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Lorsque vous devez assurer le suivi d’un appel, CloudTalk rédige l’e-mail à votre place à partir de l’appel lui-même : un objet et un corps de message qui reprennent ce qui a été dit, ce qui a été convenu et les prochaines étapes. Vous générez le brouillon depuis la page de détails de l’appel, vous le modifiez, puis vous le copiez dans votre propre outil de messagerie. Rien n’est généré ni envoyé automatiquement.
Niveau d’utilisateur : Admin
Inclus dans CI Plus. Cela concerne les appels traités par vos agents humains. Les appels traités par un agent vocal IA bénéficient des e-mails de suivi générés par l’IA dans le cadre des Agents vocaux IA, quel que soit votre plan CI, ou même sans plan CI. Consultez Plans Conversation Intelligence : CI Basic et CI Plus.

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Ce que vous obtenez

Pour tout appel disposant d’une transcription, vous pouvez demander à CloudTalk de rédiger l’e-mail de suivi. Le brouillon comporte deux parties :
  • Un objet.
  • Un corps de message qui reprend le sujet de l’appel, ce qui a été convenu, ce que vous ferez ensuite et ce que le client doit faire.
Le brouillon est construit uniquement à partir de ce qui a réellement été dit pendant l’appel. Lorsqu’un détail n’a pas été mentionné (une date, un prix), le brouillon affiche un espace réservé entre crochets que vous complétez. Il est rédigé dans la langue de sortie de CI : la langue de l’appel lorsque le paramètre est sur auto, sinon la langue configurée. Vous modifiez l’objet et le corps directement, puis vous copiez l’e-mail ou vous l’ouvrez dans votre application de messagerie. CloudTalk ne l’envoie pas.

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Activer les e-mails de suivi

1. Depuis le Dashboard, allez dans Paramètres > Conversation Intelligence. 2. Ouvrez Notes et étiquetage. 3. Activez E-mails de suivi générés automatiquement. 4. Enregistrer les modifications.
Avec CI Basic, cette section affiche la carte des e-mails de suivi générés par l’IA à €19 / utilisateur / mois, avec le bouton de mise à niveau correspondant à votre situation : Passer à CI Plus si vous payez CI Basic, ou Ajouter CI Plus à votre essai si vous êtes en période d’essai.

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Rédiger et envoyer un e-mail de suivi

1. Allez dans Analytics > AI Analytics. 2. Cliquez sur les trois points à droite de l’appel et choisissez Détails de l’appel 3. Ouvrez l’onglet Notes. Sous Rédiger un e-mail de suivi, cliquez sur Générer l’e-mail. La fenêtre Rédiger un e-mail de suivi s’ouvre avec l’objet et le corps du message déjà remplis. Si l’appel contient trop peu d’éléments pour rédiger un e-mail (une messagerie vocale, un mauvais numéro, un appel coupé au bout de quelques secondes), la fenêtre affiche à la place Cet appel ne contient pas assez de contenu pour rédiger un suivi. Si la génération échoue, cliquez de nouveau sur Générer l’e-mail ; vous n’obtiendrez jamais un brouillon à moitié terminé.
4. Relisez-le et modifiez l’objet ou le corps du message si nécessaire. Complétez les espaces réservés entre crochets.
5. Cliquez sur Copier pour copier l’e-mail et le coller dans votre client de messagerie, ou sur Ouvrir dans votre application de messagerie pour l’ouvrir sous forme de nouveau message dans votre application de messagerie par défaut. Envoyez-le depuis cette application.

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FAQ

  • CloudTalk envoie-t-il l’e-mail à ma place ? Non. Vous copiez le brouillon, ou vous l’ouvrez dans votre application de messagerie, puis vous l’envoyez vous-même.
  • Sur quoi le brouillon est-il basé ? Uniquement sur l’appel lui-même : la transcription, le résumé IA et les points d’action. Si quelque chose n’a pas été dit pendant l’appel, cela ne figure pas dans le brouillon ; lorsqu’un détail manque, vous obtenez un espace réservé à compléter.
  • Puis-je désactiver les brouillons sans quitter CI Plus ? Oui. Désactivez E-mails de suivi générés automatiquement sous Notes et étiquetage.
  • Que se passe-t-il si je reviens à CI Basic ? Les e-mails de suivi font partie de CI Plus et ne sont plus disponibles avec CI Basic. Repassez à l’offre supérieure pour les récupérer.
Besoin d’aide ou vous avez une question ? Contactez-nous simplement via notre Portail Support — nous sommes là pour vous.