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In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit Workflow Rules automatisch einen CloudTalk VoiceAgent-Anruf aus Zoho CRM auslösen.
Benutzerebene: Admin

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Bevor Sie beginnen

Sie benötigen:
  • Einen bereits erstellten CloudTalk VoiceAgent (notieren Sie sich die VoiceAgent-ID)
  • CloudTalk-API-Zugangsdaten (API-Schlüssel und Secret) aus Unternehmenseinstellungen > Integrationen > API (So greifen Sie auf Ihre CloudTalk-API-Schlüssel zu und generieren sie)
  • Zoho CRM Professional-Tarif oder höher
  • Ein Telefonfeld in Contact- oder Lead-Datensätzen

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Authorization-Header generieren

CloudTalk verwendet Basic Authentication für API-Anfragen.
  1. Öffnen Sie https://www.debugbear.com/basic-auth-header-generator
  2. Geben Sie Ihren CloudTalk API-Schlüssel als Username und Ihr API Secret als Password ein
  3. Kopieren Sie den generierten Wert. Er sieht so aus: Basic XXXXXXXXX

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Integration einrichten

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Webhook erstellen

1. Klicken Sie in Zoho CRM oben rechts auf das Zahnradsymbol und gehen Sie dann zu Automation > Actions > Webhooks
2. Klicken Sie auf Configure Webhook
3. Tragen Sie die Webhook-Details ein:
4. Fügen Sie unter Custom Headers hinzu:
  • Authorization → Basic XXXXXXXXX (Ihr generierter Wert)
  • Content-Type → application/json
5. Setzen Sie unter Body den Type auf Raw und das Format auf JSON und fügen Sie dann Folgendes ein:
call_number und voice_agent_id sind die einzigen Pflichtfelder. Sie können außerdem optionale call_properties übergeben, etwa Variablen für den System-Prompt und Ausgabevariablen, abhängig von Ihrer VoiceAgent-Konfiguration. Erfahren Sie, was Sie angeben sollten
6. Klicken Sie auf Save

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Workflow Rule erstellen

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol und gehen Sie dann zu Automation > Workflow Rules
2. Klicken Sie auf Create Rule
Hinweis: Webhooks sind ab der Zoho CRM Professional Edition verfügbar.
3. Konfigurieren Sie die Regel:
  • Wählen Sie das Modul (z. B. Contacts oder Leads) und geben Sie der Regel einen Namen
  • Legen Sie den Trigger fest (z. B. ein Datensatz wird erstellt, ein Feld wird geändert)
  • Fügen Sie Bedingungen hinzu, um Datensätze zu filtern (z. B. Telefonfeld ist nicht leer)
  • Fügen Sie unter Instant Actions hinzu: Webhook > CloudTalk VoiceAgent
4. Klicken Sie auf Save und aktivieren Sie die Regel anschließend mit Activate

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Testen und überprüfen

  1. Erstellen oder aktualisieren Sie einen Contact, der Ihre Trigger-Bedingungen erfüllt
  2. Gehen Sie zu Zahnradsymbol > Automation > Workflow Rules, wählen Sie Ihre Regel aus und klicken Sie auf View Usage, um die Ausführung zu prüfen
  3. Prüfen Sie in CloudTalk, ob der VoiceAgent-Anruf gestartet wurde
Fertig! 🚀 Ihr Zoho-CRM-Workflow löst jetzt einen CloudTalk VoiceAgent-Anruf aus, sobald ein Datensatz Ihre gewählten Bedingungen erfüllt.
💡 API-Limits, die Sie beachten solltenDamit keine Fehler oder Drosselungen auftreten, sollte Ihr Workflow die Verteilung der Anrufe sorgfältig steuern. Verwenden Sie bei Bedarf Verzögerungen oder eine Zeitsteuerung, denn für den VoiceAgent-Endpunkt gilt das Standard-API-Ratenlimit (60 Anfragen pro Minute).

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Fehlerbehebung

Wenn der VoiceAgent-Anruf nicht zustande kam, gehen Sie zu View Usage und klicken Sie auf Failures. Suchen Sie Ihren Datensatz und prüfen Sie die Spalte Reason For Failures.
Brauchen Sie Hilfe oder haben Sie eine Frage? Melden Sie sich über unser Support-Portal. Wir sind für Sie da.