> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://help.cloudtalk.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# VoiceAgent-sjablonen: AI-receptionist buiten openingstijden

> Stel uw AI-receptionist in om oproepen af te handelen, veelgestelde vragen te beantwoorden en berichten aan te nemen wanneer uw team niet beschikbaar is

<Note>
  De AI-receptionist buiten openingstijden is een VoiceAgent die is ingesteld om inkomende oproepen buiten de openingstijden af te handelen. Hij beantwoordt oproepen, geeft antwoord op veelgestelde vragen uit uw Kennisbank en neemt een gestructureerd bericht aan wanneer hij niet kan helpen, zodat oproepen worden afgehandeld en er niets wordt gemist wanneer uw team niet beschikbaar is.

  Deze handleiding leidt u stap voor stap door het instellen van de agent, van het aanmaken van het profiel tot het koppelen aan uw gespreksflow.
</Note>

**Gebruikersniveau:** Admin

***

<Warning>
  Dit artikel behandelt specifiek de configuratie voor buiten de openingstijden. Zie voor een algemeen overzicht van het sjabloon AI-receptionist [VoiceAgent-sjablonen: AI-receptionist](/nl/articles/14057883-voiceagent-templates-ai-receptionist).
</Warning>

<h2 id="h_4b39247c62">
  Voordat u begint
</h2>

Zorg dat u het volgende hebt om een AI-receptionist buiten openingstijden in te stellen:

* Een actief **AI-receptionist- of AI Specialist-pakket** op uw account

* **Adminrechten** voor het CloudTalk Dashboard

* Een Time Router die is ingesteld (of klaar is om in te stellen) in de Gespreksflow-ontwerper

* Een CRM-webhook-endpoint als u oproepgegevens automatisch wilt laten doorsturen

<h2 id="h_169729bb73">
  De AI-receptionist buiten openingstijden instellen
</h2>

<h3 id="h_6b6f4a9b62">
  Stap 1: uw agentprofiel instellen
</h3>

Klik in **VoiceAgents > Agenten** op **+ Nieuwe VoiceAgent** en selecteer het type **Receptionist**.

| **Instelling** | **Opmerkingen** |
| - | - |
| Naam | Gebruik een naam die deze agent onderscheidt van uw agent voor binnen de openingstijden, bijvoorbeeld "Aria – Buiten openingstijden". |
| Taal | Selecteer uw primaire taal. Voeg indien nodig secundaire talen toe; de agent herkent de taal van de beller automatisch. Als u er meer dan één instelt, beschrijf dan in uw doelprompt hoe met talen moet worden omgegaan. |
| Stem | Beluister de opties in het Dashboard voordat u kiest. |
| Begroeting | Houd deze kort en maak duidelijk dat het om een AI-agent gaat. |

**Voorbeeldbegroeting:**

```
Hello, you've reached [Your Company]. I'm [Agent Name], your AI receptionist.

May I please take your name, and how may I help you?
```

U kunt "U bent verbonden met de ondersteuning buiten openingstijden van \[Company]" aan de begroeting toevoegen als bellers moeten weten dat ze buiten de openingstijden bellen. Anders gaat de agent meteen over tot helpen.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/4039395731d4-screenshot-2026-06-29-at-10-12-10.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=d38431b830dca40e4e2e4fac6cd9bfb9" alt="" width="2837" height="1610" data-path="images/help-center/articles/15653481/4039395731d4-screenshot-2026-06-29-at-10-12-10.png" />
</Frame>

<h3 id="h_d1e78ba465">
  Stap 2: VoiceAgent-vaardigheden instellen
</h3>

Vaardigheden bepalen wat de agent tijdens een gesprek kan doen. Elke vaardigheid voegt een specifieke mogelijkheid toe (vragen beantwoorden, doorverbinden naar een medewerker, gegevens vastleggen of een bericht aannemen). U stelt in welke vaardigheden actief zijn en hoe elke vaardigheid zich gedraagt.

Zie [VoiceAgent-vaardigheden](/nl/articles/14072758-voiceagent-skills) voor een volledige beschrijving van alle beschikbare vaardigheden.

<h4 id="h_87163cc81c">
  Vragen beantwoorden (aanbevolen)
</h4>

*[Vragen beantwoorden](/nl/articles/14072758-voiceagent-skills#:~:text=from%20the%20payload.-,Answer%20Questions,-The%20Answer%20Questions)* is een instelling voor terugvalgedrag, geen routeringsvaardigheid. Het bepaalt wat de agent doet wanneer hij geen antwoord kan vinden in de Kennisbank. Bellers krijgen altijd een vervolgstap, ook wanneer de agent geen antwoord kan vinden.

