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Markieren Sie verpasste Anrufe als gelöst, legen Sie für jeden eine verantwortliche Person fest und filtern Sie Ihren Anrufverlauf, sodass Sie nur die Rückrufe sehen, die Ihnen gehören.
Benutzerebene: Admin, Supervisor, Agent
Wenn Ihr Team Nummern oder Gruppen gemeinsam nutzt, sammeln sich verpasste Anrufe in einer einzigen Liste. Dann lässt sich schwer erkennen, welche jemand bereits bearbeitet hat und wer zurückrufen soll. Zwei Werkzeuge im Anrufverlauf schaffen Abhilfe:
  • Lösen markiert einen verpassten Anruf als bearbeitet, sodass er aus der Liste der Anrufe verschwindet, die noch einen Rückruf brauchen.
  • Assign weist einem verpassten Anruf eine verantwortliche Person zu, damit alle wissen, wer den Rückruf übernimmt.
Verfügbar in der Desktop-App CloudTalk Phone. Das Lösen und Zuweisen verpasster Anrufe ist in CloudTalk Go (mobil) noch nicht verfügbar.

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Einen verpassten Anruf lösen

Lösen Sie einen verpassten Anruf, sobald er bearbeitet ist – zum Beispiel, nachdem Sie die Person von Ihrem Mobiltelefon aus zurückgerufen haben oder sie Sie auf anderem Weg erreicht hat. Aus dem Anrufverlauf:
  1. Öffnen Sie in CloudTalk Phone den Anrufverlauf.
  2. Fahren Sie mit der Maus über den verpassten Anruf.
  3. Klicken Sie in den eingeblendeten Aktionen auf das Symbol Lösen (Häkchen).
Der Anruf zeigt nun ein grünes Häkchen, und das Symbol zum Lösen verschwindet aus seinen Aktionen.
Aus den Anrufdetails: Klicken Sie auf den Anruf, um seine Details zu öffnen, und klicken Sie dann im Bereich Staat auf Lösen. Der Bereich zeigt anschließend, wer den Anruf gelöst hat und wann. Doch anders entschieden? Mit Rückgängig setzen Sie den Anruf wieder auf ungelöst.

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Wann Anrufe automatisch gelöst werden

  • Ein Rückruf löst den Anruf. Sobald jemand aus Ihrem Team die Person aus CloudTalk heraus zurückruft, wird der verpasste Anruf automatisch als gelöst markiert. Sie müssen nichts weiter tun.
  • Auch Anrufabläufe können Anrufe lösen.
Wie gelöste und ungelöste verpasste Anrufe in Berichten gezählt werden, erfahren Sie unter Verpasste Anrufe in der Analytik.

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Einen verpassten Anruf zuweisen

Durch das Zuweisen eines verpassten Anrufs wird eine Person für den Rückruf verantwortlich. Sie können ihn selbst übernehmen oder an eine Kollegin oder einen Kollegen übergeben. Zuweisen können Sie nur ungelöste eingehende verpasste Anrufe. Bei gelösten Anrufen gibt es die Aktion zum Zuweisen nicht. Wenn Sie einen Anruf lösen, der bereits eine verantwortliche Person hat, bleibt diese dem Anruf zugewiesen. 1. Fahren Sie im Anrufverlauf mit der Maus über den verpassten Anruf und klicken Sie auf das Symbol Assign. Sie können den Anruf auch öffnen und im Bereich Assignment auf Ändern klicken.
2. Wählen Sie im Bereich Assign call aus, wer für den Anruf verantwortlich sein soll:
  • Assign to me, um ihn selbst zu übernehmen.
  • Einen Agenten aus der Liste, um ihn an eine Kollegin oder einen Kollegen zu übergeben. In einer langen Liste finden Sie die Person über das Suchfeld.
Im Anrufverlauf zeigt der Anruf nun Assigned to und den Namen der verantwortlichen Person. In den Anrufdetails zeigt der Bereich Assignment, wer verantwortlich ist, wer den Anruf zugewiesen hat und wann.
Jeder Anruf wird einzeln zugewiesen. Wenn dieselbe Person mehrmals angerufen hat, werden mit dem Zuweisen eines ihrer verpassten Anrufe nicht die übrigen zugewiesen. Weisen Sie jeden Anruf zu, für den jemand verantwortlich sein soll.

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Wenn Ihnen jemand einen Anruf zuweist

Wenn Ihnen ein verpasster Anruf zugewiesen wird, erscheint in CloudTalk Phone eine Meldung, die Ihnen zeigt, wer ihn zugewiesen hat, zum Beispiel Emma Johnson was assigned to you by James Wilson. Wenn der Anruf noch nicht in Ihrem Anrufverlauf ist, lautet die Meldung stattdessen A call was assigned to you by James Wilson. Benachrichtigungen über Zuweisungen gibt es nur in der App. Sie werden weder per E-Mail noch an die mobile App gesendet.

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Zuweisung ändern oder entfernen

  • Neu zuweisen: Öffnen Sie den Bereich Assign call erneut und wählen Sie einen anderen Agenten.
  • Verantwortliche Person entfernen: Öffnen Sie den Bereich Assign call und klicken Sie auf Remove assignment. Die Schaltfläche erscheint nur bei Anrufen, die bereits eine verantwortliche Person haben. Der Anruf wandert zurück in die Liste der nicht zugewiesenen Anrufe, aus der ihn jede Person übernehmen kann.

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Rückrufe mit Filtern abarbeiten

Klicken Sie oben rechts im Anrufverlauf auf das Filtersymbol, um die Liste einzugrenzen. Diese Filter helfen bei verpassten Anrufen:
Eine einfache Routine: Beginnen Sie mit Assigned to me und arbeiten Sie Ihre Rückrufe ab. Wenn diese Liste leer ist, wechseln Sie zu Unassigned und übernehmen Sie den nächsten Anruf mit Assign to me.
Brauchen Sie Hilfe oder haben Sie eine Frage? Melden Sie sich einfach über unser Support-Portal. Wir sind für Sie da.