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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in CloudTalk die Geschäftszeiten konfigurieren, um unternehmensweite Regeln für die Annahme von Anrufen festzulegen, Anrufe außerhalb der Arbeitszeiten weiterzuleiten und Ausnahmen für Feiertage und besondere Anlässe einzurichten.
Benutzerebene: Admin

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Geschäftszeiten konfigurieren

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Einstellungen auf Unternehmensebene (global)

Geschäftszeiten auf Unternehmensebene gelten standardmäßig für alle Telefonnummern.
Wenn für eine bestimmte Nummer im Bereich Nummern Geschäftszeiten konfiguriert sind, gelten die Regeln auf Unternehmensebene für diese Nummer nicht mehr.

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Einrichtung

Im CloudTalk Dashboard:
  1. Gehen Sie zu Konto > Einstellungen.
  2. Öffnen Sie den Tab Geschäftszeiten.
  3. Aktivieren Sie den Schalter Geschäftszeiten, um Regeln und Ausnahmen festzulegen.
  4. Klicken Sie zum Abschluss auf Änderungen speichern.

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Einstellungen auf Nummernebene

Sie können für einzelne Telefonnummern separate Geschäftszeiten festlegen. Das ist praktisch, wenn eine Nummer zu einer Niederlassung in einem anderen Land oder einer anderen Zeitzone gehört oder wenn dafür eigene Arbeitszeiten oder Feiertage gelten.
Wenn für eine bestimmte Nummer Geschäftszeiten konfiguriert sind, gelten die Geschäftszeiten auf Unternehmensebene für diese Nummer nicht mehr. Die Einstellungen auf Nummernebene haben immer Vorrang.

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Einrichtung

So konfigurieren Sie die Geschäftszeiten für eine bestimmte Telefonnummer:
  1. Gehen Sie im Dashboard zum Tab Nummern.
  2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Nummer
  3. Öffnen Sie den Tab Geschäftszeiten.
  4. Aktivieren Sie den Schalter Geschäftszeiten. Fügen Sie nach Bedarf Regeln und Ausnahmen hinzu.
  5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

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Video-Demo

Dieses Video zeigt unser altes Dashboard und veranschaulicht, wie der Anrufablauf-Designer verwendet wird, um für jede Nummer eigene Geschäftszeiten zu konfigurieren.

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Einstellungen für Geschäftszeiten

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Feiertage

Feiertage sind nach Ländern organisiert.
  • Bei Geschäftszeiten auf Unternehmensebene richtet sich der Feiertagskalender nach der Standard-Ländervorwahl, die unter Konto > Allgemein > Grundeinstellungen ausgewählt ist.
  • Bei Geschäftszeiten auf Nummernebene richtet sich der Feiertagskalender nach dem Land, in dem die ausgewählte Nummer registriert ist.
Beispiel:
Wenn Sie slowakische (SK), tschechische (CZ) und US-Nummern haben und Feiertage auf Unternehmensebene aktivieren, gilt jede Nummer während der Feiertage des jeweiligen Landes als außerhalb der Geschäftszeiten:
  • SK-Nummern während der slowakischen Feiertage
  • CZ-Nummern während der tschechischen Feiertage
  • US-Nummern während der bundesweiten US-Feiertage
Unterstützte LänderArgentinien, Australien, Österreich, Belgien, Brasilien, Bulgarien, Kanada, Chile, Kolumbien, Costa Rica, Kroatien, Zypern, Tschechische Republik, Dänemark, Dominikanische Republik, El Salvador, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Hongkong, Ungarn, Island, Indonesien, Irland, Israel, Italien, Japan, Lettland, Litauen, Luxemburg, Mexiko, Niederlande, Neuseeland, Norwegen, Panama, Peru, Philippinen, Polen, Portugal, Rumänien, Russland, Serbien, Singapur, Slowakei, Slowenien, Südafrika, Spanien, Schweden, Schweiz, Taiwan, Thailand, Türkei, Ukraine, Vereinigtes Königreich, Vereinigte Staaten, Vietnam.