Stel de terugval voor buiten de openingstijden in op **Eerlijk zijn**. De agent geeft dan aan dat hij het niet weet en biedt aan een bericht aan te nemen. Stel dit niet in op "Overdragen aan een persoon", tenzij u een bereikbaarheidslijn hebt die altijd bemand is.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/dc2be51bbf00-screenshot-2026-06-29-at-10-14-10.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=50a259118b076406f47d809c52ad68bf" alt="" width="350" data-path="images/help-center/articles/15653481/dc2be51bbf00-screenshot-2026-06-29-at-10-14-10.png" />
</Frame>

<h4 id="h_87db3e445e">
  Bericht aannemen (aanbevolen)
</h4>

*[Bericht aannemen](/nl/articles/14072758-voiceagent-skills#:~:text=your%20business%20needs.-,Take%20a%20Message,-The%20Take%20a)* is een vaardigheid die de naam en het bericht van de beller automatisch vastlegt. U stelt het bevestigingsbericht in dat volgt nadat de gegevens zijn verzameld. Zo verlaat geen enkele beller het gesprek zonder dat zijn gegevens voor opvolging zijn vastgelegd.

**Bevestigingsbericht:**

```
Genoteerd, ik heb uw gegevens vastgelegd. Iemand van ons team neemt zo snel mogelijk contact met u op.
```

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/0a3cba138b68-screenshot-2026-06-29-at-12-00-52.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=3a602cdb05cd41c77311775969f11c0a" alt="" width="1703" height="664" data-path="images/help-center/articles/15653481/0a3cba138b68-screenshot-2026-06-29-at-12-00-52.png" />
</Frame>

Deze vaardigheid biedt het aannemen van een bericht niet uit zichzelf aan. U hebt een scenario nodig dat dit expliciet activeert, anders biedt de agent het niet aan.

* Voeg een scenario toe: *"Bied aan een bericht aan te nemen en leg de naam en het telefoonnummer van de beller vast wanneer u geen antwoord kunt geven."*

* Voeg een scenario voor "taak voltooid" toe om het gesprek netjes af te sluiten nadat het bericht is aangenomen.

* Gebruik dit niet als terugval voor onbeantwoorde doorverbindingen. Gebruik daarvoor Doorverbinden naar gespreksflow met een terugvaltak.

<h4 id="h_9f25ca317c">
  Informatie extraheren (aanbevolen)
</h4>

*[Informatie extraheren](/nl/articles/14072758-voiceagent-skills#:~:text=an%20available%20option.-,Extract%20information,-The%20Extract%20Information)* is een vaardigheid die gestructureerde gespreksgegevens vastlegt en via een webhook naar uw CRM of automatiseringsendpoint stuurt. Uw team heeft zo volledige context bij elk gesprek voordat het opvolging geeft.

| **Eigenschapnaam** | **Type** | **Instructie voor AI** |
| - | - | - |
| `name` | Tekst | Extraheer de naam van de beller zoals die tijdens het gesprek is opgegeven. |
| `email` | Tekst | Extraheer het e-mailadres van de beller als dat is opgegeven. Laat leeg als het niet is gegeven. |
| `call_summary` | Tekst | Vat in één tot twee zinnen samen waar het gesprek over ging en wat de beller nodig had. |

Voeg een veld `phone_number` toe als uw team moet terugbellen in plaats van e-mailen.

* Eigenschapnamen zijn hoofdlettergevoelig. Hernoem ze niet na het instellen, want ze worden gebruikt om gegevens naar uw CRM te sturen.

* Test de webhook-uitvoer op een aantal echte gesprekken voordat u uw productie-CRM koppelt.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/6e59b1a51c55-screenshot-2026-06-29-at-10-26-36.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=436669fe0c10e21b7adbda0fdd44cfd5" alt="" width="1697" height="1562" data-path="images/help-center/articles/15653481/6e59b1a51c55-screenshot-2026-06-29-at-10-26-36.png" />
</Frame>

<h4 id="h_64e827f16b">
  Doorverbinden naar gespreksflow: alleen bij noodgevallen (optioneel)
</h4>

Stel dit alleen in als u een bereikbaarheids- of noodlijn hebt waar altijd iemand beschikbaar is om op te nemen. Een onbeantwoorde doorverbinding is een slechtere ervaring dan het aannemen van een bericht.

