Anrufergebnisse oder Dispositionen werden nicht mit dem CRM synchronisiert

Benutzerebene: Admin

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Symptome

Möglicherweise stellen Sie eines oder mehrere der folgenden Symptome fest:

• Anrufe erscheinen in CloudTalk, aber nicht in Ihrem CRM
• Anrufe werden in Ihrem CRM protokolliert, jedoch ohne die richtige Disposition bzw. das richtige Ergebnis
• Nur einige Dispositionen werden synchronisiert, andere fehlen
• Tagging oder Notizen sind in CloudTalk sichtbar, erscheinen aber nicht in der CRM-Aktivität
• Dispositionen werden nach einer Änderung der CRM-Konfiguration nicht mehr synchronisiert

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Ursachen

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⚠️ Dispositionen sind in der Dialer-Kampagne nicht zugeordnet

Anrufdispositionen werden innerhalb jeder Dialer-Kampagne definiert und zugeordnet, nicht in den Einstellungen der CRM-Integration. Wenn eine Disposition auf Keine Zuordnung gesetzt ist, wird sie nicht mit dem CRM synchronisiert, selbst wenn der Anruf selbst exportiert wird. Dies ist der häufigste Grund dafür, dass Ergebnisse nicht erscheinen.

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⚠️ Dispositionstyp passt nicht zum Anrufergebnis

Jede Disposition hat einen Typ, der festlegt, wie CloudTalk den Anruf klassifiziert, zum Beispiel als verbunden, fehlgeschlagen oder Rückruf. Wenn der Dispositionstyp nicht dazu passt, wie der Anruf beendet wurde, akzeptiert das CRM das Ergebnis möglicherweise nicht oder klassifiziert es falsch. Das kann zu fehlenden oder uneinheitlichen Ergebnissen im CRM führen.

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⚠️ Anrufe wurden getätigt, bevor die Dispositionszuordnung aktualisiert wurde

Die Dispositionszuordnung wirkt nicht rückwirkend. Wenn Anrufe abgeschlossen wurden, bevor eine Disposition dem CRM zugeordnet wurde, werden diese Anrufe nicht automatisch aktualisiert. Nur Anrufe, die nach dem Speichern der Zuordnung getätigt werden, werden mit dem richtigen Ergebnis synchronisiert.

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⚠️ CRM-Exportregeln verhindern die Synchronisierung des Anrufs

Die Einstellungen der CRM-Integration legen fest, welche Anrufe exportiert werden, zum Beispiel:

• Nur angenommene Anrufe
• Nur ausgehende Anrufe
• Verpasste Anrufe oder Voicemails ausgenommen

Wenn ein Anruf gar nicht exportiert wird, kann auch seine Disposition nicht synchronisiert werden.

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⚠️ Probleme mit CRM-Berechtigungen oder der Authentifizierung

Manche CRMs verwenden eine benutzerbasierte Authentifizierung. Wenn der authentifizierte CRM-Benutzer keine Berechtigung hat, Aktivitäten zu erstellen oder zu aktualisieren, werden Ergebnisse möglicherweise nicht synchronisiert, obwohl die Anrufe in CloudTalk erscheinen. Davon sind in der Regel alle Anrufe betroffen, nicht nur bestimmte Dispositionen.

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Schritt-für-Schritt-Fehlerbehebung

Führen Sie die Schritte in dieser Reihenfolge aus.

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Schritt 1: Prüfen, ob der Anruf ins CRM exportiert wurde

1. Öffnen Sie den Anruf im CloudTalk Anrufverlauf.
2. Prüfen Sie, ob der Anruf überhaupt im CRM erscheint.
3. Wenn der Anruf vollständig fehlt, überprüfen Sie die Exportregeln Ihrer CRM-Integration.

Wenn der Anruf nicht exportiert wird, ist eine Synchronisierung der Disposition nicht möglich.

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Schritt 2: Dispositionszuordnung in der Kampagne prüfen

1. Gehen Sie zu Dashboard > Dialer > Kampagnen.
2. Öffnen Sie die betroffene Kampagne.
3. Wählen Sie Disposition Einstellungen.
4. Für jede Disposition:
   • Stellen Sie sicher, dass Integration Zuordnung nicht auf Keine Zuordnung gesetzt ist
   • Wählen Sie das richtige externe Ergebnis bzw. den richtigen Aktivitätstyp
5. Speichern Sie die Kampagne.

Nur die hier zugeordneten Dispositionen werden synchronisiert.

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Schritt 3: Dispositionstyp überprüfen

1. Im selben Tab Disposition Einstellungen:
2. Sehen Sie sich die Spalte Typ für jede Disposition an.
3. Stellen Sie sicher, dass der Typ dazu passt, wie der Anruf beendet wurde, zum Beispiel:
   • Verbundener Anruf für angenommene Anrufe
   • Fehlgeschlagen oder Rückruf für nicht angenommene Anrufe
4. Speichern Sie die Änderungen, falls nötig.

Falsche Typen können eine korrekte Protokollierung im CRM verhindern.

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Schritt 4: Einen neuen Testanruf durchführen

Änderungen an der Zuordnung gelten nur für künftige Anrufe.

1. Starten Sie eine neue Dialer-Sitzung.
2. Führen Sie einen Testanruf durch.
3. Wählen Sie eine zugeordnete Disposition aus.
4. Prüfen Sie, ob das Ergebnis im CRM erscheint.

Wenn der neue Anruf korrekt synchronisiert wird, lag das Problem an der Zuordnung.

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Schritt 5: Einstellungen der CRM-Integration überprüfen

1. Öffnen Sie Dashboard > Einstellungen > Integrationen.
2. Öffnen Sie Ihre CRM-Integration.
3. Überprüfen Sie die Regeln zur Anrufprotokollierung, zum Beispiel:
   • Welche Anrufrichtungen exportiert werden
   • Ob verpasste Anrufe oder Voicemail-Anrufe einbezogen werden
4. Speichern Sie alle Änderungen und testen Sie erneut.

Diese Einstellungen bestimmen, ob Anrufe überhaupt im CRM ankommen.

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Schritt 6: CRM-Berechtigungen überprüfen

Wenn die Ergebnisse weiterhin nicht synchronisiert werden:

1. Prüfen Sie, welcher Benutzer die CRM-Integration authentifiziert hat.
2. Stellen Sie sicher, dass dieser Benutzer Aktivitäten im CRM erstellen und aktualisieren kann.
3. Verbinden Sie die Integration bei Bedarf erneut mit einem Benutzer, der über ausreichende Berechtigungen verfügt.

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Wann Sie den CloudTalk Support kontaktieren sollten

Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den CloudTalk Support und geben Sie Folgendes an:

• Name des CRM (zum Beispiel Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
• Die Anrufkennung des betroffenen Anrufs
• Screenshots Ihrer Disposition Einstellungen der Kampagne
• Screenshots der CRM-Aktivität, bei der das Ergebnis fehlt
• Uhrzeit und Zeitzone des Anrufs
• Ob die Aktivität selbst synchronisiert wurde

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