Workflow-Automatisierungen sollen die Arbeit eines Agenten erleichtern, indem sie Prozesse automatisieren – etwa das Senden einer Follow-up-Nachricht, das Transkribieren bestimmter Anrufe oder das automatische Weiterleiten von Transkriptionen an Slack. Der Schritttyp, der diese Aktionen ausführt, heißt Aktion (nicht zu verwechseln mit einer Objektaktion, die innerhalb des Triggers ausgewählt wird).
Eine Aktion einrichten
In der Workflow-Automatisierung ist ein Aktion-Schritt die Stelle, an der eine bestimmte Aufgabe automatisch ausgeführt wird. Sobald die Bedingungen vor diesem Schritt erfüllt sind, wird die Aktion ausgelöst. Hier führt das System Aktionen auf Basis Ihrer Konfiguration aus. Ein Aktion-Schritt einer Workflow-Automatisierung lässt sich an jeder Stelle nach dem Trigger in den Workflow einfügen. Sie müssen lediglich die Option+ Aktion hinzufügen wählen, wenn Sie einen neuen Schritt im Workflow einrichten.
- API-Anfrage
- SMS
- Benachrichtigung an Slack senden
- Speech-to-Text (nur sichtbar, wenn der Trigger Recording verwendet wird)
Jeder Automatisierungs-Workflow benötigt mindestens eine Aktion, um wie erwartet zu funktionieren. Sie können mehrere Aktionen innerhalb desselben Workflows hinzufügen, um Ihre Automatisierung noch effizienter zu machen.
API-Anfrage
Dieser Aktionstyp eignet sich für technisch versierte Benutzer, die mehr Gestaltungsfreiheit beim Entwerfen von Automatisierungen suchen. Eine API (Application Programming Interface) ermöglicht die Kommunikation zwischen verschiedenen Webanwendungen. Derzeit können Anfragen entweder an die CloudTalk REST API oder an andere, externe Systeme gestellt werden, die Folgendes verwenden:- Authentifizierungsverfahren, die statische, unveränderliche Headers erfordern (z. B. Basic- oder Bearer-Authentifizierung)
- Systeme mit URL-/JSON-Body-Authentifizierung.
| „Name“ | Definition | Beispielwert |
| Endpunkt | URL des jeweiligen API-Endpunkts | https://my.crmwebsite.com/api/contacts/index |
| Methode | Legt die Aktion der API-Anfrage fest | Zulässig: PUT, POST, PATCH, GET, DELETE |
| Headers | Metadaten, die häufig für die Authentifizierung und andere Zwecke erforderlich sind | Schlüssel: AutorisierungWert: Basic x1x2x3x4x5x6x789 |
| Werte | Definieren den Body der Anfrage in Form eines JSON-Objekts | Schlüssel: contactNameWert: Johnny SnowFormatierung: String |
- Nummer – ganze Zahlen (Integer) oder Dezimalzahlen (Floats mit einem Punkt als Dezimaltrennzeichen)
- String – Folge alphanumerischer Zeichen
- Boolean – ergibt True oder False (jede nicht definierte Form gilt standardmäßig als False)
- Automatisch – der Typ wird automatisch erkannt
SMS
Der Aktionsschritt SMS sorgt dafür, dass im Rahmen der Automatisierung eine SMS an die angegebene Nummer gesendet wird. Im Hintergrund sendet das System eine API-Anfrage mit den konfigurierten Angaben an den CloudTalk API-Endpunkt zum Senden von SMS und löst so den SMS-Versand aus, ohne dass ein Agent eingreifen muss. Um die SMS-Aktion zu konfigurieren, müssen Sie die folgenden Attribute festlegen:- Empfänger – Telefonnummer im internationalen Format, an die die SMS gesendet werden soll
- Absender – SMS-fähige Telefonnummer im internationalen Format, von der die SMS gesendet werden soll
- Text – Inhalt der Nachricht, die gesendet werden soll
- API-Schlüssel und API Secret – API-Zugangsdaten, die ein Admin im CloudTalk Dashboard abruft
Häufige Probleme
- Die Nummern in den Feldern Empfänger und Absender müssen im internationalen Format angegeben werden.
- Die als Absender verwendete Nummer muss SMS-fähig sein.
- Die API-Zugangsdaten müssen ohne zusätzliche Leerzeichen eingegeben werden.
- Achten Sie auf ausreichendes Guthaben auf dem Konto, da für die SMS-Automatisierung zusätzliche Kosten anfallen.
Benachrichtigung an Slack senden
Dieser Aktionstyp wird häufig für interne Benachrichtigungen verwendet, sodass wichtige Informationen an einen Slack-Kanal des Unternehmens weitergeleitet werden können. Um diese Option zu nutzen, stellen Sie sicher, dass eine Verbindung zum entsprechenden Slack-Workspace und -Kanal besteht. Prüfen Sie außerdem, ob die Token-Scopes für Workspace und Kanal die Berechtigung chat:write enthalten. Um die Aktion „Benachrichtigung an Slack senden“ zu konfigurieren, müssen die folgenden Attribute definiert werden:- Token: Ein über die Slack-Oberfläche generiertes Authentifizierungstoken.
- Channel: Der Slack-Kanal, in dem die Nachrichten gepostet werden.
- Text: Der Inhalt der Nachricht.
- Icon_emoji: Ein Emoji-Symbol, das die Nachricht darstellt.
- Icon_url: Eine URL für ein benutzerdefiniertes Symbol, das die Nachricht darstellt.
- Use_markdown: Bei True wird der Text als formatierter Text angezeigt.
Speech-to-Text-Transkription
Dieser Aktionstyp wird häufig verwendet, um während eines Anrufs aufgezeichnete Gespräche in geschriebenen Text zu transkribieren. Beachten Sie, dass diese Aktion nur verfügbar ist, wenn der Trigger Recording Uploaded ausgewählt ist. Um die Speech-to-Text-Aktion zu konfigurieren, müssen die folgenden Attribute definiert werden:- Sprache
- Erweiterte Transkription
- Modell
Ausgaben früherer Aktionsknoten wiederverwenden
Sie können die Antwort eines vorherigen Aktionsschritts vom Typ API-Anfrage in nachfolgenden Schritten Ihres Workflows dynamisch referenzieren.So funktioniert es
Um auf Daten zuzugreifen, die eine frühere Aktion vom Typ API-Anfrage zurückgegeben hat, müssen Sie das exakte Format verwenden:-
[actionIdentifier]ist die eindeutige Kennung des Aktionsknotens, die beim Hinzufügen vergeben wird (z. B. eine vom System generierte Kennung wie28547585oder ein eigener Name wieSendToCRM) -
messagesteht für den Body der Antwort, bei dem es sich um ein JSON-Objekt handeln sollte -
[fieldName]ist ein beliebiges Feld innerhalb dieses JSON-Objekts
CreateLead
CreateLead liefert diese Antwort:
lead_id in einer anderen Aktion zu referenzieren, verwenden Sie diese Referenz:
Brauchen Sie Hilfe oder haben Sie eine Frage? Melden Sie sich einfach über unser Support-Portal — wir sind für Sie da.