Gebruik **Doorverbinden naar gespreksflow** in plaats van Doorverbinden naar medewerker/groep, zodat u een terugvaltak kunt instellen voor het geval er op de noodlijn niet wordt opgenomen.

| **Doorverbindregel** | **Bestemming** |
| - | - |
| Beller noemt een noodgeval of dringende situatie | Gaat verder in Gespreksflow > Groep > \[On-call / Emergency Line] |
| Doorverbinding onbeantwoord | Terugvaltak > voicemail of externe doorschakeling |

<Warning>
  Stel in de Gespreksflow-ontwerper altijd een terugvaltak in om onbeantwoorde oproepen af te handelen.
</Warning>

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/0fb9df1566ba-screenshot-2026-06-29-at-14-49-16.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=4a486884d1324b6ab31f9c509c317691" alt="" width="2350" height="943" data-path="images/help-center/articles/15653481/0fb9df1566ba-screenshot-2026-06-29-at-14-49-16.png" />
</Frame>

<h3 id="h_186354eed1">
  Stap 3: uw Kennisbank opbouwen
</h3>

De agent antwoordt uitsluitend op basis van de documenten die u uploadt. Hij gebruikt geen externe kennis en gaat niet gokken. Zie [Kennisbank voor VoiceAgents](/nl/articles/11204159-knowledge-base-for-voiceagents) voor een volledige handleiding over het instellen van uw Kennisbank.

Bellers buiten de openingstijden vragen meestal naar de openingstijden, de locatie, wat ze in dringende situaties moeten doen en wanneer iemand hen terugbelt. Beperk uw Kennisbank tot die onderwerpen.

1. **Eén bron van waarheid per onderwerp.** Als de openingstijden in meerdere documenten staan, voeg die dan samen. Tegenstrijdige informatie leidt tot inconsistente antwoorden.

2. **Gestructureerde inhoud.** Gebruik een vraag-en-antwoordformaat of korte alinea's. Plak geen volledige beleidsdocumenten.

3. **Houd het actueel.** Verouderde informatie leidt tot verkeerde antwoorden. Werk documenten bij wanneer er iets verandert.

4. **Beperk het tot vragen buiten de openingstijden.** Upload niet uw volledige kennisbank.

5. **Bestandslimieten:** 21MB per bestand. Geaccepteerde formaten: `.pdf`, `.txt`, `.docx`, `.html`, `.epub`. U kunt ook URL's toevoegen die verwijzen naar veelgestelde vragen of openbare helpinhoud.

Meer documenten toevoegen maakt de agent niet beter. Een kleinere, goed gestructureerde Kennisbank presteert beter dan een grote, inconsistente.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/d64c7a7b69ed-screenshot-2026-06-29-at-10-33-34.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=3a2c4d3523606b54f7ca289c272304fb" alt="" width="2478" height="1430" data-path="images/help-center/articles/15653481/d64c7a7b69ed-screenshot-2026-06-29-at-10-33-34.png" />
</Frame>

<h3 id="h_fbf653fce3">
  Stap 4: scenario's instellen
</h3>

Scenario's bepalen hoe de agent omgaat met situaties die hij met zijn normale gedrag niet kan oplossen. Zie [VoiceAgent-scenario's & guardrails](/nl/articles/14073408-voiceagent-scenarios-guardrails) voor een volledige handleiding. Voor de configuratie buiten de openingstijden is een scenario voor "taak voltooid" nodig om gesprekken netjes af te sluiten nadat een bericht is aangenomen.

| **Trigger** | **Reactie** | **Actie** |
| - | - | - |
| Beller neemt afscheid of heeft geen vragen meer | "Graag gedaan! Nog een fijne dag verder. Tot ziens!" | Ophangen |
| Beller is 15+ seconden stil | "Ik hoor niets meer, bent u er nog? U kunt altijd terugbellen." | Ophangen |
| Taak voltooid: bericht aangenomen en gegevens verzameld | "Bedankt voor uw telefoontje. Iemand van ons team neemt binnenkort contact met u op. Nog een fijne dag. Tot ziens!" | Ophangen |
| Beller wil een bericht achterlaten | "Natuurlijk, gaat uw gang. Ik zorg dat het wordt doorgegeven." | Alleen reactie |
| Beller vraagt om een medewerker te spreken | "Ons team is nu niet beschikbaar, maar ik kan een bericht aannemen en ze nemen zo snel mogelijk contact met u op. Is dat goed?" | Alleen reactie |
| Beller vraagt of hij met een mens spreekt | "Ik ben een AI-assistent van \[Company]. Ik help u graag of neem een bericht aan voor het team." | Alleen reactie |

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/33b33a57cd28-screenshot-2026-06-29-at-10-54-40.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=5ff1f7974e8140dd94eb65dcf292285d" alt="" width="2330" height="1311" data-path="images/help-center/articles/15653481/33b33a57cd28-screenshot-2026-06-29-at-10-54-40.png" />
</Frame>

<h3 id="h_9d832bc8a9">
  Stap 5: koppelen aan uw gespreksflow
</h3>

Koppel de agent aan uw telefoonnummer met een [Time Router](/nl/articles/9652337-day-time-splitter), zodat oproepen buiten de openingstijden naar de agent worden geleid.

