Kampagnen einrichten (altes Wählmodul)

Benutzerebene: Admin

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Kampagnen sind eine strukturierte Möglichkeit, ausgehende Anrufe an eine definierte Kontaktliste durchzuführen. Anstatt dass Agenten manuell suchen, wen sie als Nächstes anrufen, arbeitet das Wählmodul eine vordefinierte Zielgruppe automatisch ab – je nach Einrichtung ein Kontakt nach dem anderen oder parallel. Admins konfigurieren die Kampagne im Dashboard und legen dabei Zielgruppe, Anrufeinstellungen und Dispositionen fest. Agenten führen die Kampagne dann in der CloudTalk Phone Desktop-App aus, in der das Wählmodul jeden Kontakt der Reihe nach präsentiert und sie durch den Anruf führt. Typische Anwendungsfälle sind Lead-Qualifizierung, Vertriebsansprache, Nachfassaktionen bei Kunden und Verlängerungskampagnen.

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Kampagnenliste

Alle vergangenen, aktuellen und geplanten Kampagnen finden Sie unter Wählmodul > Kampagnen.

• Nutzen Sie die Suche und die Statusfilter, um eine bestimmte Kampagne zu finden.
• Sortieren Sie nach Namen über den Pfeil neben der Spaltenüberschrift Name.
• Über die Symbole in jeder Zeile führen Sie Aktionen aus:
  • Lupe: Kampagnendetails und Statistiken anzeigen
  • Stift: Einstellungen bearbeiten
  • Mülleimer: Kampagne löschen

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Kampagne hinzufügen

1. Wählen Sie + Kampagne hinzufügen, um eine neue Kampagne zu konfigurieren.
   
2. (Optional) Um Zeit zu sparen, können Sie mit Vorhandenes laden die Einstellungen einer bestehenden Kampagne übernehmen (siehe Vorhandenes laden).
3. Geben Sie einen Namen für Ihre Kampagne ein.
4. Wählen Sie den Status:
   • Aktiv: Die Kampagne ist für zugewiesene Agenten sofort sichtbar.
   • Inaktiv: Die Kampagne ist ausgeblendet, bis Sie sie aktivieren.
   • geplant: Aktivieren Sie Kampagne planen?, um Startdatum und -zeit festzulegen. Agenten sehen die Kampagne, können aber erst zum geplanten Zeitpunkt mit dem Anrufen beginnen.
   
5. Definieren Sie Ihre Zielgruppe. Wählen Sie eine oder beide Methoden:
   • Kontakte nach Tags auswählen: Alle Kontakte mit dem bzw. den ausgewählten Tags werden zur Anrufliste hinzugefügt. Wenn Sie mehrere Tags auswählen, wird jeder Kontakt mit mindestens einem dieser Tags einbezogen. Kontakte, die mehr Tags erfüllen, werden priorisiert.
   • Kontakte aus Ihrem CRM: Wenn eine Integration aktiv ist, die Kontaktlisten unterstützt, wählen Sie die CRM-Kontaktliste mit Ihrer gewünschten Zielgruppe aus. Mehr über den Import der Zielgruppe aus:
     1. HubSpot
     2. Salesforce
     3. Zoho CRM
     4. Pipedrive
     
6. (Optional) Aktivieren Sie Parallel Anrufen, wenn das Wählmodul mehrere Kontakte gleichzeitig anrufen soll. ⚠️ Hinweis: Parallel Anrufen ist ein kostenpflichtiges Add-on. Wenn Sie diesen Schalter nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Account Manager, um es freizuschalten. Wenn die Option aktiviert ist, legen Sie Folgendes fest:
   • Anzahl der parallelen Anrufe: wie viele Kontakte das Wählmodul gleichzeitig anruft.
   • Standard-Voicemail-Nachricht: die Aufnahme, die abgespielt wird, wenn eine Voicemail erkannt wird.
   Bleibt die Option deaktiviert, läuft die Kampagne sequenziell – ein Kontakt nach dem anderen.
   
7. Konfigurieren Sie die restlichen Kampagneneinstellungen (siehe Referenz der Kampagneneinstellungen unten).
8. Weisen Sie die Kampagne einer oder mehreren Gruppen oder Benutzern zu. Kampagnen ohne zugewiesene Benutzer oder Gruppen erscheinen nicht in den Anruf-Apps.
   
9. Öffnen Sie den Tab Disposition Einstellungen und konfigurieren Sie Ihre Schaltflächen für das Anrufergebnis (siehe Disposition Einstellungen unten.
10. Wählen Sie abschließend Kampagne erstellen.

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Vorhandenes laden

Beim Erstellen einer neuen Kampagne können Sie die Einstellungen einer früheren Kampagne automatisch übernehmen.

1. Gehen Sie zu Wählmodul > Kampagnen und wählen Sie + Kampagne hinzufügen.
2. Klicken Sie auf Vorhandenes laden.
   
3. Beginnen Sie zu tippen und wählen Sie eine frühere Kampagne aus der Liste.
   • Die neue Kampagne übernimmt die Einstellungen der ausgewählten Kampagne.
   • Der Name entspricht standardmäßig dem Original mit aufsteigender Nummer (z. B. Weihnachtskampagne → Weihnachtskampagne 2 → Weihnachtskampagne 3).
     
