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# Competência Agendamento de reuniões para Voice Agents

> Permita que o seu Voice Agent verifique a disponibilidade do calendário, proponha horas e marque reuniões com os autores das chamadas em tempo real.

<Note>
  Neste artigo, vai aprender a configurar a competência Agendamento de reuniões para o seu Voice Agent, a ligar um calendário Google ou Outlook, a controlar a disponibilidade e o horário de trabalho e a resolver problemas comuns.
</Note>

**Nível de utilizador**: Administrador

***

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  O que faz a competência Agendamento de reuniões
</h2>

Quando o autor da chamada pede uma marcação, o seu Voice Agent verifica no calendário ligado quais os horários livres, propõe horas disponíveis, confirma a escolha do autor da chamada e cria o evento, tudo durante a chamada.

Esta competência foi criada para equipas que marcam horários com clientes por telefone:

* **Recepcionistas com IA** que agendam consultas e retornos de chamada

* **Empresas de serviços** que marcam visitas presenciais (oficinas automóveis, reparações, clínicas)

* **Equipas de assistência técnica no terreno** que agendam visitas de técnicos ao local do cliente

* **Consultores e equipas de vendas** que marcam chamadas de diagnóstico ou de seguimento

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  Antes de começar
</h2>

Precisa de:

* Uma conta CloudTalk com Voice Agents ativados

* Uma conta **Google Calendar** ou **Microsoft Outlook** com permissão para conceder acesso a aplicações de terceiros (consulte a [Resolução de problemas](#:~:text=the%20integration%20page.-,Troubleshooting,-The%20calendar%20connection) se a sua empresa restringir esta possibilidade)

* Acesso de **Administrador** para editar o Voice Agent

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  Configurar a competência
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1. Abra o seu Voice Agent e vá a **[Competências](/pt/articles/14072758-voiceagent-skills)**.

2. Clique em **Adicionar** junto a **Agendamento de reuniões**.

   <Frame>
     <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15923950/53657597bd1f-image.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=4e5e0bc53e3a4c36956e9e40e6272f71" alt="" width="400" data-path="images/help-center/articles/15923950/53657597bd1f-image.png" />
   </Frame>

3. **Conecte o seu calendário.** Escolha Google Calendar ou Microsoft Outlook e conclua o fluxo de consentimento OAuth. Se a sua empresa já tiver uma integração de calendário ligada, pode selecioná-la aqui em vez de criar uma nova.

   <Frame>
     <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15923950/77fa4e1d2317-image.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=1662d3449909332446cabf9eabb63441" alt="" width="1695" height="1173" data-path="images/help-center/articles/15923950/77fa4e1d2317-image.png" />
   </Frame>

4. **Selecione um calendário.** A lista pendente apresenta todos os calendários da **conta ligada**: os calendários da própria conta e quaisquer calendários partilhados a que tenha acesso, com permissão para adicionar eventos a esse calendário, como um calendário de marcações da equipa ou da empresa. Escolha o calendário específico a partir do qual o agente vai ler a disponibilidade e no qual vai escrever as marcações. Cada Voice Agent utiliza um calendário.

   <Warning>
     💡 **Marcações para uma equipa:** a competência cria marcações exatamente num calendário. Não distribui marcações pelos membros da equipa, não escolhe uma pessoa disponível de um grupo nem gere horários de trabalho por turnos. Se a sua equipa gerir todo o tempo disponível para marcações num único calendário partilhado, pode ligar uma conta com permissão para adicionar eventos a esse calendário e selecioná-la aqui. Para agendamento avançado de equipas (atribuição rotativa, balanceamento de carga ou vários horários de turnos), utilize uma plataforma de agendamento dedicada, como o **Calendly** ou o **[Cal.com](/pt/articles/14073361-voiceagent-tools-cal-com)**[,](/pt/articles/14073361-voiceagent-tools-cal-com) ligada através de [Ferramentas](/pt/articles/11275049-tools-for-voiceagent) personalizadas.
   </Warning>

5. **Configure as definições de marcação:**

   * **Nome do evento:** o título escrito no evento do calendário (por exemplo, «Reunião de vendas», «Consulta de novo paciente»).

   * **Duração da reunião:** 15, 30 ou 60 minutos, ou uma duração personalizada.

   * **Tipo de reunião:** como decorre a marcação (ver abaixo).

   * **O que incluir no evento do calendário:** o que o agente deve extrair da conversa e escrever na descrição do evento.

   <Frame>
     <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15923950/45220ef05268-image.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=b11b969546259cdfc8d55027af4a27d2" alt="" width="1468" height="1392" data-path="images/help-center/articles/15923950/45220ef05268-image.png" />
   </Frame>

6. Clique em **Guardar**. O seu agente já pode marcar reuniões.

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  Disponibilidade, horário de trabalho e intervalos
</h2>

O agente só propõe horários que estejam livres no calendário ligado. O horário de trabalho, os intervalos entre reuniões e o tempo bloqueado são definidos no seu fornecedor de calendário, não na CloudTalk. Ou seja, a configuração existente do seu calendário é a única fonte de verdade.