<Warning>
  Gebruik voor een correcte werking een aparte agent voor oproepen buiten de openingstijden. De Time Router leidt oproepen op basis van de openingstijden naar de juiste agent. Zie voor de configuratie binnen de openingstijden [VoiceAgent-sjablonen: AI-receptionist tijdens openingstijden](https://app.intercom.com/a/apps/keho9m4r/settings/helpcenter/12665/collections?activeContentId=18680943\&activeContentType=article\&collectionId=19001561\&contentLocale=en\&editorMode=edit).
</Warning>

```
All inbound calls
  → Time Router
      During hours → [During Hours Agent]
      After hours  → AI Voice Agent → [After Hours Agent]
                         → Call ends (question answered)
                         → Call ends (message taken, data sent to webhook)
                         → (Optional) Urgent transfer
                             → Group → [On-call / Emergency Line]
                             → Transfer unanswered → fallback branch
```

* Stel de Time Router in op uw exacte openingstijden en tijdzone.

* Test zowel de tak voor binnen als de tak voor buiten de openingstijden voordat u live gaat.

* Voeg altijd een terugvaltak toe voor de doorverbindroute bij noodgevallen.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/cloudtalk/akDGinDOBsihWn_p/images/help-center/articles/15653481/9125ed4930ab-screenshot-2026-06-29-at-13-57-58.png?fit=max&auto=format&n=akDGinDOBsihWn_p&q=85&s=1601cd820e9b2c88211618ad289db610" alt="" width="1868" height="799" data-path="images/help-center/articles/15653481/9125ed4930ab-screenshot-2026-06-29-at-13-57-58.png" />
</Frame>

<h2 id="h_e90089a714">
  Nadat u live bent gegaan
</h2>

Controleer de eerste ochtend:

* Welke berichten er zijn binnengekomen en of de samenvattingen kloppen

* Of er vragen buiten de Kennisbank vielen (voeg in dat geval antwoorden toe)

* Of de webhook uw CRM correct vult

Pas uw Kennisbank en scenario's aan op basis van wat u in de eerste week ziet.

<h2 id="h_cffe2151eb">
  Veelgestelde vragen
</h2>

* **Heb ik een aparte agent nodig voor buiten de openingstijden, of kan ik die voor binnen de openingstijden hergebruiken?** U hebt aparte agenten nodig. Het gedrag buiten de openingstijden is anders: er wordt niet naar het team doorverbonden, het aannemen van berichten is het belangrijkste resultaat en de toon moet duidelijk maken dat er niemand beschikbaar is. Gebruik een Time Router om oproepen naar de juiste agent te leiden.

- **De agent zei dat we open waren terwijl we gesloten waren. Hoe komt dat?**

  Waarschijnlijk is de Time Router niet goed ingesteld, of komen de instellingen voor openingstijden en tijdzone niet overeen met uw werkelijke tijden. Controleer de instellingen van de Time Router in de Gespreksflow-ontwerper.

* **Kan ik een doorverbinding voor noodgevallen instellen?**

  Ja, maar alleen als er altijd iemand beschikbaar is om op te nemen. Een onbeantwoorde doorverbinding is een slechtere ervaring dan het aannemen van een bericht. Gebruik Doorverbinden naar gespreksflow met een terugvaltak, zodat gesprekken niet wegvallen als niemand opneemt.

- **Hoe zorg ik dat berichten van 's nachts bij mijn team terechtkomen?**

  Gebruik de vaardigheid Informatie extraheren met een webhook die naar uw CRM of automatiseringstool wijst. De gestructureerde gegevens staan klaar wanneer uw team aan de dag begint.

* **Wat als een beller iets vraagt wat niet in de Kennisbank staat?**

  De agent vertelt de beller dan dat hij het niet weet en biedt aan een bericht aan te nemen, mits u de terugval van Vragen beantwoorden op "Eerlijk zijn" hebt ingesteld en het bijbehorende scenario hebt toegevoegd.

***

*Hulp nodig of hebt u een vraag?* Neem gerust contact met ons op via ons [Supportportaal](https://support.cloudtalk.io/hc/en-us/requests/new?ticket_form_id=26305535257884) — we staan voor u klaar.


## Related topics

- [VoiceAgent-sjablonen: AI-receptionist tijdens openingstijden](/nl/articles/15645612-voiceagent-templates-during-hours-ai-receptionist.md)
- [VoiceAgent-sjablonen: AI-receptionist](/nl/articles/14057883-voiceagent-templates-ai-receptionist.md)
- [VoiceAgent-tools: Cal.com](/nl/articles/14073361-voiceagent-tools-cal-com.md)


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.