Ontdek hoe u terugbelverzoeken plant, vastzet, opnieuw plant en annuleert, en wanneer ze terugkomen in uw wachtrij.
Als een contact vraagt of u later terugbelt, plant u dat in en brengt de AI Sales Dialer het contact op het juiste moment terug in uw wachtrij.
Een terugbelverzoek plannen
- Kies na een gesprek de dispositie Opnieuw plannen (of de dispositie die uw campagne voor terugbelverzoeken gebruikt).
- Het planvenster wordt geopend. Kies een datum en tijd (tijd is verplicht).
- Vink eventueel Houd dit terugbelverzoek bij mij aan om het terugbelverzoek aan uzelf te koppelen. Laat u dit vakje leeg, dan kan elke agent in de campagne het oppakken zodra het aan de beurt is.
- Bevestig.
Hoe terugbelverzoeken worden geprioriteerd
Terugbelverzoeken die aan de beurt zijn, krijgen in de wachtrij voorrang op contacten voor een nieuwe poging en op nieuwe contacten. De prioriteitsvolgorde van de dialer is:- Favoriete contacten
- Opnieuw geplande contacten waarvan het terugbeltijdstip is aangebroken
- Contacten voor een nieuwe poging (al gebeld, afkoelperiode verstreken)
- Nieuwe contacten (nog nooit gebeld)
Vastgezette versus open terugbelverzoeken
Vastgezet (Houd dit terugbelverzoek bij mij). Alleen u ziet dit terugbelverzoek in uw wachtrij zodra het aan de beurt is. Gebruik dit als het contact specifiek naar u heeft gevraagd of als context belangrijk is. Bent u niet in een sessie en is het geplande tijdstip ongeveer 30 minuten verstreken, dan komt het terugbelverzoek beschikbaar voor elke agent in de campagne, zodat het contact niet hoeft te wachten. Open (niet toegewezen). Elke agent in de campagne kan het oppakken zodra het tijdstip is aangebroken. Gebruik dit als het niet uitmaakt wie terugbelt, zolang iemand het maar doet.Wanneer een terugbelverzoek aan de beurt is
Het terugbelverzoek verschijnt in de wachtrij van de agent zodra het geplande tijdstip is aangebroken. Er is geen pushmelding of pop-up; het contact verschijnt in de wachtrij als onderdeel van de normale belstroom en krijgt voorrang op nieuwe contacten.Is de toegewezen agent niet in een actieve sessie wanneer een vastgezet terugbelverzoek aan de beurt komt, dan wacht het contact ongeveer 30 minuten op hem of haar. Daarna wordt het terugbelverzoek beschikbaar voor elke agent in de campagne. Open terugbelverzoeken zijn voor iedereen beschikbaar vanaf het moment dat ze aan de beurt zijn.
Een terugbelverzoek opnieuw plannen
Wilt u het tijdstip wijzigen, plan dan een nieuw terugbelverzoek voor hetzelfde contact. De nieuwe planning vervangt de vorige; er wordt geen duplicaat aangemaakt.Een terugbelverzoek annuleren
Wilt u een gepland terugbelverzoek annuleren, geef het contact dan een dispositie met een ander resultaat (bijv. “Niet geïnteresseerd” of “Niet bellen”). Daarmee vervalt het geplande tijdstip en volgt het contact de normale campagneregels voor dat resultaat. Bekijk Disposities en resultaten.Goed om te weten
- De notitie blijft bewaard. Wat u in de terugbelnotitie schrijft, wordt aan het contact gekoppeld en is zichtbaar wanneer het contact de volgende keer wordt aangeboden, zodat de agent die het terugbelverzoek oppakt context heeft.
- Geen enkel terugbelverzoek gaat verloren. Verstrijkt het geplande tijdstip van een terugbelverzoek terwijl niemand in een sessie zit (bijvoorbeeld ‘s nachts), dan verschijnt het bij de start van de volgende sessie als achterstallig en wordt het direct aangeboden: eerst aan de agent voor wie het is vastgezet, en daarna aan iedereen in de campagne zodra de wachttijd van 30 minuten is verstreken.
- Terugbelverzoeken tellen als een poging. Wanneer het terugbelverzoek wordt gebeld, gebruikt het net als elk ander gesprek een van de ingestelde nieuwe pogingen van de campagne.
- Plannen werkt in zowel sequentiële als parallelle modus. Het terugbelverzoek zelf wordt altijd als één contact aangeboden, niet als onderdeel van een parallelle batch.
Hulp nodig of een vraag? Neem gerust contact op via ons Supportportaal — we staan voor u klaar.