Kontakte aus einer Datei in CloudTalk importieren

Benutzerebene:

• Admin

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Datenvorbereitung

Für den Import von Kontakten aus einer Datei ist derzeit das Format .csv erforderlich. Es gibt verschiedene Programme, mit denen Sie Ihre Daten als CSV speichern können. Im häufigsten Fall, der Nutzung von Excel, gehen Sie zu Datei > Speichern als. Wählen Sie unter dem Feld Dateiname das Format CSV aus. Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre CSV-Datei gemäß unserer CSV-Dateivorlage aufbauen. Um auf diese Vorlage zuzugreifen, navigieren Sie in Ihrem CloudTalk Dashboard-Konto zu Kontakte > Liste > Massenkontaktimport und klicken Sie dann unten links auf Vorlage herunterladen. Beachten Sie, dass Sie nicht verwendete Spalten problemlos aus der Vorlage löschen können.Wenn Sie nur Basisangaben wie Name, Telefonnummer oder E-Mail importieren möchten, können Sie alle anderen Spalten ohne Weiteres entfernen.

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Beispielspalten in Ihrer Tabelle

Spalte	Beschreibung	Beispiel
name	Vor- und Nachname des Kontakts. Dieses Feld muss mindestens ein Zeichen enthalten.	Jane Smith
phone	Telefonnummern können im internationalen Format (E.164) oder im lokalen Format angegeben werden. Enthält eine Nummer keine Ländervorwahl, wendet CloudTalk die Standard-Ländervorwahl aus Ihren Kontoeinstellungen an.Für beste Ergebnisse empfiehlt sich das E.164-Format. Sie können mehrere Telefonnummern angeben, getrennt durch einen Doppelpunkt (:).	+141555501230908678545+14155550123:+12125550189
email	Haupt-E-Mail-Adresse. Sie können in diesem Feld mehrere E-Mail-Adressen angeben, getrennt durch einen Doppelpunkt (:).	[email protected][email protected]:[email protected]
email2	Zusätzliche E-Mail-Adresse. Dieses Feld bleibt aus Gründen der Abwärtskompatibilität mit dem ursprünglichen System erhalten.	[email protected]
title	Position des Kontakts.	Head of Sales
company	Name des Unternehmens, dem der Kontakt angehört.	Acme Corp
address	Adresse des Kontakts.	Main Street 1, San Francisco
favorite_agent	E-Mail-Adresse eines CloudTalk-Agenten, der dem Kontakt als bevorzugter Agent zugewiesen werden soll. Stimmt die E-Mail-Adresse mit einem vorhandenen Agenten überein, wird dieser zugewiesen. Wird keine Übereinstimmung gefunden, schlägt der Import dieser Zeile fehl.	[email protected]
tag	Ein oder mehrere Tags, die dem Kontakt zugewiesen werden. Mehrere Tags müssen durch einen Doppelpunkt (:) getrennt werden. Vorhandene Tags werden wiederverwendet; neue Tags werden automatisch angelegt, wenn sie noch nicht existieren.	coldlead:webinar:priority
Eigene Attribute	Beliebige zusätzliche Felder, die Sie importieren möchten. Diese müssen zuvor als eigene Attribute in den Kontoeinstellungen angelegt werden, und die Spaltennamen müssen exakt übereinstimmen.	industry → Gesundheitswesen

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Spalte „country” (unterstützte Formate)

Wenn Ihre CSV-Datei eine Spalte country enthält, akzeptiert CloudTalk mehrere Länderformate, um den Import zu erleichtern. Sie können verwenden:

• Zweibuchstabige Ländercodes, zum Beispiel: US, GB, DE
• Dreibuchstabige Ländercodes, zum Beispiel: USA, FRA, DEU
• Vollständige Ländernamen auf Englisch, zum Beispiel: United States, Germany, France
• Gängige, eindeutige Varianten, zum Beispiel: United States of America, Great Britain, Trinidad & Tobago

CloudTalk gleicht gängige Formatunterschiede automatisch an, darunter:

• Groß- und Kleinschreibung der Werte
• zusätzliche Leerzeichen vor, nach oder innerhalb des Werts
• die Verwendung von & statt and (und umgekehrt)

Kann der Länderwert nicht erkannt werden, schlägt die Zeile mit einer eindeutigen Fehlermeldung fehl, die auf einen ungültigen Länderwert hinweist.

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Eigene Attribute

Damit die zusätzlichen Kontaktfelder aus Ihrer CSV-Datei bei den Kontakten korrekt angezeigt werden, müssen Sie diese als eigene Attribute in Ihren Dashboard-Einstellungen anlegen.

1. Navigieren Sie im Dashboard zu Konto > Einstellungen.
2. Scrollen Sie auf der Registerkarte Allgemeine Einstellungen zum Abschnitt Kontakte.
3. Hier können Sie über + Eigenes Attribut hinzufügen Ihre eigenen Feldnamen hinzufügen. Achten Sie darauf, dass die hier eingegebenen Namen in Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung exakt den Namen in Ihrer CSV-Datei entsprechen.

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Kontakte aus einer Datei importieren

Sobald die CSV-Datei fertig ist und im richtigen Format gespeichert wurde, kann sie importiert werden.

1. Gehen Sie zu Kontakte > Liste > Massenkontaktimport.
   
2. Laden Sie die CSV-Datei hoch.
3. Taggen Sie Ihre Kontakte: Erstellen Sie ein Tag zur Kennzeichnung der Kontakte, die Sie importieren. Dieses Tag ist wichtig für die Dialer-Kampagnen und kann zum Filtern von Kontakten verwendet werden.
   
4. Wählen Sie Bestätigen aus, um den Import zu starten.

Nach dem Hochladen der Datei erscheint der Import unter Kontakte > Importierte Dateien, wo Sie den Fortschritt verfolgen und die Ergebnisse prüfen können.

