Cómo importar contactos a CloudTalk desde un archivo

Nivel de usuario:

• Administrador

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Preparación de los datos

Al importar contactos desde un archivo, actualmente requerimos el formato .csv . Hay varios tipos de software que te permiten guardar tus datos como CSV. En el caso más habitual, el de Excel, puedes ir a Archivo > Guardar como. En el campo Nombre del archivo, selecciona el formato CSV . Es muy importante configurar tu archivo CSV según nuestra plantilla de archivo CSV. Para acceder a esta plantilla, en tu cuenta de CloudTalk Dashboard ve a Contactos > Importación Masiva y luego haz clic en Descargar plantilla en la esquina inferior izquierda. Ten en cuenta que puedes eliminar sin problema de la plantilla cualquier columna que no uses.Si solo necesitas importar datos básicos como el nombre, el teléfono o el correo electrónico, puedes eliminar todas las demás columnas sin ningún problema.

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Ejemplo de columnas en tu hoja de cálculo

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Columna de país (formatos admitidos)

Si tu archivo CSV incluye una columna country, CloudTalk admite varios formatos de país para facilitar las importaciones. Puedes usar:

• Códigos de país de dos letras, por ejemplo: US, GB, DE
• Códigos de país de tres letras, por ejemplo: USA, FRA, DEU
• Nombres completos de países en inglés, por ejemplo: United States, Germany, France
• Variantes comunes y no ambiguas, por ejemplo: United States of America, Great Britain, Trinidad & Tobago

CloudTalk normaliza automáticamente las diferencias de formato más habituales, entre ellas:

• valores en mayúsculas y minúsculas
• espacios adicionales antes, después o dentro del valor
• usar & en lugar de and (y viceversa)

Si el valor de país no se puede reconocer, la fila fallará con un mensaje de error claro que indica que el valor de país no es válido.

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Atributos personalizados

Para asegurarte de que los campos de contacto adicionales de tu archivo CSV se muestran correctamente en los contactos, tendrás que añadirlos como atributos personalizados en la configuración de tu dashboard.

1. En el dashboard, ve a Configuración > General.
2. En la pestaña Configuración general, desplázate hasta la sección Contactos.
3. Aquí es donde puedes añadir los nombres de tus campos personalizados seleccionando + Agregar atributo personalizado. Asegúrate de que los nombres que introduces aquí coinciden con los de tu CSV, tanto en ortografía como en mayúsculas y minúsculas.

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Importar contactos desde un archivo

Cuando el archivo CSV esté completo y guardado en el formato correcto, ya está listo para importarse.

1. Ve a Contactos y haz clic en Importación Masiva.
   
2. Sube el archivo CSV.
3. Etiqueta tus contactos: crea una etiqueta como forma de identificación para los contactos que estás importando. Esta etiqueta es importante para las campañas del Marcador y puede usarse para filtrar contactos.
   
4. Selecciona Confirmar para iniciar la importación.

Después de subir el archivo, la importación aparece en Contactos > Archivos importados, donde puedes seguir su progreso y revisar los resultados.

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Archivos importados

CloudTalk guarda un historial claro de todas las importaciones de CSV para que puedas saber fácilmente qué ha pasado, detectar problemas y resolverlos sin contactar con atención al cliente. Cuando abres una tarea de importación, CloudTalk muestra un desglose detallado que incluye:

• Número total de filas del archivo
• Número de contactos importados correctamente
• Número de contactos que han fallado (si los hay)
• Un estado fila por fila con mensajes de resultado claros. Cada fila fallida incluye un motivo concreto que explica por qué no se pudo importar el contacto.

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Qué ocurre si falla una importación

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Errores globales de importación

Si la importación falla antes de procesar las filas, verás un mensaje de error global que explica el motivo, por ejemplo:

• No se ha podido cargar el archivo
• Interrupción temporal del servicio (suele resolverse sola al cabo de un rato. Si el problema persiste o se repite varias veces en pocas horas, la atención al cliente de CloudTalk puede ayudarte a investigarlo)
• El tamaño del archivo supera los 8 MB

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Importaciones parciales

CloudTalk ya no rechaza todo el archivo por un único contacto no válido.

• Los contactos válidos se importan correctamente
• Los contactos no válidos se marcan como Fallido
• Una importación con este resultado se muestra con un estado “Completado” en naranja, que indica que la importación terminó pero algunas filas fallaron.
• Si fallan demasiadas filas (el umbral es de 1000 registros fallidos), la importación puede detenerse para evitar datos incorrectos.

Puedes descargar el informe de errores, corregir solo las filas fallidas y volver a subirlas.

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Cómo corregir las filas fallidas

1. Abre Contactos > Archivos importados
2. Haz clic en Ver detalles en la importación fallida
3. Revisa el motivo del fallo de cada contacto
4. Descarga el informe de errores (si está disponible)
5. Corrige solo las filas fallidas de tu CSV
6. Vuelve a subir el archivo corregido

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Lista de errores de filas fallidas y cómo solucionarlos

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Longitud máxima de caracteres

Si un valor supera la longitud máxima, reduce el número de caracteres y vuelve a subir el archivo. Todos los demás campos son opcionales. Si dejas vacío un campo opcional, no se importará ningún valor para ese campo.

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