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Erfahren Sie, wie der AI Sales Dialer entscheidet, wen er als Nächstes anruft, und wie Sie die Reihenfolge über die Quellen-Rangfolge und die Einstellung „Neue Kontakte priorisieren“ steuern.
Benutzerebene: Admin
Der AI Sales Dialer entscheidet anhand einer klaren Prioritätsreihenfolge, wen er als Nächstes anruft. Dieser Artikel erklärt das gesamte System: die Reihenfolge der Stufen, die Quellen-Rangfolge und die Einstellungen, die darauf Einfluss nehmen.

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Die Prioritätsstufen

Jeder Kontakt in einer Kampagne gehört zu einer Stufe. Der Dialer arbeitet sie in dieser Reihenfolge ab:
  1. Kontakte mit dem Status Favorit
  2. Kontakte mit dem Status Neu geplant, deren Rückrufzeit erreicht ist
  3. Kontakte mit dem Status Wiederholung (bereits mindestens einmal angerufen, Wartezeit abgelaufen)
  4. Kontakte mit dem Status Neu (noch nie angerufen)
Der Dialer arbeitet jede Stufe vollständig ab, bevor er zur nächsten übergeht. Fällige Rückrufe und Wiederholungen kommen immer vor neuen Namen, damit nichts Wichtiges hinter einer langen Liste neuer Kontakte warten muss. Wird ein Rückruf fällig, während der Agent gerade Wiederholungen abarbeitet, rückt dieser bei der nächsten Kontaktzuteilung an die erste Stelle. Mehr dazu, wie Rückrufe behandelt werden, finden Sie unter Geplante Rückrufe.

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Quellen-Rangfolge innerhalb der Stufen

Im Schritt Kontakt der Kampagneneinrichtung (oder beim Bearbeiten einer bestehenden Kampagne) fügen Sie Ihre Zielgruppe über + Kontakte nach Tags hinzufügen und + CRM-Kontaktliste hinzufügen hinzu. Jede hinzugefügte Quelle erscheint in einer einzigen, nach Rang sortierten Liste.
Die Regel: Die oberste Liste wird innerhalb jeder Gruppe zuerst angerufen. Ziehen Sie die Einträge, um die Reihenfolge zu ändern. Ein Beispiel: Ihre Kampagne hat drei Quellen:
  1. „Enterprise leads“ (Tag)
  2. „HubSpot hot list“ (CRM-Liste)
  3. „Cold outreach“ (Tag)
Zuerst werden alle Wiederholungskontakte angerufen (Wiederholungen aus „Enterprise leads“, dann aus „HubSpot hot list“, dann aus „Cold outreach“). Sind die Wiederholungen abgearbeitet, folgen die neuen Kontakte in derselben Quellenreihenfolge (neue Kontakte aus „Enterprise leads“, dann aus „HubSpot hot list“, dann aus „Cold outreach“).

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Die Reihenfolge festlegen

  1. Öffnen Sie eine Kampagne und gehen Sie zu Kampagne bearbeiten (oder erstellen Sie eine neue).
  2. Fügen Sie im Bereich Kontakt Ihre Tags und/oder CRM-Listen hinzu.
  3. Ziehen Sie die Quellen nach oben oder unten, um die Reihenfolge festzulegen. Die oberste Quelle hat die höchste Priorität.
  4. Speichern Sie.
💡 Sie können die Reihenfolge jederzeit ändern, auch bei einer aktiven Kampagne. Die neue Reihenfolge gilt ab der nächsten Kontaktzuteilung.

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Tags und CRM-Listen kombinieren

Tags und CRM-Listen stehen in derselben Rangliste. Sie können sie beliebig mischen. Eine CRM-Liste auf Position 1 hat innerhalb derselben Gruppe Vorrang vor einem Tag auf Position 2 – und umgekehrt.

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Zusammenspiel mit anderen Prioritätseinstellungen

Der Dialer richtet sich zuerst nach der Stufe, dann nach der Quellen-Rangfolge:
  1. Wiederholungen werden immer vor neuen Kontakten angerufen, unabhängig davon, aus welcher Quelle sie stammen.
  2. Innerhalb der Wiederholungen entscheidet die per Drag-and-drop festgelegte Reihenfolge über die Priorität. Eine Wiederholung aus Quelle 1 wird vor einer Wiederholung aus Quelle 3 angerufen.
  3. Innerhalb der neuen Kontakte gilt dieselbe Reihenfolge. Ein neuer Kontakt aus Quelle 1 wird vor einem neuen Kontakt aus Quelle 3 angerufen.
  4. Kontakte mit dem Status „Favorit“ und „Neu geplant“ behalten ihre Priorität sowohl vor Wiederholungen als auch vor neuen Kontakten.
Kurz gesagt: Die per Drag-and-drop festgelegte Reihenfolge steuert die Priorität innerhalb jeder Gruppe, nicht gruppenübergreifend. Sie legen die Rangfolge Ihrer Quellen fest, aber Wiederholungen kommen immer zuerst.

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Neue Kontakte priorisieren

Standardmäßig werden Wiederholungskontakte vor neuen Kontakten zugeteilt. Wenn Ihr Team lieber zuerst die neuen Kontakte abarbeiten soll, aktivieren Sie Neue Kontakte priorisieren in der Anrufeinrichtung der Kampagne (Schritt 3). Ist die Option aktiviert, dreht sich die Reihenfolge um: Neue Kontakte werden vor Wiederholungen zugeteilt. Kontakte mit dem Status „Favorit“ und „Neu geplant“ behalten in jedem Fall ihre Priorität.

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Wie alles zusammenspielt

Angenommen, Ihre Kampagne umfasst 200 neue Kontakte aus drei Quellen, 15 fällige Wiederholungen für einen zweiten Versuch und 3 geplante Rückrufe, die in den nächsten Minuten anstehen:
  1. Zuerst werden die 3 Rückrufe zugeteilt (Stufe „Neu geplant“).
  2. Danach die 15 Wiederholungen, sortiert nach der Quellen-Rangfolge (zuerst Wiederholungen aus „Enterprise leads“, dann aus „HubSpot hot list“, dann aus „Cold outreach“).
  3. Anschließend die 200 neuen Kontakte in derselben Quellenreihenfolge.
Werden mehrere Rückrufe gleichzeitig fällig, werden die höher priorisierten (gemäß Quellen-Rangfolge) zuerst zugeteilt. Bei gleicher Priorität gewinnt der zuerst geplante Rückruf. Ist „Neue Kontakte priorisieren“ aktiviert, tauschen die Schritte 2 und 3 die Plätze: neue Kontakte vor Wiederholungen, innerhalb jeder Gruppe weiterhin in der Quellenreihenfolge.

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Gut zu wissen

  • Das Umsortieren per Drag-and-drop funktioniert beim Erstellen und beim Bearbeiten. Sie können die Priorität beim Anlegen der Kampagne festlegen oder später anpassen.
  • CRM-Listen bleiben synchron. Wird ein Kontakt zur CRM-Liste hinzugefügt, nachdem Sie die Kampagne eingerichtet haben, übernimmt er automatisch die Prioritätsstufe dieser Quelle.
  • Stunden zwischen den Versuchen legt fest, wie lange ein Wiederholungskontakt warten muss, bevor er wieder infrage kommt. Das wird pro Kampagne in der Anrufeinrichtung festgelegt. Siehe Eine Kampagne im AI Sales Dialer einrichten.
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