Cómo importar contactos a CloudTalk desde un archivo

Nivel de usuario:

• Administrador

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Preparación de los datos

Al importar contactos desde un archivo, actualmente requerimos el formato .csv . Hay varios tipos de software que te permiten guardar tus datos como CSV. En el caso más habitual, el de Excel, puedes ir a Archivo > Guardar como. En el campo Nombre del archivo, selecciona el formato CSV . Es muy importante configurar tu archivo CSV según nuestra plantilla de archivo CSV. Para acceder a esta plantilla, en tu cuenta de CloudTalk Dashboard ve a Contactos > Lista > Importar contactos en masa y luego haz clic en Descargar plantilla en la esquina inferior izquierda. Ten en cuenta que puedes eliminar sin problema de la plantilla cualquier columna que no uses.Si solo necesitas importar datos básicos como el nombre, el teléfono o el correo electrónico, puedes eliminar todas las demás columnas sin ningún problema.

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Ejemplo de columnas en tu hoja de cálculo

Columna	Descripción	Ejemplo
name	Nombre y apellidos del contacto. Este campo debe contener al menos un carácter.	Jane Smith
phone	Los números de teléfono se pueden indicar en formato internacional (E.164) o en formato local. Si un número no incluye código de país, CloudTalk aplicará el código de país predeterminado de la configuración de tu cuenta.Para obtener los mejores resultados, se recomienda usar el formato E.164. Puedes incluir varios números de teléfono separados por dos puntos (:).	+141555501230908678545+14155550123:+12125550189
email	Dirección de correo electrónico principal. Puedes incluir varias direcciones de correo electrónico en este campo, separadas por dos puntos (:).	[email protected][email protected]:[email protected]
email2	Dirección de correo electrónico adicional. Este campo se mantiene por compatibilidad con versiones anteriores del sistema original.	[email protected]
title	Cargo del contacto.	Head of Sales
company	Nombre de la empresa a la que pertenece el contacto.	Acme Corp
address	Dirección del contacto.	Main Street 1, San Francisco
favorite_agent	Dirección de correo electrónico de un agente de CloudTalk que se asignará como agente favorito del contacto. Si el correo coincide con un agente existente, se asigna ese agente. Si no se encuentra ninguna coincidencia, la importación de esta fila fallará.	[email protected]
tag	Una o varias etiquetas para asignar al contacto. Varias etiquetas deben separarse con dos puntos (:). Las etiquetas existentes se reutilizan; las nuevas se crean automáticamente si no existen.	coldlead:webinar:priority
Atributos personalizados	Cualquier campo adicional que quieras importar. Primero deben crearse como atributos personalizados en la Configuración de la cuenta, y los nombres de las columnas deben coincidir exactamente.	industry → Salud

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Columna de país (formatos admitidos)

Si tu archivo CSV incluye una columna country, CloudTalk admite varios formatos de país para facilitar las importaciones. Puedes usar:

• Códigos de país de dos letras, por ejemplo: US, GB, DE
• Códigos de país de tres letras, por ejemplo: USA, FRA, DEU
• Nombres completos de países en inglés, por ejemplo: United States, Germany, France
• Variantes comunes y no ambiguas, por ejemplo: United States of America, Great Britain, Trinidad & Tobago

CloudTalk normaliza automáticamente las diferencias de formato más habituales, entre ellas:

• valores en mayúsculas y minúsculas
• espacios adicionales antes, después o dentro del valor
• usar & en lugar de and (y viceversa)

Si el valor de país no se puede reconocer, la fila fallará con un mensaje de error claro que indica que el valor de país no es válido.

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Atributos personalizados

Para asegurarte de que los campos de contacto adicionales de tu archivo CSV se muestran correctamente en los contactos, tendrás que añadirlos como atributos personalizados en la configuración de tu dashboard.

1. En el dashboard, ve a Cuenta > Configuración.
2. En la pestaña Configuración general, desplázate hasta la sección Contactos.
3. Aquí es donde puedes añadir los nombres de tus campos personalizados seleccionando + Agregar atributo personalizado. Asegúrate de que los nombres que introduces aquí coinciden con los de tu CSV, tanto en ortografía como en mayúsculas y minúsculas.

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Importar contactos desde un archivo

Cuando el archivo CSV esté completo y guardado en el formato correcto, ya está listo para importarse.

1. Ve a Contactos > Lista > Importar contactos en masa.
   
2. Sube el archivo CSV.
3. Etiqueta tus contactos: crea una etiqueta como forma de identificación para los contactos que estás importando. Esta etiqueta es importante para las campañas del Marcador y puede usarse para filtrar contactos.
   
