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Découvrez comment utiliser HubSpot avec les numéroteurs de campagne — de l’import des listes de contacts et de la synchronisation des audiences à la configuration des campagnes et à l’export des données d’appel.
Niveau d’utilisateur : Administrateur, Agent, Superviseur
L’intégration de HubSpot avec le CloudTalk Dialer ou le Composeur automatique aide les équipes commerciales et support à travailler plus efficacement en fluidifiant les flux d’appels et en automatisant la saisie des données. Au lieu d’enregistrer manuellement les résultats d’appel, l’intégration met automatiquement à jour les HubSpot Activity Outcomes en fonction des dispositions d’appel. Grâce à cette configuration, les équipes peuvent se concentrer davantage sur les conversations qui génèrent des résultats plutôt que de passer du temps sur des tâches administratives. En synchronisant les listes de contacts, en suivant l’activité d’appel et en automatisant les relances, les entreprises améliorent leurs temps de réponse et conservent un historique précis de chaque interaction dans HubSpot.

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Prérequis

Pour utiliser cette configuration, vous devez avoir :

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Importer l’audience d’une campagne depuis une liste de contacts

Pour créer une campagne dont l’audience est importée depuis HubSpot, suivez ces étapes afin de connecter votre liste HubSpot et de synchroniser les contacts directement dans la campagne.
  1. Allez dans Numéroteur > Campagnes, cliquez sur + Ajouter une campagne, puis configurez la campagne selon vos besoins.
  2. Dans Réglages de base, deux options permettent d’ajouter des contacts à votre campagne.
    1. Pour Contacts de votre CRM, sélectionnez Liste de contacts CRM.
    2. Saisissez du texte ou faites défiler pour rechercher et sélectionner la liste souhaitée par son nom.
    3. Les noms de listes proposés proviennent des listes de contacts dans HubSpot.
  3. Sélectionnez Créer une campagne puis Confirmer pour finaliser les modifications.
    1. Les contacts de la ou des listes sélectionnées dans HubSpot sont automatiquement ajoutés comme contacts de la campagne.
Seuls les contacts qui possèdent au moins un numéro de téléphone sont ajoutés à la campagne. Les contacts de votre liste HubSpot sans numéro de téléphone ne peuvent pas être appelés : ils ne sont donc ni ajoutés ni comptabilisés dans le total des contacts de la campagne. C’est pourquoi votre campagne peut afficher moins de contacts que votre liste HubSpot. Pour les inclure, ajoutez un numéro de téléphone à ces contacts dans HubSpot (ou dans CloudTalk) : ils seront pris en compte lors de la prochaine synchronisation.
Votre campagne est prête ! 🚀 Découvrez comment commencer à appeler avec l’application de votre choix dans l’article Utiliser les campagnes avec CloudTalk Dialer.

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Fonctionnement de la synchronisation des listes HubSpot

CloudTalk maintient l’audience de votre campagne alignée sur votre liste HubSpot grâce à deux mécanismes de synchronisation qui s’exécutent à des fréquences différentes :

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Ajouts en continu — toutes les 10 minutes

Toutes les 10 minutes, CloudTalk demande à HubSpot les contacts ajoutés à la liste depuis la dernière vérification et les ajoute à l’audience de la campagne CloudTalk. Cette étape se contente d’ajouter des contacts. Elle n’en supprime jamais. Les nouveaux contacts qui entrent dans votre liste HubSpot, y compris ceux qui réintègrent une liste dynamique (par exemple lorsqu’ils deviennent joignables dans leur fuseau horaire), apparaissent dans votre campagne en ~10 minutes.

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Réconciliation quotidienne — toutes les 24 heures

Une fois toutes les 24 heures, CloudTalk récupère l’intégralité de la liste HubSpot actuelle et la réconcilie avec l’audience de la campagne : Les contacts présents dans la liste HubSpot mais absents de la campagne sont ajoutés. Les contacts présents dans la campagne mais qui ne figurent plus dans la liste HubSpot sont retirés. Les contacts marqués avec Exclude from CloudTalk campaigns sont ignorés, même s’ils figurent toujours dans la liste. Le cycle de 24 heures démarre au moment de la création initiale de la campagne. Si la campagne a été créée à 15h00, la réconciliation quotidienne s’exécute chaque jour vers 15h00.