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Typ

Die Einstellung Typ legt fest, was mit Anrufen geschieht, die außerhalb der festgelegten Geschäftszeiten eingehen.
Verfügbare Optionen:
  • Umleitung zu Nummer
    Anrufer werden an eine externe Telefonnummer weitergeleitet.
  • Voicemail
    Anrufer werden zur Voicemail weitergeleitet, um eine Nachricht zu hinterlassen.
  • Ton abspielen
    Anrufer hören eine aufgezeichnete Nachricht im Stil von „Bitte rufen Sie später zurück”. Sobald die Aufnahme endet, wird der Anruf automatisch beendet.
  • Ton und Sprachnachricht abspielen
    Anrufer hören eine aufgezeichnete Nachricht und werden anschließend zur Voicemail weitergeleitet.
Je nach gewählter Option müssen Sie Folgendes angeben:
  • eine externe Telefonnummer
  • die Voicemail eines Agenten
  • eine aufgezeichnete Audiodatei
Wichtig:Wenn Sie Geschäftszeiten auf Unternehmensebene mit der Option Umleitung zu Nummer konfigurieren, sollten Sie Anrufe nicht an eine andere Nummer innerhalb desselben Unternehmens weiterleiten, sofern für diese Nummer nicht eigene Geschäftszeiten auf Nummernebene konfiguriert sind.
Andernfalls können Anrufe zwischen den Nummern in einer Schleife hängen bleiben, ohne jemals angenommen zu werden.

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Ihre Geschäftszeiten

In diesem Bereich legen Sie Ihre regulären Öffnungszeiten fest.
  • Sie können mehrere Regeln hinzufügen, um verschiedene Tage oder Zeitspannen abzudecken.
  • Wenn Geschäftszeiten aktiviert sind, ist mindestens eine Geschäftszeiten-Regel erforderlich.
Diese Regeln bestimmen, wann Ihre Nummer als erreichbar für Anrufe gilt.

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Ausnahmen

Mit Ausnahmen erstellen Sie einmalige Regeln, die Ihre regulären Geschäftszeiten an bestimmten Tagen außer Kraft setzen, zum Beispiel für:
  • besondere Veranstaltungen
  • verkürzte Arbeitstage
  • einmalige Schließungen
  • unregelmäßige Supportzeiten
Wichtig:
Ausnahmen ziehen keine Zeit von Ihren regulären Geschäftszeiten ab. Stattdessen ersetzen sie vollständig Ihre standardmäßigen Geschäftszeiten für die angegebenen Tage.
Beispiel: Angenommen, Ihre regulären Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag, 9:00 - 17:00 Uhr. Sie fügen eine Ausnahme für Freitag, den 7. Juni, von 10:00 - 12:00 Uhr hinzu. Am 7. Juni ist Ihre Nummer ausschließlich von 10:00 - 12:00 Uhr erreichbar. Alle übrigen Zeiten (auch Ihre normalen 9:00 - 17:00 Uhr) gelten als außerhalb der Geschäftszeiten. Damit eignen sich Ausnahmen ideal für:
  • verkürzte Arbeitstage
  • einmalige Schließungen
  • unregelmäßige Supportzeiten

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Wissenswertes zu den Feiertagskalendern

  • Nur nationale Feiertage. Die Kalender umfassen landesweit begangene Feiertage. Regionale Feiertage sind nicht enthalten, was vor allem in Australien, Brasilien, Argentinien, der Schweiz, Kanada, Neuseeland, Chile, Spanien, Deutschland und dem Vereinigten Königreich ins Gewicht fällt. So erscheinen beispielsweise der Labour Day eines australischen Bundesstaates, Fronleichnam in einem Schweizer Kanton oder ein regionaler Anniversary Day in Neuseeland nicht. Nutzen Sie Ausnahmen, um solche Tage für Ihre eigenen Nummern zu ergänzen.
  • Vereinigte Staaten, Kanada: nur bundesweite Feiertage. Einzelne Bundesstaaten und Provinzen begehen zusätzliche Tage.
  • Manche Termine werden jedes Jahr von der Regierung festgelegt. Brückentage und einmalige Sondertage (zum Beispiel die vom Kabinett beschlossenen Brückentage in Thailand, die feriados puente in Argentinien, die vom Präsidenten festgelegten arbeitsfreien Sondertage auf den Philippinen, die Nachholtage in Taiwan und die cuti bersama in Indonesien) werden erst nach der offiziellen Ankündigung aufgenommen, weshalb sie für künftige Jahre möglicherweise nicht angezeigt werden.
  • Islamische Feiertage sind nicht enthalten für Indonesien, Singapur und die Philippinen. Ihre Termine hängen von der Ankündigung der Mondsichtung ab und lassen sich nicht im Voraus veröffentlichen. Die religiösen Feiertage der Türkei sind bis 2035 enthalten, also für den Zeitraum, den das dortige Präsidium für Religionsangelegenheiten veröffentlicht.
  • Sie benötigen einen Tag, den wir nicht abdecken? Fügen Sie ihn unter Ausnahmen in Ihren Einstellungen für Geschäftszeiten hinzu.
Brauchen Sie Hilfe oder haben Sie eine Frage? Wenden Sie sich einfach über unser Support-Portal an uns — wir sind für Sie da.