In diesem Artikel erfahren Sie, wie das Zusammenführen von Kontakten in CloudTalk funktioniert, wie Sie Ihre Einstellungen zum Zusammenführen konfigurieren und wie dieselben Regeln nun für alle Kontaktquellen gelten – einschließlich Importen, API-Aufrufen, Einträgen im Dashboard und der Phone App.
Das Zusammenführen von Kontakten findet statt, wenn CloudTalk einen neuen Kontaktdatensatz erhält und prüft, ob er zu einem bestehenden Datensatz in Ihrem Konto passt. Wird eine Übereinstimmung gefunden, werden die Datensätze zusammengeführt, statt ein Duplikat anzulegen.
Was ist ein zusammengeführter Kontakt?
Ein zusammengeführter Kontakt entsteht aus zwei Datensätzen, die als dieselbe Person erkannt wurden. Der daraus entstehende einzelne Kontakt enthält:- die Gesamtheit aller aufgeführten Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- nur den neuesten Wert für alle übrigen Attribute (Name, Unternehmen usw.)
Ein neuer Kontaktdatensatz trifft ein – über einen API-Aufruf, einen Eintrag im Dashboard, einen CSV-Import oder eine Integrationssynchronisierung – mit einer übereinstimmenden Telefonnummer, gespeichert als John J:
CloudTalk erkennt die Übereinstimmung und führt die beiden Datensätze zusammen:
Der neueste Kontaktname (John J) wird beibehalten. Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden zusammengefasst.
So funktionieren die Regeln zum Zusammenführen
Das Zusammenführen in CloudTalk wird über Ihre globalen Einstellungen zum Zusammenführen gesteuert. Diese Einstellungen gelten einheitlich für alle Kontaktquellen – unabhängig davon, ob ein Kontakt über eine Integrationssynchronisierung, einen CSV-Import, einen direkten API-Aufruf, einen Eintrag im Dashboard oder die CloudTalk Phone App eintrifft. Das bedeutet, dass dieselben Regeln nun umfassend für alle eingehenden Kontakte gelten. Wenn die Logik zum Zusammenführen aktiviert ist, versucht CloudTalk, jeden eingehenden Kontakt mit bestehenden Datensätzen abzugleichen – unabhängig davon, wie dieser Kontakt erstellt wurde.Einstellungen zum Zusammenführen konfigurieren
- Gehen Sie im CloudTalk Dashboard zu Konto > Einstellungen. Scrollen Sie unter der Überschrift Allgemein zum Abschnitt mit den Einstellungen zum Zusammenführen.
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Wählen Sie unter Leads mit Kontakten zusammenführen nach aus, wann eingehende Interessenten mit bestehenden CloudTalk-Kontakten zusammengeführt werden können:
- Telefonnummer: Datensätze werden zusammengeführt, wenn die Telefonnummer übereinstimmt.
- E-Mail: Datensätze werden zusammengeführt, wenn die E-Mail-Adresse übereinstimmt.
- Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse: Datensätze werden zusammengeführt, wenn die Telefonnummer übereinstimmt, die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder beides zutrifft. Eine einzige Übereinstimmung genügt.
- Nicht zusammenführen: Interessenten niemals mit bestehenden Kontakten zusammenführen.
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Wählen Sie unter Kontakte zusammenführen nach aus, wann eingehende Kontakte mit bestehenden CloudTalk-Kontakten zusammengeführt werden können:
- Telefonnummer: Datensätze werden zusammengeführt, wenn die Telefonnummer übereinstimmt.
- E-Mail: Datensätze werden zusammengeführt, wenn die E-Mail-Adresse übereinstimmt.
- Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse: Datensätze werden zusammengeführt, wenn die Telefonnummer übereinstimmt, die E-Mail-Adresse übereinstimmt oder beides zutrifft. Eine einzige Übereinstimmung genügt.
- Nicht zusammenführen: Eingehende Kontakte niemals mit bestehenden Kontakten zusammenführen.
- Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
CSV-Importe
Beim Import von Kontakten aus einer CSV-Datei gleicht CloudTalk eingehende Datensätze mit bestehenden Kontakten ab, und zwar nach:- Telefonnummer (wird zuerst geprüft)
- E-Mail (wird geprüft, wenn keine Telefonnummer übereinstimmt)
Export von Anrufen und SMS
Wenn Kontakte oder Interessenten zusammengeführt werden, verknüpft CloudTalk sie mit der zuletzt aktualisierten Version des übereinstimmenden Datensatzes. Anrufe und Nachrichten werden entsprechend zum zugeordneten Kontakt bzw. Interessenten exportiert.Wenn das Zusammenführen deaktiviert ist
Nach einem Anruf in der Phone App können Sie den Anruf weiterhin manuell mit einem bestehenden Kontakt verknüpfen. Tippen Sie im Bildschirm Kommen Sie zum Ende… auf + Kontakt hinzufügen und wählen Sie Zu vorhandenem Kontakt hinzufügen. Nicht angenommene Anrufe, Voicemails und Nachrichten, die nicht manuell zugeordnet wurden, werden mit dem zuletzt aktualisierten Kontakt in CloudTalk synchronisiert.Bekannte Einschränkung
Im aktuellen Ablauf beim Zusammenführen gibt es eine bekannte Lücke: Wird ein Kontakt ohne Telefonnummer angelegt und diesem Kontakt später eine Telefonnummer hinzugefügt, wird die Prüfung auf Zusammenführung zu diesem Zeitpunkt möglicherweise nicht ausgelöst. Wenn die Deduplizierung für auf diese Weise hinzugefügte Kontakte wichtig ist, prüfen Sie Ihre Kontaktliste, nachdem Sie kürzlich erstellten Datensätzen Telefonnummern hinzugefügt haben.Wir führen nicht zusammen, wenn …
- ein bestehender Kontakt innerhalb von CloudTalk aktualisiert wird (Bearbeitungen lösen die Logik zum Zusammenführen nicht erneut aus).
- das Zusammenführen in Ihren Kontoeinstellungen auf Nicht zusammenführen gesetzt ist.
Wenn Sie einen Kontakt in Ihrem CRM bearbeiten, wird der Wert ergänzt, nicht ersetzt
CloudTalk importiert Kontakte aus Ihrem verbundenen CRM, überschreibt dabei aber nicht die vorhandenen Angaben eines Kontakts. Wenn Sie in Ihrem CRM die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eines Kontakts ändern, zum Beispiel um einen Tippfehler zu korrigieren, fügt CloudTalk den korrigierten Wert der Liste der Nummern bzw. E-Mail-Adressen dieses Kontakts hinzu. Der ursprüngliche Wert bleibt ebenfalls beim Kontakt erhalten. Deshalb kann derselbe Kontakt in Ihrem CRM einen Wert anzeigen und in CloudTalk sowohl den alten als auch den korrigierten Wert. Das ist so vorgesehen und gilt für alle Integrationen, die Kontakte importieren.Brauchen Sie Hilfe oder haben Sie eine Frage? Melden Sie sich über unser Support-Portal – wir sind für Sie da.