4. Prüfen Sie die Kampagneneinstellungen und passen Sie sie bei Bedarf an.
   • Prüfen Sie besonders die geplanten Zeiten und Tags.
   • ⚠️ Wenn Sie denselben Tag erneut verwenden, werden alle Kontakte, die diesen Tag noch tragen, erneut zur neuen Kampagne hinzugefügt, sofern Sie den Tag nicht manuell entfernen.
5. Klicken Sie abschließend auf Kampagne erstellen.

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Referenz der Kampagneneinstellungen

Einstellung	Beschreibung
Status	Wählen Sie zwischen Aktiv, Inaktiv oder geplant (für Kampagnen mit festgelegtem Startdatum/-zeit).
Kontakte nach Tags auswählen	Kontakte mit dem bzw. den ausgewählten Tags werden zur Kampagnenliste hinzugefügt. Tags müssen bereits bei Kontakten vorhanden sein, damit sie durchsuchbar sind. Tags werden nach Abschluss einer Kampagne nicht automatisch entfernt.
Kontakte aus Ihrem CRM	Wenn Sie eine aktive CRM-Integration haben, wählen Sie eine Kontaktliste direkt aus Ihrem CRM aus.
Parallel Anrufen (Add-on)	Wenn die Option aktiviert ist, ruft das Wählmodul mehrere Kontakte gleichzeitig an und verbindet den Agenten mit dem ersten, der abnimmt. Legen Sie die Anzahl der parallelen Anrufe und eine Standard-Voicemail-Nachricht fest.
Versuche pro Kontakt	Gibt an, wie oft ein nicht erreichter Kontakt erneut zur Anrufliste der Kampagne hinzugefügt wird.
Stunden zwischen den Versuchen	Mindestzeit in Stunden, bevor das Wählmodul einen nicht erreichten Kontakt erneut anruft.
Wartezeit auf Annahme (in Sekunden)	Maximale Anzahl Sekunden, die das System auf die Annahme durch einen Kontakt wartet, bevor der Versuch beendet wird.
Nächsten Kontakt automatisch anrufen, nachdem ein Anruf beendet wird	Standardmäßig deaktiviert. Wenn die Option aktiviert ist, wird der nächste Kontakt automatisch angerufen, nachdem ein Anruf beendet wurde. Legen Sie die Nachbearbeitungszeit (in Sekunden) fest, um Agenten zwischen den Anrufen eine Pufferzeit für die Nachbearbeitung zu geben.
Anrufaufzeichnung	Standardmäßig deaktiviert. Wenn die Option aktiviert ist, werden alle Anrufe der Kampagne automatisch aufgezeichnet. Die Aufzeichnungen können in den Protokollen des Anrufverlaufs geprüft werden.
Anruferkennung für ausgehende Anrufe	Legt fest, welche Nummer den Kontakten angezeigt wird, wenn sie den Anruf erhalten. Optionen: Automatisch verwendet jedes Mal dieselbe Standardnummer, in der Regel die erste verfügbare Nummer, die zur Ländervorwahl des Kontakts passt. Zufällig (Intelligente Rotation) verwendet jede zugewiesene Nummer pro Kontakt nur einmal, bevor sie sich wiederholt, und durchläuft dabei alle verfügbaren Nummern, die zur Vorwahl des Ziellandes passen. Sobald alle passenden Nummern verwendet wurden, beginnt die Rotation neu und eine Nummer wird zufällig ausgewählt. Ist keine zum Land passende Nummer verfügbar, wird zufällig eine Nummer aus allen zugewiesenen Nummern ausgewählt. Dem Agenten zugewiesene Anruferkennung für ausgehende Anrufe verwenden verwendet die Nummer, die für den jeweiligen Agenten als Standard festgelegt ist. Sie können auch direkt eine bestimmte Nummer aus Ihrem Konto auswählen.
Anrufskript zuweisen (sichtbar mit Power Dialer Add-on)	Hängen Sie ein Skript an, dem Agenten während der Anrufe folgen. Eine Anleitung zum Erstellen finden Sie unter Anrufskripte.
Umfrage zuordnen (sichtbar mit Power Dialer Add-on)	Hängen Sie eine Umfrage an, die Agenten während der Anrufe ausfüllen. Eine Anleitung zum Erstellen finden Sie unter Umfragen.
Zugewiesene Gruppen	Wählen Sie eine oder mehrere Agentengruppen aus, die an dieser Kampagne teilnehmen. Alle Agenten der Gruppe erhalten Zugriff.⚠️ Sie müssen mindestens eine Gruppe oder einen Benutzer zuweisen, damit die Kampagne läuft.Hinweis: Agenten, die über eine Gruppe Zugriff erhalten, erscheinen nicht in der Liste Zugewiesene Benutzer. Die Liste zeigt nur direkt hinzugefügte Agenten. Sowohl über Gruppen als auch direkt zugewiesene Agenten haben vollen Zugriff auf die Kampagne.
Zugewiesene Benutzer	Wenn keine Gruppen ausgewählt sind, weisen Sie der Kampagne einen oder mehrere einzelne Agenten zu.
Agenten Frontkontrolle erlauben (sichtbar mit AI Sales Dialer Add-on)	Standardmäßig deaktiviert. Wenn die Option aktiviert ist, können Agenten ihre persönliche Anrufwarteschlange während einer Sitzung anpassen: Kontakte überspringen – Der Agent kann einen Kontakt überspringen und zum nächsten wechseln. Kontakte neu ordnen – Der Agent kann die Reihenfolge der Kontakte in seiner Warteschlange ändern. Kontakte entfernen – Der Agent kann einen Kontakt vollständig aus seiner Warteschlange entfernen. Weitere Details finden Sie unter Kontakte in der Warteschlange verwalten.