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Importierte Dateien

CloudTalk führt einen übersichtlichen Verlauf aller CSV-Importe, damit Sie leicht nachvollziehen können, was passiert ist, Probleme erkennen und beheben, ohne den Support kontaktieren zu müssen. Wenn Sie einen Importvorgang öffnen, zeigt CloudTalk eine detaillierte Aufschlüsselung, unter anderem:

• Gesamtzahl der Zeilen in der Datei
• Anzahl der erfolgreich importierten Kontakte
• Anzahl der fehlgeschlagenen Kontakte (falls vorhanden)
• Einen zeilenweisen Status mit eindeutigen Ergebnismeldungen. Zu jeder fehlgeschlagenen Zeile gibt es eine konkrete Begründung, warum der Kontakt nicht importiert werden konnte.

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Was passiert, wenn ein Import fehlschlägt

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Globale Importfehler

Schlägt der Import fehl, bevor Zeilen verarbeitet werden, sehen Sie eine globale Fehlermeldung mit der Ursache, zum Beispiel:

• Datei konnte nicht geladen werden
• Vorübergehende Dienststörung (behebt sich in der Regel nach kurzer Zeit von selbst. Wenn das Problem weiterhin besteht oder innerhalb weniger Stunden mehrfach auftritt, hilft Ihnen der CloudTalk Support bei der weiteren Analyse)
• Dateigröße überschreitet 8 MB

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Teilweise Importe

CloudTalk weist nicht mehr die gesamte Datei wegen eines einzigen ungültigen Kontakts zurück.

• Gültige Kontakte werden erfolgreich importiert
• Ungültige Kontakte werden als Fehlgeschlagen markiert
• Ein Import mit diesem Ergebnis wird mit einem orangefarbenen Status „Abgeschlossen” angezeigt, was bedeutet, dass der Import beendet wurde, einige Zeilen aber fehlgeschlagen sind.
• Wenn zu viele Zeilen fehlschlagen (der Schwellenwert liegt bei 1000 fehlgeschlagenen Datensätzen), kann der Import gestoppt werden, um fehlerhafte Daten zu vermeiden.

Sie können den Fehlerbericht herunterladen, nur die fehlgeschlagenen Zeilen korrigieren und erneut hochladen.

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So beheben Sie fehlgeschlagene Zeilen

1. Öffnen Sie Kontakte > Importierte Dateien
2. Klicken Sie beim fehlgeschlagenen Import auf Details anzeigen
3. Prüfen Sie die Fehlerursache für jeden Kontakt
4. Laden Sie den Fehlerbericht herunter (falls verfügbar)
5. Korrigieren Sie nur die fehlgeschlagenen Zeilen in Ihrer CSV-Datei
6. Laden Sie die korrigierte Datei erneut hoch

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Liste der Fehler bei fehlgeschlagenen Zeilen & wie Sie sie beheben

Fehlername	Beschreibung	Behebung
The value X in column Y is not a valid phone number.[phone, columnIndex]	Die Nummer ist keine gültige lokale oder internationale Telefonnummer.	Geben Sie eine gültige Telefonnummer im internationalen Format (z. B. +14155550123) oder im lokalen Format mit korrekt eingestelltem Standardland ein.
The value X in column Y is not a valid email address.[email, columnIndex]	Der angegebene Wert ist keine gültige E-Mail-Adresse.	Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein (z. B. [email protected])
The [columnName] value in column 1 is required.	Eine erforderliche Spalte fehlt oder ist leer.	Prüfen Sie die Spaltenüberschriften auf zusätzliche Leerzeichen und stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Spalten korrekt benannt und ausgefüllt sind.
The X value in column Y is required.[fieldName, columnIndex]	Sie versuchen, den Kontakt ohne Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hochzuladen.Entweder phone oder email ist ein Pflichtfeld, damit CloudTalk diesen Kontakt importieren kann.	Prüfen Sie den Kontakt und stellen Sie sicher, dass mindestens eine gültige Kennung (Telefonnummer im E.164-Format oder E-Mail-Adresse) angegeben ist.
The provided X value in column Y exceeds the maximum length of N characters.[fieldName, columnIndex, max]	Die maximal zulässige Zeichenanzahl für eine Spalte wurde überschritten.	Kürzen Sie den Wert, sodass er das zulässige Zeichenlimit für dieses Feld einhält.
The provided X value in column Y must be at least N characters long.[fieldName, columnIndex, max]	Die angegebene Zeichenanzahl liegt unter der Mindestzeichenlänge.	Die Spalte name muss mindestens 1 Zeichen enthalten. Dieses Feld ist erforderlich.Alle anderen Felder (z. B. company, website, title, industry, address, city, zip usw.) sind optional.Wenn ein optionales Feld leer bleibt, wird für dieses Feld kein Wert importiert.
The value X in column Y is not a valid website address.[columnName]	Der Wert in der Website-Spalte ist keine gültige Website-Adresse.	Bitte prüfen Sie die Angabe und laden Sie eine gültige Website-Adresse erneut hoch.
The value X in column Y is invalid.[displayFieldName, columnIndex]	Dies ist ein allgemeiner Fehler. Der Wert in der Spalte ist ungültig.	Prüfen Sie den Wert für diesen Kontakt und korrigieren Sie offensichtliche Fehler. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie den Fehler beheben können, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

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Maximale Zeichenlänge

Überschreitet ein Wert die maximale Länge, reduzieren Sie die Zeichenanzahl und laden Sie die Datei erneut hoch. Alle anderen Felder sind optional. Wenn ein optionales Feld leer bleibt, wird für dieses Feld kein Wert importiert.

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