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In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit Workflow-Automatisierungen automatisch einen CloudTalk-VoiceAgent-Anruf aus Freshworks CRM (Freshsales) auslösen.
Benutzerebene: Admin

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Bevor Sie beginnen

Sie benötigen:
  • Einen bereits erstellten CloudTalk VoiceAgent (notieren Sie sich die VoiceAgent-ID)
  • CloudTalk-API-Zugangsdaten (API-Schlüssel und Secret) aus Unternehmenseinstellungen > Integrationen > API (So greifen Sie auf Ihre CloudTalk-API-Schlüssel zu und generieren sie)
  • Einen Growth-Plan oder höher in Freshworks CRM
  • Eine Telefonnummer, die in den Contact-Datensätzen verfügbar ist

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Authorization-Header generieren

CloudTalk verwendet Basic Authentication für API-Anfragen.
  1. Öffnen Sie https://www.debugbear.com/basic-auth-header-generator
  2. Geben Sie Ihren CloudTalk-API-Schlüssel als Benutzernamen und Ihr API-Secret als Passwort ein
  3. Kopieren Sie den generierten Wert. Er sieht so aus: Basic XXXXXXXXX
Hinweis: Freshworks CRM akzeptiert auch eine einfache Kombination aus Benutzername und Passwort direkt in der Webhook-Konfiguration, der Base64-codierte Header ist also optional. Beide Wege funktionieren.

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Integration einrichten

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Workflow-Automatisierung erstellen

1. Gehen Sie in Freshworks CRM zu Admin Settings > Teams & Territories > Workflows 2. Klicken Sie auf Create your own workflow 3. Wählen Sie das Modul: Contacts (oder Accounts / Deals)
4. Legen Sie das Auslöseereignis fest, zum Beispiel:
  • Contact is created
  • Field is updated (z. B. Status wechselt zu „Interested”)
5. Fügen Sie Bedingungen hinzu, um zu filtern, welche Datensätze den Anruf auslösen (z. B. Mobilnummer ist vorhanden)

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Webhook-Aktion hinzufügen

1. Klicken Sie unter Actions auf Add Action > Webhook 2. Konfigurieren Sie den Webhook:
3. Fügen Sie unter Request body (Advanced) Folgendes ein:
call_number und voice_agent_id sind die einzigen Pflichtfelder. Je nach Konfiguration Ihres VoiceAgent können Sie außerdem optionale call_properties übergeben, etwa Variablen für den System-Prompt und Ausgabevariablen. Erfahren Sie, was Sie einbinden können
4. Klicken Sie auf Save und anschließend auf Enable, um den Workflow zu aktivieren.

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Testen und überprüfen

  1. Erstellen oder aktualisieren Sie einen Contact, der Ihre Auslösebedingungen erfüllt
  2. Gehen Sie zu Admin Settings > Automations > Workflow logs und prüfen Sie den Ausführungsstatus
  3. Prüfen Sie in CloudTalk, ob der VoiceAgent-Anruf gestartet wurde
Fertig! 🚀 Ihr Freshworks-CRM-Workflow löst jetzt einen CloudTalk-VoiceAgent-Anruf aus, sobald ein Kontakt Ihre gewählten Bedingungen erfüllt.
💡 API-Limits, die Sie beachten solltenDamit keine Fehler oder Drosselungen auftreten, sollte Ihr Freshworks-CRM-Workflow die Anrufverteilung sorgfältig steuern. Verwenden Sie bei Bedarf Verzögerungen oder eine Zeitplanungslogik, denn für den VoiceAgent-Endpunkt gilt das standardmäßige API-Rate-Limit (60 Anfragen pro Minute).

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Fehlerbehebung

Sie brauchen Hilfe oder haben eine Frage? Wenden Sie sich an unser Support-Portal. Wir sind für Sie da