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En este artículo encontrarás una introducción sobre cómo acceder a las Automatizaciones de flujo de trabajo, junto con un desglose de los pasos del flujo de trabajo, incluidos los activadores, las condiciones y las acciones.
Nivel de usuario: Admin

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Dónde encontrar las Automatizaciones de flujo de trabajo en CloudTalk

Para acceder a tus Automatizaciones de flujo de trabajo, ve a Cuenta > Automatizaciones de flujo de trabajo. La automatización de flujos de trabajo resulta especialmente útil si quieres automatizar tareas manuales innecesarias, tanto dentro de CloudTalk como en otras herramientas.
Las Automatizaciones de flujo de trabajo son ideales para automatizar acciones. Para transmitir los eventos de CloudTalk a tus propios sistemas en tiempo real, consulta Webhooks, disponible en Cuenta > Webhooks.

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Pasos de la automatización de flujos de trabajo

Dentro de cada automatización de flujo de trabajo puedes configurar distintos pasos para conseguir el comportamiento de automatización que quieras. La automatización de flujos de trabajo ofrece tres tipos de pasos que se pueden configurar dentro del flujo de trabajo:
  • Activador
  • Condición
  • Acción

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Activador

Un paso de Activador te permite definir el evento que inicia tu flujo de trabajo. Las acciones activadoras incluyen todos los datos relevantes sobre los objetos asociados, lo que te permite usar esa información dentro de tus flujos de trabajo. Actualmente, la automatización de flujos de trabajo de CloudTalk admite activadores para los siguientes objetos:
  • Llamar
  • Mensaje
  • Contacto
  • Nombre de usuario
  • Grabación
  • Transcripción
Ten en cuenta que cada flujo de trabajo solo puede tener un activador, pero un mismo evento activador puede poner en marcha varios flujos de trabajo a la vez. Cada vez que se produce un evento activador en tu cuenta, todos los flujos de trabajo vinculados a ese evento se ejecutan automáticamente. Los activadores son una parte esencial de cada flujo de trabajo y siempre deben incluirse.
Para más información sobre los activadores, su uso y los datos asociados, consulta nuestro artículo Activadores.

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Condición

Un paso de Condición actúa como un filtro en tu flujo de trabajo. Garantiza que solo continúen las ejecuciones que cumplen unos criterios concretos, como la duración de la llamada, el contenido del mensaje o los datos del contacto. Los pasos posteriores a la Condición solo se ejecutan si se cumplen los criterios, mientras que los pasos anteriores a la Condición no se ven afectados. Así puedes controlar el flujo y gestionar solo las situaciones que importan. Añadir un paso de Condición es totalmente opcional. Puedes añadir varias condiciones dentro de un mismo paso para crear filtros más avanzados. Para que la automatización continúe, deben cumplirse todas las condiciones de ese paso.
💡 Si buscas información más detallada sobre las Condiciones en los flujos de trabajo, consulta nuestro artículo dedicado aquí.

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Acción

En la automatización de flujos de trabajo, un paso de Acción es donde se lleva a cabo una tarea concreta de forma automática. Cuando se cumplen las condiciones anteriores a este paso, la acción se activa. Es el punto en el que el sistema ejecuta acciones según tu configuración.
Actualmente, CloudTalk ofrece cuatro tipos de acciones:
  • Solicitud de API
  • SMS
  • Speech to Text (solo visible cuando se usa el activador Grabación)
  • Enviar notificación a Slack
Cada flujo de trabajo de automatización necesita al menos una acción para funcionar como esperas. Puedes añadir varias acciones dentro del mismo flujo de trabajo para que tu automatización sea aún más eficiente.
Para ver ejemplos completos de sintaxis, consejos de uso y notas importantes sobre cómo renombrar los nodos de Acción, consulta la guía dedicada aquí.

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Renombrar los nodos de Acción y Condición

Para mayor claridad y para reconocerlos más fácilmente en flujos de trabajo complejos, puedes renombrar tus pasos de Acción y Condición y sustituir sus identificadores predeterminados por algo más descriptivo (p. ej., SendToCRM, NotifyTeam). Para renombrar un paso:
  1. Selecciona el paso de Acción o Condición que quieras renombrar.
  2. Haz clic en el icono de edición situado en la esquina superior izquierda de la tarjeta de configuración del paso, justo debajo del título del paso.
  3. Introduce el Identificador de acción que quieras para sustituir el predeterminado.
  4. Haz clic en Confirmar para guardar el nuevo identificador.
⚠️ Si renombras una Acción de Solicitud de API, asegúrate de actualizar todas las referencias a ella en tu flujo de trabajo. ¿No sabes cómo usar el resultado de una Solicitud de API en pasos posteriores? Lee el artículo dedicado para saber más.

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Usar varias Condiciones y Acciones en un mismo flujo de trabajo

Tu flujo de trabajo puede incluir un número ilimitado de Condiciones y Acciones consecutivas. Por ejemplo, puede que quieras configurar la siguiente automatización:
  • Para todas las llamadas de un cliente etiquetado como «VIP», quieres enviar una notificación de Slack a un canal general para que todos los agentes estén al tanto.
  • Para las llamadas entrantes de estos clientes, quieres enviar una notificación de Slack al canal de atención prioritaria.
Para este caso de uso solo necesitarías un flujo de trabajo:
  • Activador: Llamada iniciada
  • Primera condición: Las etiquetas del contacto contienen «VIP»
  • Primera acción: Enviar una notificación de Slack al canal general
  • Segunda condición: La dirección de llamada es «entrante»
  • Segunda acción: Enviar una notificación de Slack al canal de atención prioritaria
De este modo, una automatización envía distintas notificaciones de Slack en función de condiciones concretas durante una llamada. Cuando empieza una llamada, si el contacto está etiquetado como «VIP», se envía una notificación al canal general de Slack. Si la llamada es entrante, se envía otra notificación al canal de atención prioritaria. Aquí tienes más ejemplos de flujos de trabajo que puedes configurar:
¿Necesitas ayuda o tienes alguna pregunta? Escríbenos a través de nuestro Portal de atención al cliente : estamos aquí para ayudarte.