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Pourquoi des contacts restent visibles après avoir vidé une liste HubSpot

Comme les suppressions n’ont lieu que pendant la réconciliation quotidienne, les contacts retirés de votre liste HubSpot restent dans l’audience de la campagne CloudTalk jusqu’au prochain passage de 24 heures. Si vous videz la liste à 21h00 alors que la réconciliation quotidienne a déjà eu lieu plus tôt dans la journée, ces contacts restent dans la campagne jusqu’à la réconciliation suivante — jusqu’à ~24 heures plus tard. Pour cesser immédiatement d’appeler un contact précis, utilisez la propriété Exclude from CloudTalk campaigns décrite ci-dessous.
Si votre liste utilise des conditions dynamiques (fenêtres TCPA, disponibilité selon le fuseau horaire, étape du cycle de vie, etc.), des contacts peuvent naturellement réintégrer la liste dès qu’ils commencent à remplir ces conditions. La synchronisation des ajouts toutes les 10 minutes les récupère et les ajoute à la campagne — y compris pendant la nuit. Ce comportement est normal.

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Retirer immédiatement un contact de toutes les campagnes

Si une personne ne doit plus être appelée, vous n’avez pas à attendre la réconciliation quotidienne. Marquez le contact dans HubSpot et CloudTalk le retire de toutes les campagnes liées à votre compte HubSpot, généralement en moins d’une minute.

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Configuration unique : créer la propriété d’exclusion dans HubSpot

CloudTalk recherche une propriété de contact précise dans votre compte HubSpot. Elle n’est pas créée automatiquement : un administrateur HubSpot doit donc l’ajouter une fois pour toutes :
  1. Dans HubSpot, allez dans Paramètres > Propriétés et sélectionnez l’objet Contact.
  2. Cliquez sur Créer une propriété.
  3. Définissez le libellé sur Exclude from CloudTalk campaigns.
  4. Définissez le nom interne exactement sur cloudtalk_exclude_from_campaign.
Important : par défaut, HubSpot génère à partir du libellé un nom interne différent ; modifiez-le donc avant d’enregistrer. CloudTalk ne reconnaît que ce nom exact. Choisissez le type de champ Case à cocher unique et enregistrez.
Sans cette propriété, les contacts ne sont retirés que lors de la réconciliation quotidienne. Le nom interne doit correspondre exactement, tirets bas compris.

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Marquer un contact

Cochez Exclude from CloudTalk campaigns sur la fiche du contact dans HubSpot, ou faites définir cette valeur sur true par un workflow HubSpot. CloudTalk vérifie la valeur directement dans HubSpot et retire le contact de toutes vos campagnes. Aucune action n’est nécessaire dans CloudTalk.

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Réintégrer un contact

Décochez la case. Le contact redevient éligible et est réintégré par la synchronisation régulière des listes s’il figure toujours dans une liste synchronisée.

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Bon à savoir

  • Seule l’appartenance à la campagne est supprimée. Le contact et ses données restent dans HubSpot et dans CloudTalk.
  • Le marquage est global : le contact quitte toutes les campagnes de votre compte HubSpot, et pas seulement une liste précise.
  • La réconciliation quotidienne respecte elle aussi ce marquage : les contacts marqués ne sont donc jamais réajoutés par la synchronisation.
  • Les modifications en masse sont traitées à raison de 1 000 contacts maximum par tranche de 5 minutes et par compte HubSpot. Ce qui dépasse ce volume est retiré lors de la réconciliation quotidienne suivante. Tous les contacts marqués sont bien retirés, mais pas tous à la même minute.

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Mappage des dispositions vers les Outcomes HubSpot

⚠️ Important : le mappage des dispositions fonctionne actuellement uniquement avec le CloudTalk Dialer. Si vous utilisez le Composeur automatique, les mappages d’intégration tels que les types d’activité personnalisés ou l’export des résultats d’appel ne sont pas pris en charge pour le moment.
Le mappage des dispositions vers les Outcomes HubSpot vous permet de synchroniser les dispositions attribuées aux appels de campagne dans CloudTalk directement vers le champ Activity Outcome dans HubSpot, pour un reporting précis et cohérent sur les deux plateformes.
  1. Ouvrez l’onglet Paramètres de Disposition.
  2. Créez les dispositions de votre campagne.
  3. Utilisez le menu déroulant Mappage d’Intégration pour relier chaque disposition à un HubSpot Activity Outcome correspondant.
  4. Enregistrez les paramètres pour synchroniser automatiquement les résultats d’appel.

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Exporter les appels du Numéroteur vers HubSpot

Lorsque des appels passent par une campagne, CloudTalk exporte les informations suivantes vers HubSpot :
  • Si elles sont mappées, les dispositions d’appel sont automatiquement enregistrées en tant que HubSpot Activity Outcomes
  • Les informations d’appel standard, dont le temps de conversation, le temps de post-traitement, les contacts, utilisateurs et deals associés
  • Les données Conversation Intelligence (si cette fonctionnalité est activée), pour appuyer des décisions fondées sur les données.
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