V službe CloudTalk si môžete nastaviť vaše telefónne čísla podľa vašich potrieb. Ponúkame viacero možností ako nastaviť telefónne čísla. Funkcia Call Flow Designer vám umožňuje nastaviť rôzne scenáre, aby ste mohli efektívne smerovať a spravovať vaše prichádzajúce hovory. 

Základné nastavenie telefónneho čísla

Inteligentné smerovanie hovorov na základe presne definovaných pravidiel podľa vašich potrieb si môžete nastaviť v rozhraní. 

  1. V rámci rozhrania CloudTalk Dashboard prejdite do sekcie Čísla (Numbers), ktorú nájdete v bočnom paneli. V rámci tejto sekcie sa vám zobrazí zoznam všetkých vašich telefónnych čísel. Každé telefónne číslo môžete konfigurovať samostatne.

Pro Tip: Interné označenie

Pomenujte telefónne číslo vlastným názvom. Vlastné označenie telefónneho čísla vám pomôže ľahšie identifikovať vaše čísla v rozhraní. Toto označenie sa následne zobrazuje v štatistikách, reportoch, operátorom pri prichádzajúcich hovoroch a pod.

2. Po tom, čo ste si vybrali konkrétne číslo, ktoré idete konfigurovať, kliknite na ikonu „⚙️“ vedľa telefónneho čísla. V tomto kroku môžete zapnúť alebo vypnúť zaznamenávanie hovorov alebo povinné označovanie (mandatory tagging) hovorov. V rámci tohto kroku môžete tiež nastaviť prevádzkovú dobu (business hours) alebo medzinárodné hovory

Ak tieto pravidlá nepotrebujete meniť pre dané číslo samostatne, nastavenia bude rovnaké ako pri všeobecných nastaveniach.

Prevádzková doba: Ku každému telefónnemu číslu je možné nastaviť prevádzkovú dobu. Viac o prevádzkovej dobe sa dočítate tu.

Medzinárodné hovory: Na číslo môžete nastaviť aj obmedzenia na medzinárodné hovory. Operátori tak budú môcť volať len do krajín, ktoré ste im povolili. Odporúčame povoliť len tie krajiny, ktoré naozaj potrebujete. Toto nastavenie sa týka vašej bezpečnosti.

3. Navrhnite si váš Call Flow (Postup krokov pri prijímaní prichádzajúcich hovoroch). Kliknutím na ikonu „+“ vložíte do vášho scenáru hovorov rôzne kroky.

Navrhnite si váš Call Flow (Postup krokov pri prijímaní prichádzajúcich hovoroch)

Funkcia Call Flow Designer vám umožňuje nastaviť postupnosť krokov, ktoré sa majú vykonať pri každom prichádzajúcom hovore na vybrané telefónne číslo. Hlavným cieľom je zabrániť situácií, že sa váš klient nedovolá do vašej firmy, príliš dlho čaká na tel. linke, alebo nasmerovanie k správnemu agentovi trvá dlho.  

Z akých krokov si môžete vybrať?

Volanie na agenta - všetky hovory sú smerované na jedného agenta.  

Volanie na preferovaného agenta - ak je konkrétny kontakt v zozname kontaktov spojený s preferovaným agentom, tento špecifický kontakt bude pri volaní automaticky smerovaný k tomuto agentovi. Ak pre konkrétny kontakt nie je nastavený žiadny preferovaný agent, bude tento krok preskočený.

Volanie na skupinu - hovory sú automaticky smerované na vybranú skupinu agentov. 

Prehrávanie hlášky - Môžete si zvoliť preddefinovanú správu zo zoznamu, ktorá sa prehrá každému volajúcemu. 

Odkazová schránka - Hovor môže byť presmerovaný do hlasovej schránky. V tomto kroku si môžete vybrať, ktorá skupina alebo agent má túto hlasovú schránku dostávať. Ďalej sa môžete rozhodnúť, či sa táto hlasová schránka odošle na e-mailovú adresu agenta a či sa má hlasová schránka pripojiť.

Presmerovanie na externé tel. číslo - V prípade potreby môžete presmerovať hovor na externé číslo mimo CloudTalk (napr. v rámci obchodného tímu).

Nahrávanie hovorov - povedzme, že chcete zaznamenať iba určitú časť hovoru. V tom prípade pred požadovaný krok vložte akciu “Nahrávanie hovorov”. Ak tento krok nenastavíte, nahrávanie hovorov sa nastaví podľa všeobecných nastavení v CloudTalku.

Fax - Ak potrebujete používať fax, tak zvoľte túto možnosť. Číslo bude okamžite schopné prijímať faxové správy. Nastavte si emailovú adresu, na ktorú budú automaticky zasielané všetky prijaté faxy.

Konferenčná miestnosť - K určitému tel. číslu môžete pripojiť konferenčnú miestnosť. Tento krok nemožno kombinovať s inými krokmi.

Externé API - na smerovanie hovoru k najlepšiemu možnému agentovi / skupine môžete použiť vlastný informačný systém. V tomto kroku môžete zadefinovať koncový bod API, do ktorého služba CloudTalk pošle žiadosť.

Vlastný dial plán - ak potrebujete nastaviť vlastný dial program, kontaktujte nás.

Webhook - V prípade, že potrebujete poslať informáciu do iných systémov z vašich hovorov, môžete využiť službu webhook. 

Vytočenie klapky - Táto služba umožňujú veľkým spoločnostiam spojiť volajúcich s desiatkami rôznych oddelení alebo zamestnancov. Upozorňujeme však, že volajúci musia poznať agenta / skupinu, ktorému sa chcú dovolať. 

Hlasové menu (IVR) - Vytvorte si vlastné (aj viacúrovňové) hlasové menu, ktoré prevedie volajúceho možnosťami a zaistí, že volajúci sa vždy dovolá na správne oddelenie, správnemu operátorovi či správnej skupine operátorov, prípadne mu poskytne správne informácie cez vlastné hlášky.

Časový smerovať - Nastavte váš tok hovorov na základe vášho prevádzkového času a dňa. Tento krok je veľmi podobný IVR. Namiesto stlačenia klávesu, ktoré definuje spôsob smerovania hovoru, je pravidlo smerovania zadefinované podľa času (od 8.00 - 18.00) a dní (pondelok - nedeľa / sviatky).

Ako vložiť krok do stredu špecifického postupu?

Ak ste už vytvorili špecifický postup krokov (napríklad multi-level IVR) a po jeho dokončení ste si uvedomili, že ste zabudli vložiť konkrétny krok (napríklad uvítaciu správu), nie je potrebné odstrániť celý postup krokov a začať znova.

  1. Stlačte tlačidlo „+“ v kroku, ktorý je umiestnený pred miestom, kam chcete vložiť nový krok.

2. Vyberte možnosť, ktorú chcete vložiť.

Ako odstrániť krok v toku hovorov?

  1. kliknite na ikonu „⚙️“ v rámci kroku, ktorý chcete odstrániť. 

2. Kliknite na tlačidlo „🗑️“

3. Pri odstraňovaní špecifických krokov sa môžete rozhodnúť, či chcete odstrániť iba tento jeden krok alebo všetky nasledujúce akcie.

Dôležité! V prípade vymazania IVR alebo časového smerovača z vášho postupu krokov systém odstráni všetky nasledujúce akcie, pretože všetky sú prepojené s týmto krokom.

Did this answer your question?