Para controlar quando o agente pode fazer marcações:

* **Google Calendar:** defina o seu horário de trabalho nas definições do Calendar. Siga o guia da Google: [Definir o seu horário de trabalho e localização](https://support.google.com/calendar/answer/7638168). Tenha em conta que o horário de trabalho requer uma conta Google Workspace. Para bloquear períodos específicos, crie eventos ou entradas de ausência do escritório diretamente no calendário.

* **Microsoft Outlook:** defina o seu horário de trabalho nas definições do Outlook. Siga o guia da Microsoft: [Definir o horário e o local de trabalho no Outlook](https://support.microsoft.com/en-us/outlook/notifications-and-settings/set-your-work-hours-and-location-in-outlook). O horário de trabalho requer uma conta Microsoft 365 profissional ou escolar.

Qualquer evento já existente no calendário é tratado como ocupado, pelo que o agente não vai propor esse horário.

<Warning>
  **Fusos horários:** o agente utiliza o fuso horário predefinido do calendário ligado e indica-o ao propor horas («terça-feira às 14h, hora do Leste»). Os autores das chamadas noutros fusos horários devem fazer a conversão correspondente.
</Warning>

<h2 id="h_20722ff182">
  O que é escrito no calendário
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Cada marcação cria um evento no calendário selecionado:

* **Título:** o nome do evento que configurou

* **Hora:** o horário confirmado, com a duração que configurou

* **Descrição:** nome do autor da chamada, número de telefone, motivo da marcação e quaisquer campos personalizados que tenha configurado

* **Localização:** a morada da sua empresa (reunião presencial) ou a morada do autor da chamada (visita de assistência)

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  Confirmação por SMS
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Quando ativa a competência Agendamento de reuniões, a CloudTalk adiciona automaticamente um cenário de SMS predefinido: depois de a chamada terminar, o autor da chamada recebe uma mensagem com os detalhes da marcação. O modelo da mensagem vem preenchido e é totalmente editável. Pode alterar o texto ou eliminar o cenário por completo.\
O cenário só é criado se a sua conta tiver um número com capacidade para SMS.

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  Gerir a integração de calendário
</h2>

As contas de calendário ligadas encontram-se em **Conta > Integrações**. A página de detalhe da integração mostra o email da conta ligada, o respetivo estado e a lista de Voice Agents que a utilizam.

Alguns aspetos a ter em conta:

* Podem estar ligadas várias contas Google ou Outlook na mesma empresa, por exemplo, diferentes membros da equipa a ligar os seus próprios calendários.

* A mesma integração pode ser utilizada por vários Voice Agents, mas cada agente faz marcações exatamente num calendário.

* O calendário específico é escolhido para cada agente nas definições da competência, não na página da integração.

<h2 id="h_f9ec749686">
  Resolução de problemas
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* **A ligação ao calendário apresenta um erro.**

  Isto acontece quando o token OAuth deixa de funcionar, por exemplo, porque o administrador que fez a ligação saiu da empresa, a conta foi desativada ou as permissões foram revogadas. Os seus Voice Agents continuam ativos, mas a competência de marcação fica em pausa e não será proposta aos autores das chamadas até a ligação ser restabelecida. Abra **Conta > Integrações**, verifique que agentes estão afetados e clique em **Reconectar**.

- **Não consigo concluir o consentimento OAuth.**

  Algumas empresas restringem as aplicações de terceiros que podem aceder ao Google Workspace ou ao Microsoft 365. Se o ecrã de consentimento mostrar um erro de aprovação ou de permissões, peça ao administrador de TI que autorize a CloudTalk:

  * Google Workspace: o administrador gere o acesso das aplicações de terceiros na consola de administração da Google (Security > API controls > App access control).

  * Microsoft 365: o administrador gere o consentimento das aplicações no centro de administração do Microsoft Entra (Enterprise applications > Consent and permissions) ou aprova o pedido através do fluxo de consentimento de administrador.

* **O agente propõe horas em que não estamos disponíveis.**

  Verifique o horário de trabalho e o tempo bloqueado no calendário ligado, uma vez que o agente reflete exatamente o que o calendário apresenta como livre. Confirme também que está selecionado o calendário correto nas definições da competência.

- **Os autores das chamadas ouvem o fuso horário errado.**

  O agente utiliza o fuso horário predefinido do calendário. Atualize o fuso horário nas definições do Google Calendar ou do Outlook se não corresponder à localização da sua empresa.

* **Já criámos uma integração de calendário com [Ferramentas](/pt/articles/11275049-tools-for-voiceagent) personalizadas.**

  As ferramentas personalizadas existentes continuam a funcionar. Recomendamos a migração para a competência nativa, para uma configuração mais simples e tratamento de erros integrado. O seu Account Manager pode ajudar.

***

*Precisa de ajuda ou tem alguma questão?* Contacte-nos através do nosso [Portal de Suporte](https://support.cloudtalk.io/hc/en-us/requests/new?ticket_form_id=26305535257884) — estamos aqui para si.


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