4. Selecciona Confirmar para iniciar la importación.

Después de subir el archivo, la importación aparece en Contactos > Archivos importados, donde puedes seguir su progreso y revisar los resultados.

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Archivos importados

CloudTalk guarda un historial claro de todas las importaciones de CSV para que puedas saber fácilmente qué ha pasado, detectar problemas y resolverlos sin contactar con atención al cliente. Cuando abres una tarea de importación, CloudTalk muestra un desglose detallado que incluye:

• Número total de filas del archivo
• Número de contactos importados correctamente
• Número de contactos que han fallado (si los hay)
• Un estado fila por fila con mensajes de resultado claros. Cada fila fallida incluye un motivo concreto que explica por qué no se pudo importar el contacto.

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Qué ocurre si falla una importación

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Errores globales de importación

Si la importación falla antes de procesar las filas, verás un mensaje de error global que explica el motivo, por ejemplo:

• No se ha podido cargar el archivo
• Interrupción temporal del servicio (suele resolverse sola al cabo de un rato. Si el problema persiste o se repite varias veces en pocas horas, la atención al cliente de CloudTalk puede ayudarte a investigarlo)
• El tamaño del archivo supera los 8 MB

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Importaciones parciales

CloudTalk ya no rechaza todo el archivo por un único contacto no válido.

• Los contactos válidos se importan correctamente
• Los contactos no válidos se marcan como Fallido
• Una importación con este resultado se muestra con un estado “Completado” en naranja, que indica que la importación terminó pero algunas filas fallaron.
• Si fallan demasiadas filas (el umbral es de 1000 registros fallidos), la importación puede detenerse para evitar datos incorrectos.

Puedes descargar el informe de errores, corregir solo las filas fallidas y volver a subirlas.

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Cómo corregir las filas fallidas

1. Abre Contactos > Archivos importados
2. Haz clic en Ver detalles en la importación fallida
3. Revisa el motivo del fallo de cada contacto
4. Descarga el informe de errores (si está disponible)
5. Corrige solo las filas fallidas de tu CSV
6. Vuelve a subir el archivo corregido

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Lista de errores de filas fallidas y cómo solucionarlos

Nombre del error	Descripción	Cómo corregirlo
The value X in column Y is not a valid phone number.[phone, columnIndex]	El número no es un número de teléfono local o internacional válido.	Introduce un número de teléfono válido en formato internacional (p. ej. +14155550123) o en formato local con el país predeterminado correcto configurado.
The value X in column Y is not a valid email address.[email, columnIndex]	El valor indicado no es un correo electrónico válido.	Introduce un formato de correo electrónico válido (p. ej. [email protected])
The [columnName] value in column 1 is required.	Falta una columna obligatoria o está vacía.	Comprueba que no haya espacios adicionales en los encabezados de columna y asegúrate de que las columnas obligatorias tienen el nombre correcto y están completadas.
The X value in column Y is required.[fieldName, columnIndex]	Estás intentando subir el contacto sin el número de teléfono ni el correo electrónico.Para que CloudTalk importe este contacto, es obligatorio el campo phone o email.	Revisa el contacto y asegúrate de que se indica al menos un identificador válido (número de teléfono en formato E.164 o dirección de correo electrónico).
The provided X value in column Y exceeds the maximum length of N characters.[fieldName, columnIndex, max]	Se ha superado el número máximo de caracteres permitido para una columna.	Acorta el valor para que se mantenga dentro del límite de caracteres permitido para este campo.
The provided X value in column Y must be at least N characters long.[fieldName, columnIndex, max]	El número de caracteres indicado está por debajo de la longitud mínima.	La columna name debe contener al menos 1 carácter. Este campo es obligatorio.Todos los demás campos (como company, website, title, industry, address, city, zip, etc.) son opcionales.Si dejas vacío algún campo opcional, no se importará ningún valor para ese campo.
The value X in column Y is not a valid website address.[columnName]	El valor de la columna website no es una dirección web válida.	Revísalo y vuelve a subir una dirección web válida.
The value X in column Y is invalid.[displayFieldName, columnIndex]	Este es un error genérico. El valor de la columna no es válido.	Revisa el valor de este contacto y corrige cualquier error evidente. Si no sabes cómo solucionarlo, contacta con nuestro equipo de atención al cliente.

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Longitud máxima de caracteres

Si un valor supera la longitud máxima, reduce el número de caracteres y vuelve a subir el archivo. Todos los demás campos son opcionales. Si dejas vacío un campo opcional, no se importará ningún valor para ese campo.

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