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Disposition Einstellung

Ein wesentlicher Teil jedes Kampagnenanrufs ist die Auswahl einer Disposition durch den Agenten. Dispositionen stellen das Anrufergebnis dar und sind für jeden über den CT Dialer getätigten Anruf verpflichtend.

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Disposition-Schaltflächen personalisieren

Im Tab Disposition Einstellungen Ihrer Kampagnenkonfiguration können Sie die Ergebnis-Schaltflächen personalisieren, die Ihren Agenten nach jedem Anruf zur Verfügung stehen. Mit diesen Schaltflächen kann Ihr Team das Anrufergebnis schnell und effizient erfassen. Für jede Schaltfläche können Sie:

• einen Namen definieren.
• einen Typ zuweisen, der die Folgeaktionen innerhalb der Kampagnenlogik bestimmt.
• eine Farbe zur visuellen Unterscheidung auswählen.
• eine Beschreibung als Hilfestellung für Agenten hinzufügen.

Der Typ jeder Schaltfläche ist entscheidend, denn er bestimmt, wie das System das Anrufergebnis verarbeitet, und legt die weiteren Kampagnenaktionen fest.

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System-Dispositionen

System-Dispositionen sind von CloudTalk vordefiniert und werden automatisch anhand von SIP-Antwortcodes und Metadaten (z. B. Anrufstatus, Voicemail-Erkennung) angewendet. Sie lassen sich nicht ändern oder löschen, aber Sie können ihre Anzeige anpassen und sie für CRM-Exporte zuordnen.

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Integrationszuordnung

Für jede Disposition können Sie eine Integrationszuordnung einrichten, um Anrufergebnisse direkt mit Ihrem CRM-System zu verbinden. Das vereinfacht Arbeitsabläufe, weil Anrufergebnisse korrekt in den Kundendatensätzen erscheinen, und erleichtert bessere Folgeaktionen. Um diese Verbindung zu konfigurieren, wählen Sie den jeweiligen externen Wert aus dem Dropdown-Menü im Bereich Integrationszuordnung für jede Disposition aus. Die CRM-Zuordnung ist verfügbar für HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Zoho CRM.

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Kampagnenstatistiken aufrufen

Der Bereich Kampagnenstatistiken ist die erste Adresse für Einblicke in die Leistung Ihrer Kampagnen. Wir haben die Daten so aufbereitet, dass Sie ein klares Bild von Fortschritt und Ergebnissen erhalten. Um die Statistiken einer Kampagne zu prüfen, suchen Sie die Kampagne in Ihrer Liste und klicken Sie rechts im Aktionsbereich auf das statistics icon. Anschließend wird der Tab Statistik Ihrer Kampagne angezeigt. Ganz oben bieten die Allgemeinen Metriken einen Überblick, darunter Ihre Konversionsraten, die Anzahl der abgebrochenen Anrufe und die Gesamtzahl der Kontakte in Ihrer Zielgruppe. Als Nächstes finden Sie in den Verkaufsstatistiken die Aufschlüsselung der vertriebsbezogenen Ergebnisse. Sie werden anhand der von Ihnen festgelegten Dispositionstypen berechnet:

• Verkauf und Interessiert: zeigt Anrufe, die mit dem Dispositionstyp „Erfolgreich, positives Ergebnis“ markiert wurden.
• Nicht interessiert: zeigt Anrufe, die mit dem Dispositionstyp „Erfolgreich, negatives Ergebnis“ markiert wurden.
• Nicht anrufen: zeigt Anrufe, die mit dem Dispositionstyp „Fehlgeschlagen, nicht anrufen“ markiert wurden.

Über den Vertrieb hinaus liefern die Anrufstatistiken allgemeine Kennzahlen zur Anrufleistung, und der Bereich Dauer zeigt, wie lange Ihre Kampagnenanrufe dauern. Schließlich bieten die Protokolle Anrufverlauf eine detaillierte Liste aller über die Kampagne getätigten Anrufe. Hier können Supervisoren und Administratoren Anrufdaten prüfen, Aufzeichnungen anhören und sich für eine tiefergehende Analyse sogar den vollständigen Anrufverlauf im CSV-Format per E-Mail zusenden lassen.

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