hoofdlettergebruik (“Lead”) of een ander woord (“prospect”), vindt uw voorwaarde nooit een overeenkomst.
• Zorg ervoor dat het nummer dat voor het verzenden van SMS wordt gebruikt SMS-geschikt is.
• Zorg dat er voldoende tegoed op uw account staat voor het verzenden van SMS.
• Controleer of nummers in internationaal formaat staan.
• Het actietype SMS stuurt verzoeken naar ons API-endpoint, waardoor de gebruikelijke API-limieten gelden. Het maximum is 60 verzoeken per minuut. Let op: deze limiet geldt voor alle API-verzoeken, dus gelijktijdige verzoeken tellen mee voor deze limiet.